Выдача справок по заявлению работника

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

assistentus.ru

Выдача справки о доходах по запросу работника

Здравствуйте, вопрос такой!

Одна наша сотрудница, с 5 февраля уходит в декрет. Должна принести нам справки за 2 года с предыдущих мест работы, но она попросила и с нас также выдать ей такуюже справку. Я поинтересовалась для чего, ведь вы же не увольняетесь, на что мне был дан ответ, просто хочу посмотреть! Имеем ли мы право выдавать эту справку, если сотрудник не увольняется, а по запросу?

Цитата (natulichka): Здравствуйте, вопрос такой!

Одна наша сотрудница, с 5 февраля уходит в декрет. Должна принести нам справки за 2 года с предыдущих мест работы, но она попросила и с нас также выдать ей такуюже справку. Я поинтересовалась для чего, ведь вы же не увольняетесь, на что мне был дан ответ, просто хочу посмотреть! Имеем ли мы право выдавать эту справку, если сотрудник не увольняется, а по запросу?

Порядок заполнения справки, утв. Приказом Минтруда 182н от 30.04.2013:

Цитата: 1. Настоящий Порядок устанавливает правила выдачи страхователем застрахованным лицам справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с «законодательством» Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее — Справка).

2. Выдача Справки осуществляется в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение времени выполнения которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При невозможности вручить Справку непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление Справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

3. После прекращения работы (службы, иной деятельности) Справка выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

4. Заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через его законного представителя (доверенное лицо) или направляться по почте. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия.

5. Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

6. Сведения, содержащиеся в Справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

7. Заполненная Справка удостоверяется печатью организации (круглой). Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте (Место печати страхователя) в нижнем левом углу Справки.

Строго в соответствии с Порядком справка выдается при увольнении. Но с другой стороны, когда случай сотрудницы подпадает под действие пункта 2.2 статьи 13 Закона 255-ФЗ, без такой справки не обойтись, и ее придется выдать и без увольнения, чтобы заработок у выдавшего справку работодателя могли учесть на другом месте работы при расчете пособия. В этом отношении Порядок несколько некорректен, IMHO.

Нет ничего страшного, если такую справку выдадите.
Если сотруднице хочется просто «посмотреть», можно распечатать справку без подписи и печати, пусть смотрит. В случае, когда «неполноценная» справка не устроит сотрудницу, пусть напишет заявление на выдачу такой справки, потому как без заявления справка выдается только при увольнении.

Возможны варианты:
— сотрудница хочет, чтобы кто-то еще рассчитал пособие, а затем сравнит с рассчитанным Вами (подстраховывается), ничего зазорного в этом нет.
— сотрудница надеется и на другом месте работы получить пособие с учетом всех справок. Это незаконно.

Бухгалтеру, на мой взгляд, нужно взять за правило: как только работник приносит справки от других работодателей и просит их учесть, брать заявление от работника примерно такое: прошу рассчитать причитающееся мне пособие . за период с . по . с учетом прилагаемых справок о заработке от ООО «Рога» и ЗАО «Копыта» (+ даты и номера справок). Пособие у других работодателей за указанный период не назначается и не выплачивается. Смысл, я думаю, понятен, а сформулировать можно по-разному. В случае чего работник потом не сможет сослаться на незнание закона, и умысел будет налицо.

(Не рассматриваю сейчас вариант написания заявления, когда работник хочет, что справки учитывались всегда при расчете пособий, не тот случай).

www.buhonline.ru

Штраф за невыдачу справок 2-НДФЛ и 182-Н

Подскажите пожалуйста, какой штраф за невыдачу справок 2НДФЛ и 182Н сотруднику?
И какой штраф на организацию, если она не ведет журнал по выдаче таковых справок?

Цитата (БСС «Главбух»): Выдаем справки работнику: 182н, 2-НДФЛ и другие
12 февраля

Какие документы может запросить работник (справка 182н и другие)

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения соответствующего заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой. При этом не имеет значения, для каких целей они понадобились.

К таким документам, например, относят:
копии приказа о приеме на работу, об увольнении, приказов о переводах на другую работу;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, утвержденная приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н (справка 182н);
сведения о периоде работы в данном учреждении.

По заявлению работника учреждение также обязано представить справку о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Это следует из пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Выдаются все эти документы бесплатно.
Как оформляются справка 182н и документы свободной формы

Документы, связанные с работой, которые выдаются по просьбе сотрудника, должны быть надлежащим образом оформлены и заверены.

Например, справка с места работы содержит необходимые реквизиты и подтверждает ряд фактов, таких как место работы, должность, размер заработной платы, стаж работы сотрудника, дату принятия на работу, условия трудовой деятельности.

Для оформления некоторых документов работодателю могут понадобиться дополнительные сведения, подтвержденные документально. К примеру, копию свидетельства о рождении ребенка, справку о наличии иждивенцев.

Порядок оформления и выдачи справок регулируется локальными актами учреждения. Например, можно утвердить форму справки либо отразить, что справки работникам представляются на фирменном бланке учреждения, а текстовая часть документа оформляется в произвольной форме.

Справка должна содержать общие сведения: наименование документа, исходящий номер, дату составления, информацию о подтверждаемых справкой фактах, подпись ответственных лиц учреждения. Она также должна включать в себя наименование организации, куда будет представлена, или цель представления, либо в справке следует указывать «по месту требования».

Следует использовать формы справок, утвержденные соответствующими нормативными документами. Например, в случае увольнения сотрудника выдается:
справка 182н для начисления пособия по временной нетрудоспособности у нового работодателя;
справку по форме 2-НДФЛ для исчисления и удержания налога на доходы физлиц новым работодателем.
Можно ли справки выдать родственникам

При оформлении и выдаче справок необходимо учитывать, что Трудовой кодекс РФ наделяет правом обращаться к работодателю за справками только работника и только его требование о выдаче справки должно быть выполнено.

В отношении иных лиц, которые обращаются с просьбами о выдаче справок, действуют правила, установленные главой 14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника». Если, например, супруге работника понадобилась справка о заработной плате мужа, то для выдачи такой справки необходимо наличие письменного согласия самого работника (ст. 88 Трудового кодекса РФ), за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью.

Также следует учитывать, что даже если работник уже не состоит в трудовых отношениях с учреждением, оно по письменному заявлению обязано выдать необходимые документы.
Что грозит компании, если справка 182н и другие документы не выданы

Если работодатель несвоевременно оформит справку, то сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию, которая проверит соблюдение норм трудового законодательства. И в случае выявления нарушений в учреждении привлечет к административной ответственности и само юридическое лицо, и его должностных лиц.

Согласно статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение законодательства о труде установлена административная ответственность:
для должностного лица – в виде штрафа в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
для юридического лица – в виде штрафа в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановления деятельности на срок до 90 суток.
При этом если законодательство о труде и об охране труда нарушило должностное лицо, которое ранее уже привлекалось к ответственности за аналогичное правонарушение, то его могут дисквалифицировать. Срок такой дисквалификации составляет от одного года до трех лет.

Т. Фисенко, главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

www.buhonline.ru

Обязательно ли работник должен писать заявление о выдаче справки 2-НДФЛ?

Добрый день!
Выдача справки работнику по форме 2-НДФЛ осуществляется по его письменному или устному требованию.

Можно ли сотруднику по его телефонной просьбе отправить по факсу справку о доходах по форме 2-НДФЛ?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация обязана по просьбе сотрудника выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. По просьбе работника такая справка может быть направлена по факсу.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В то же время необходимо учитывать, что вопросы выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ регулируются нормами налогового, а не трудового законодательства.

Порядок уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) регламентирован главой 23 Налогового кодекса РФ. В силу ст. 24 и п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ (в том числе вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ)), являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.

Пунктом 3 ст. 230 НК РФ установлена обязанность налогового агента выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected] В силу указанной нормы отказ налогового агента в выдаче налогоплательщику справки о доходах по форме 2-НДФЛ неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).

Следует, однако, отметить, что порядок обращения за указанной справкой, процедура ее выдачи и сроки выдачи ничем не регламентированы. Ответственность за невыдачу справки о доходах по форме 2-НДФЛ налоговым законодательством также не установлена.

Вместе с тем неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации являются административным правонарушением и влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).

Таким образом, Ваша организация, выступающая налоговым агентом в связи с выплатой работнику заработной платы, обязана по его просьбе, как письменной, так и устной, выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

www.buhonline.ru

Оформляем и выдаем работникам справки

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• наименование вида документа («справка»);

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• должность или профессию (пример 1);

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2017.

www.profiz.ru

Смотрите так же:

  • Пособия по рисованию для детей Детские развивающие игры, уроки, поделки Игры для детей, поделки, аппликации, оригами, раскраски, рецепты. Учебник по рисованию для детей Изобразительное искусство Книжная полка Наше новое приобретение - учебник по рисованию для первого […]
  • Жалоба на судоисполнителей Куда жаловаться на судебных приставов? Куда жаловаться на судебных приставов – такой вопрос нередко возникает у граждан, пытающихся вернуть долги при помощи судебных приставов-исполнителей. Конечного результата от приставов можно ждать […]
  • Правила монастырской жизни Правила поведения в монастыре — 15 монастырских правил Правила поведения в монастыре — 15 монастырских правил Следуя 43 правилу VI Вселенского Собора, поступить в монастырь может любой христианин для спасения своей души и угождения Богу […]
  • Постановление почерковедческая экспертиза Постановление почерковедческой экспертизы В настоящее время экспертиза почерка является одной из наиболее востребованных видов экспертиз. Основанием для проведения исследования служит постановление почерковедческой экспертизы […]
  • Код права собственности Подтверждение права собственности на домен с помощью Google Analytics Если вы используете Google Analytics для отслеживания трафика веб-сайта в домене, вы можете подтвердить право собственности на домен и активировать G Suite с помощью […]
  • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]

Обсуждение закрыто.