Выдача под отчет приказ

Оглавление:

Выдаем денежные средства в подотчет

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

buhguru.com

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Список лиц, имеющих право получать деньги

Организация-работодатель в силу норм законодательства о бухгалтерском учете обязана организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа:

Заявление на выдачу денег под отчет: новшества 2017 года

До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявление в произвольной форме, в котором требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена. Заявление могло выглядеть так (бланк):

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании. Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2017 году по ссылке.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году

Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.

Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). Следовательно, работнику организации можно выдавать и большую сумму. Так, например, руководителю (директору) можно выдать, допустим, 350 000 рублей и это не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

В 2017 году подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Отчет за полученную сумму: обязателен или нет?

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки

Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.

Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Измените положение о ведении кассовых операций с 19 августа

Итак, как мы уже сказали, порядок выдаче денег в подотчет с 19 августа 2017 года изменился. В связи с этим организациям целесообразно обновить положение о работе с подотчетными суммами. Мы подготовили для наших читателей образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), который вы можете скачать.

6 главных правил выдачи под отчет в 2017 года

Теперь перечислим 6 главных правил выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

  1. Под отчет можно выдавать любую сумму, в том числе, более 100 000 рублей;
  2. Для получения денег под отчет с 19 августа 2017 года заявление от работника получать не обязательно. Достаточно приказа руководителя.
  3. С 19 августа 2017 года выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
  4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
  5. С 19 августа 2017 году нужно обновить Положение о расчете с подотчетными лицами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

blogkadrovika.ru

Выдача в подотчет в 2017 году: новый порядок

Статьи по теме

С 19 августа компании могут выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудников. Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в 2017 году — в этой статье.

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.

Выдача под отчет: новый порядок

С 19 августа 2017 года есть два способа оформления выдачи денег под отчет.

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит, — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет. В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки. Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам. Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных. Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам. В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги. Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу.Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

www.gazeta-unp.ru

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Отправить на почту

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  • письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  • письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
  • письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

  • оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
  • оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  • проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте здесь.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?».

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2018 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

nalog-nalog.ru

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2018 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

  • Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
  • Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
  • Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

  • заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
  • приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами).

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  • ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  • Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  • Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

При выдаче подотчетных денег нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), сами наличные деньги для этого нужно будет снять с расчетного счета, либо выдать из выручки, которая поступила наличными (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер 2018).

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока. К расчетам по безналу не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель вправе установить самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств компании (Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами в 2018 году).

online-buhuchet.ru

Смотрите так же:

  • Адвокат не является индивидуальным предпринимателем Письмо Федеральной налоговой службы от 19 декабря 2011 г. № ЕД-4-3/21584 “О применения упрощенной системы налогообложения адвокатом“ Федеральная налоговая служба в связи с письмом Минфина России от 08.07.2011 N 03-11-09/45 рассмотрела […]
  • Судимость дипломная Судимость и её значение Введение 2 Глава 1. Общие положения о судимости: историко-правовой аспект 4 § 1. Развитие судимости в уголовном законодательстве 4 § 2. Понятие судимости 7 § 3. Функции и значение судимости 11 Глава 2. Прекращение […]
  • Единый налог ставка 5 Ставки единого налога для ИП и физлиц в Минске увеличены в среднем на 7,4% Ставки единого налога для индивидуальных предпринимателей и физических лиц в Минске увеличены в среднем на 7,4%. Такое решение принято 30 марта на заседании сессии […]
  • Закон о пенсионной реформы Госдума приняла в первом чтении законопроект о пенсионной реформе Сегодня, 19 июля, Госдума в первом чтении приняла правительственный законопроект о повышении пенсионного возраста в России. Документ поддержали 328 парламентариев, против […]
  • Квитанция на уплату госпошлины за развод Развод через суд с детьми Развод представляет собой процесс, в котором муж и жена, находящиеся в браке, перестают быть семьей официально. Но так просто развестись могут только те супруги, у которых нет друг другу взаимных претензий. Такие […]
  • Уголовный кодекс рф от 13061996 63-фз Уголовный кодекс рф от 13061996 63-фз Поиск по сайту , Апелляционное производство в гражданском . Наша продукция » Interflon Защита запеч­атыва­ющих захватов в упако­вочно­й машине , и фармацевтической , по . Купить спортивное питание в […]

Обсуждение закрыто.