Реестр на простые письма образец

Документальное оформление учета почтовых марок

Здравствуйте!
Посмотрите аналогичные обсуждения:

Цитата (Гражданка Шилова):

Здравствуйте!
Посмотрите аналогичные обсуждения:

Цитата: Каким должен быть отчет за почтовые марки, выдаваемые в кассе предприятия (канцелярии) для отправки корреспонденции? Нужно ли составлять авансовый отчет за марки, приобретаемые предприятием по безналичному расчету?

На вопрос отвечает Бикбаева В.А., эксперт журнала

Прежде всего напомним, что согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Почтовые марки относятся к категории денежных документов. Бухгалтер должен списать стоимость таких документов только после ­подтверждения факта их использования.

Денежные документы хранятся в кассе организации, следовательно, их поступление и выбытие оформляются выпиской приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров. Отвечает за движение и сохранность документов кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Вследствие удовлетворения письменного заявления сотрудника с визой руководителя о предоставлении ему почтовых марок для осуществления отправки корреспонденции ответственность за данные материальные ценности несет уже этот сотрудник – подотчетное лицо. Для подтверждения использования почтовых марок оно должно подготовить авансовый отчет по форме № АО-1, которая содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

Если почтовые марки используются при отправке корреспонденции заказным письмом, к авансовому отчету работники прилагают соответствующие квитанции, полученные в почтовом отделении, принявшем данные письма по почтовому списку. При этом обратите внимание, что в авансовом отчете указывается номер квитанции, который располагается рядом с датой выдачи этого документа.Почтовый список остается у подотчетного лица (в службе ДОУ) и в бухгалтерию может не сдаваться, номера почтовых отправлений отражаются в квитанции (в случае большого числа отправлений фиксируются номер первого и последнего из них по списку).

В том случае, когда корреспонденция отправляется простым письмом, в качестве документа, подтверждающего расходование почтовых марок, может выступить отчет о расходе знаков почтовой оплаты.

Установленной формы такого отчета не существует. Его составляет и подписывает сначала лицо, ответственное за марки, потом его непосредственный руководитель, а утверждает руководитель организации. Обратите внимание: в этом документе фигурируют все марки, полученные, израсходованные и оставшиеся на конец месяца (и те, что были наклеены на заказные отправления, на которые у вас есть почтовые квитанции, и те, что были отправлены как простые письма).

То, что мы в просторечье называем «почтовые марки», имеет официальное название – «знаки почтовой оплаты». Именно под таким, более длинным названием они и должны проходить во всех оформляемых документах.
Далее проверенный бухгалтерией авансовый отчет с прикрепленными подтверждающими документами (квитанциями и / или отчетом о расходе почтовых марок и конвертов) должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрен соответствующий реквизит. После утверждения документ принимается к учету для списания использованных марок с подотчетного лица. Остаток неизрасходованных марок приходуется в кассу.

Отталкиваясь от вышесказанного, сформулируем четкий ответ на заданный вопрос. Авансовый отчет о расходе полученных в своей бухгалтерии марок составлять в любом случае придется. Разница заключается лишь в том, какие подтверждающие документы вы к нему приложите (квитанции, полученные на почте, или собственноручно составленный отчет о расходовании марок).

Кроме того, распространена и иная ситуация, когда сотруднику службы ДОУ выдаются не марки (ранее купленные оптом), а наличные для оплаты услуг почты. В этом случае подотчетное лицо также должно будет составить авансовый отчет и отчитаться за расход полученных денег, чтобы эти «висящие на нем» подотчетные суммы были с него «сняты».

Следует обратить внимание, что периодичность составления авансового отчета утверждается учетной политикой организации. В рассматриваемом примере мы исходили из того, что согласно учетной политике авансовый отчет подотчетное лицо обязано готовить один раз в месяц.

www.buhonline.ru

Почтовые правила от 22.04.1992/Глава 10

Содержание

106. В простых и заказных письмах пересылаются разного рода письменные сообщения, деловые бумаги, фотографические карточки, художественные открытки, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.

Органам ЗАГСов разрешается пересылать в заказных письмах все виды свидетельств и регистрации актов гражданского состояния (свидетельства о рождении, заключении и расторжении брака, о смерти, усыновлении, установлении отцовства, перемене фамилии, имени, отчества).

Судебно-следственные органы пересылают судебные повестки вместе с заказными уведомлениями о вручении в заказных письмах с отметкой на конверте: «Судебная повестка. С заказным уведомлением» (см. рис. 20).

В таком же порядке пересылают извещения и повестки органы внутренних дел, а также районные (городские) военкоматы.

107. В простых и заказных бандеролях рекомендуется пересылать малоценные печатные издания (бланки, брошюры, плакаты, книги и т. п.), деловые бумаги, рукописи, фотографии, альбомы, тетради, лекарственные травы, звукозаписи и другие предметы, не представляющие ценности для отправителя.

В заказных бандеролях, кроме того, можно пересылать художественную литературу, литературу по изобразительному искусству, книги по межбиблиотечному абонементу (МБА), магнитофонные записи «Говорящая книга для слепых», судебные дела и контрольные работы студентов-заочников.

108. Почтовая карточка предназначена для краткого письменного сообщения.

109. Конверты, используемые предприятиями, организациями, учреждениями для упаковки писем, должны соответствовать требованиям Стандарта «Конверты почтовые», а почтовые карточки, извещения и повестки — «Карточки почтовые».

110. Вложение бандеролей массой до 500 г в зависимости от характера пересылаемых предметов вкладывается в папки, футляры, коробки, конверты, полиэтиленовые мешочки либо скрепляется (обандероливается) бумажной или другой лентой. Вложение бандероли может быть свернуто трубкой (рис. 21 — не приводится); при длине, превышающей 45 см, оно навертывается на твердую основу.

111. Для упаковки семян и лекарственных трав применяются пакеты из плотного упаковочного материала, мешочки или коробочки.

112. Если в бандероли пересылается несколько предметов, то перед упаковкой в оболочку эти предметы перевязываются шпагатом. Бандероли массой свыше 500 г, кроме того, крестообразно перевязываются шпагатом снаружи оболочки.

113. В наружные почтовые ящики должны опускаться только простые письма в конвертах размером 114 х 162 мм и почтовые карточки размером 105 х 148 мм. Письма в стандартных конвертах других размеров опускаются в почтовые ящики, установленные в залах для клиентов предприятий связи. Бандероли, а также письма, оформленные на маркировальных машинах, и все заказные отправления сдаются на операционные кассы предприятий связи. Заказные письма могут подаваться через автоматы по приему таких отправлений.

114. При приеме от граждан заказных писем, особенно в адреса войсковых частей и полевых почт, работник связи должен уточнить у отправителя характер вложения и при наличии денег, документов и ценных бумаг рекомендовать отправить их соответственно переводом, ценным письмом. При приеме бандеролей работнику связи предоставляется право при необходимости в присутствии сдающего вскрывать бандероли для проверки вложения. При обнаружении вложения, не подлежащего пересылке в бандеролях, они не принимаются.

При приеме бандеролей с семенами в местности, где объявлен карантин растений, проверяется наличие карантинного свидетельства. Карантинное свидетельство вкладывается внутрь бандероли перед ее упаковкой. Выше адреса бандероли делается отметка «С карантинным свидетельством».

115. На заказных бандеролях с книгами, отправляемыми областными (краевыми, республиканскими) библиотеками по межбиблиотечному абонементу (МБА) в адрес библиотек-заказчиц, оттиском календарного штемпеля заверяется сделанная на них отправителем отметка: «МБА обратная пересылка в сумме … руб. … коп. оплачена».

При приеме таких бандеролей от библиотек-заказчиц для обратной пересылки работник связи проверяет наличие на них надписей «Возврат литературы по МБА. Пересылка оплачена» и требует у отправителя предъявления заверенной оттиском календарного штемпеля части оболочки, в которой поступила возвращаемая книга с отметкой об оплате обратной пересылки. Эта часть оболочки подшивается предприятием связи к копии реестра ф. 11 или к обложке тетради ф. 3 с указанием номера исходящей бандероли.

116. В приеме заказного отправления выдается квитанция ф. 3, которая заполняется без копии. Вид принятого отправления (письмо, бандероль) указывается на квитанции путем зачеркивания ненужного. Если отправление подается с уведомлением, то в строке «Особое назначение» указывается: «С уведомлением» и с каким именно (рис. 22).

Вместо слов «Министерство связи СССР» и герба СССР должно быть обозначено название администрации связи и герб независимого государства.

Рис. 22. Образец заполнения квитанции ф. 3 в приеме заказного письма

При приеме заказного письма с отметкой «Вручить лично» или «Судебная повестка» в квитанции ф. 3 делается такая же отметка.

По просьбе отправителей внизу квитанции ф. 3 (на свободном месте) можно указывать массу принятого письма (бандероли) и сумму платы за пересылку почтовыми марками.

При приеме заказных бандеролей с литературой по МБА предприятием связи выдается квитанция ф. 3 с указанием в ней общей суммы платы.

За пересылку бандеролей с возвращаемыми книгами по МБА плата не взимается, а в квитанции ф. 3 в строке «Особое назначение» делается отметка: «Возврат по МБА».

При приеме от граждан одновременно пяти и более заказных писем и бандеролей отправителем составляется список произвольной формы с указанием номеров по порядку, места назначения и наименования получателя. Работник связи поименно сверяет заказные письма с записями в списке, проставляет в нем номера заказных писем по тетради ф. 3, подписывает список и ставит на нем оттиск календарного штемпеля дня приема.

На принятые заказные письма (бандероли) выписывается одна общая квитанция из тетради ф. 3, в которой проставляются номера отправлений (с N … по N …), в строке «Куда» прописью указывается количество принятых по списку заказных писем (бандеролей), в строке «Кому» делается отметка: «По списку».

117. Почтовые марки, наклеенные на принимаемое заказное почтовое отправление, погашаются оттиском календарного штемпеля. На свободном месте левой верхней части адресной стороны отправления работник связи наклеивает ярлык ф. 3, на котором проставляются порядковый номер отправления, соответствующий номеру квитанции из тетради ф. 3, и наименование предприятия связи, принявшего отправление (рис. 23). Вместо ярлыка может ставиться заменяющий его оттиск нумератором либо штамп.

Рис. 23. Образец ярлыка ф. 3 для заказных отправлений

В таком же порядке оформляется адресный ярлык на бандероль, посылаемую в полиэтиленовом мешочке. Ярлык кладется под полиэтиленовую оболочку.

118. Принятые на рабочих местах предприятий связи заказные почтовые отправления в сроки, установленные расписанием, передаются на отправку под расписку на внутренней стороне обложки тетради ф. 3. На ней указывается дата передачи, с какого по какой номер включительно сдаются почтовые отправления, общее количество сдаваемых отправлений (в числителе), а в знаменателе — количество заказных бандеролей и время сдачи.

На крупных предприятиях заказные бандероли можно передавать по реестру ф. 11, составляемому в двух экземплярах, который подписывается работником операционной кассы. Запись отправлений в реестр осуществляется общим количеством цифрами.

Заказные бандероли направляются в почтовый узел с припиской к реестру ф. 11 с указанием номеров или с N … по N … и общего количества.

Заказные письма, заказные почтовые карточки и заказные уведомления направляются без приписки к реестру ф. 11, предварительно они формируются в постпакеты и пересылаются порядком, предусмотренным в ст. 125 настоящих Правил.

119. Корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков, принятая на предприятиях связи и почтальонами, подбирается под адрес, разбирается по видам (письма, почтовые карточки, бандероли) и подразделяется на группы: местная, иногородняя, международная, в адрес «Полевая почта», с оттисками штемпелей спецгашения.

С учетом местных условий обработки корреспонденции могут выделяться и другие группы. На предприятиях связи, оснащенных письмообрабатывающими машинами, подразделение на группы может быть совмещено с общей сортировкой корреспонденции.

120. Если среди писем и бандеролей, вынутых из почтовых ящиков или прошедших через почтообрабатывающую машину, окажется отправление с поврежденной оболочкой, то оно аккуратно заклеивается (обандероливается). На оборотной (неадресной) стороне такого отправления, а также отправления в измятой или загрязненной оболочке делается ясная отметка «Вынуто из почтового ящика поврежденным (измятым или загрязненным)» либо «Повреждено при обработке». Эта отметка подписывается работником, обрабатывающим почтовые отправления, и заверяется оттиском календарного штемпеля.

121. Вся исходящая корреспонденция после разборки немедленно штемпелюется (на предприятиях связи штемпельной краской черного цвета, в почтовых вагонах — красного). Марки гасятся оттиском календарного штемпеля так, чтобы их нельзя было использовать вторично. При гашении почтовых марок с портретами оттиск календарного штемпеля не должен загрязнять изображение лица (рис. 24 — не приводится), а при штемпелевании художественных карточек и конвертов оттиск штемпеля не должен ставиться на рисунок.

122. Исходящие письма с оттиском штемпелей спецгашения дополнительно штемпелюются обычным календарным штемпелем на предприятии связи, где осуществлено спецгашение, в том случае, если они сдаются отправителем на второй или в последующие дни после проведения спецгашения либо если штемпель спецгашения не имеет переводной даты и его использование предусмотрено в течение более чем одного дня. На других предприятиях связи такие письма штемпелюются обычным календарным штемпелем на общих основаниях. Оттиск календарного штемпеля не должен накладываться на оттиск штемпеля спецгашения.

123. На письмах, почтовых карточках и бандеролях, не оплаченных марками, оттиск календарного штемпеля при ручной обработке ставится на свободном месте адресной стороны. Недействительные к оплате марки календарным штемпелем не погашаются. С левой и правой сторон таких марок ставятся скобки, которые обозначают, что марки недействительны (рис. 25 — не приводится).

Оттиски календарного и доплатного штемпелей ставятся рядом на свободном месте.

124. После штемпелевания корреспонденция передается на сортировку. Заказная корреспонденция сортируется на выделенных рабочих местах.

Общий порядок сортировки, заделки и направления корреспонденции определяется отдельной инструкцией. Местная корреспонденция сортируется по доставочным предприятиям связи или доставочным участкам.

125. Рассортированная письменная корреспонденция и переводы формируются в постпакеты. При этом письма укладываются в таком порядке, чтобы исключалась возможность их повреждения при упаковке постпакетов. В отдельные постпакеты выделяются:

  • почтовые отправления больших размеров;
  • заказные письма (почтовые карточки, уведомления);
  • переводы.

Приписка почтовых отправлений и постпакетов к реестру ф. 11 осуществляется следующим порядком:

а) переводы исходящие — с указанием номеров и суммы, транзитные — без приписки;

б) исходящие заказные бандероли — с указанием номеров, транзитные — с указанием номеров и предприятий связи их приема;

в) постпакеты с переводами и заказными письмами между транзитными предприятиями — счетом; отдельно по видам.

Исходящие переводы приписываются к реестрам ф. 11 в специально отведенных местах. Вслед за ними приписываются заказные бандероли, постпакеты с переводами, с заказными письмами (карточками, уведомлениями). Перед записью пишутся заголовки, которые подчеркиваются: «зак. банд.», «п/п с перев.», «п/п с зак. письм.».

126. Реестры ф. 11 составляются в двух экземплярах под копирку и нумеруются порядковыми номерами в течение месяца. Предприятия связи, отправляющие ежедневно большое количество постпакетов, могут вести последовательную нумерацию по пятидневкам или по суткам, а также по отдельным рабочим местам. Реестр подписывает (разборчиво) составивший его работник с указанием должности или проставляет личный штамп. На обоих экземплярах ставится оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр вкладывается в заказной постпакет.

127. Под перевязь простого постпакета подкладывается адресный ярлык ф. 9, а заказного (с переводами и заказными почтовыми отправлениями) — ярлык ф. 11 (рис. 26).

Рис. 26. Образцы оформления адресных ярлыков:

а) ф. 9 для постпакетов с простой корреспонденцией;

б) ф. 11 для постпакетов с заказной корреспонденцией

На ярлыках указываются пункты назначения и заделки постпакетов, фамилия сортировщика (личный номер) и ставится оттиск календарного штемпеля с датой заделки. При автоматизированной сортировке дата формирования постпакета печатается на ЭВМ.

На ярлыке ф. 11 проставляется, кроме того, номер, который должен соответствовать номеру реестра ф. 11, вкладываемого в постпакет, а на ярлыке для постпакета с переводом указывается «С переводами». Почтамты, узлы связи и отделения перевозки почты, отправляющие ежедневно в одни и те же пункты большое количество корреспонденции, должны заготавливать ярлыки с напечатанными на них типографским или иным способом наименованиями пунктов назначения и своих предприятий связи.

При пересылке заказных постпакетов между отделениями связи и почтовыми узлами данного города или района ярлыки ф. 11 не применяются, адресным ярлыком является реестр ф. 11.

128. Простые и заказные постпакеты между предприятиями связи, почтовыми вагонами, воздушными, морскими и речными судами пересылаются в мешках (льняных, пенько-джутовых, бязевых), ящиках, причем простые постпакеты укладываются вниз мешка (ящика), а заказные, связанные в один укрупненный пакет, — наверх.

Во избежание повреждения простые и заказные бандероли больших размеров (с картами, схемами и т. п.), пересылаемые наземным транспортом, упаковываются в бумагу и пересылаются без заделки в мешки с припиской к накладной ф. 16 (простые — счетом, а заказные — с указанием номера и места подачи).

129. В каждый мешок (ящик) с заказными постпакетами вкладывается сводный реестр ф. 11 (рис. 27). Если в мешке (ящике) пересылается один заказной постпакет, то реестр этого постпакета оформляется как сводный.

Рис. 27. Образец записи заказных бандеролей и постпакетов в сводный реестр ф. 11 и его оформления

Запись заказных постпакетов в сводный реестр осуществляется в порядке, предусмотренном в ст. 125 настоящих Правил. Сводный реестр не нумеруется. В нем пишется номер мешка (ящика), соответствующий номеру, проставленному на адресном ярлыке ф. 10. Сводный реестр составляется в двух экземплярах и подписывается составившим его работником с указанием должности (проставляется личный штамп). На обоих экземплярах реестра ставится оттиск календарного штемпеля.

Первый экземпляр подкладывается под перевязь одного из заказных постпакетов (поверх адресного ярлыка).

Если в мешках (ящиках) отправляются только простые постпакеты, то сводный реестр ф. 11 не составляется.

130. К каждому мешку (ящику) с корреспонденцией прикрепляется адресный ярлык ф. 10, на котором указывается, откуда и куда следует мешок (ящик), а также присвоенный ему номер.

Ярлыки нумеруются порядковыми номерами в течение месяца и подписываются работником, заделавшим мешок (ящик). На каждом ярлыке ставится оттиск календарного штемпеля.

При отправке в мешке (ящике) только простых постпакетов на ярлыке делается отметка: «Простой». Если в мешок (ящик) вложены простые и заказные постпакеты или только заказные с переводами, то на ярлыке указывается «Заказной».

131. Мешки с письменной корреспонденцией, направляемые в узлы фельдъегерско-почтовой связи, на всех этапах пересылки заделываются в порядке, предусмотренном ст. 163 настоящих Правил. При этом вместо ярлыка ф. 17 используется ярлык ф. 10, на котором делается надпись «Простой» или «Заказной».

132. На крупных предприятиях связи, где заделка мешков (ящиков) и их отправка осуществляются на разных рабочих местах, заделанные мешки (ящики) передаются на отправку по накладной ф. 16, в которую они записываются с номера по номер. Накладная составляется в двух экземплярах. Принимающий мешки (ящики) расписывается на копии накладной, указывая время приема.

Обработка корреспонденции в почтовых узлах места назначения

133. Поступившие в почтовый узел входящие мешки (ящики) с корреспонденцией вскрываются в порядке, предусмотренном ст. 587 настоящих Правил. Находящиеся в них заказные постпакеты сверяются со сводным реестром ф. 11. По адресным ярлыкам ф. 9 и ф. 11 проверяется количество поступивших постпакетов и правильность их направления. Затем вскрываются заказные и простые постпакеты, адресованные на данное предприятие.

После вскрытия постпакетов проверяется целость оболочек писем и бандеролей. На оболочках поврежденных почтовых отправлений делается отметка: «Получено в поврежденном виде», которая заверяется разборчивой подписью работника, обрабатывающего данную партию корреспонденции, и оттиска календарного штемпеля. Поврежденные места аккуратно заклеиваются или обандероливаются. В случае обнаружения на почтовых отправлениях непогашенных марок последние перечеркиваются чернилами или шариковой ручкой. Марки с портретами перечеркиваются так, чтобы не было загрязнено изображение лица.

Заказные бандероли проверяются по реестрам ф. 11, на которых проверяющий расписывается и ставит оттиск календарного штемпеля.

На предприятиях связи, где входящие реестры брошюруются каждым работником, производившим проверку, оттиск календарного штемпеля и отметка о проверке делаются не на каждом реестре, а на оболочке пачки документов за данное дежурство, смену. Транзитные и засланные постпакеты не вскрываются, а отправляются по назначению.

134. Поступившие в почтовый узел иногородние письма, карточки и бандероли, подлежащие доставке и выдаче предприятиями связи, прикрепленными к данному узлу, а также засланные почтовые отправления немедленно штемпелюются.

Администрациям связи предоставлено право в предпраздничные и праздничные периоды при возрастании нагрузки разрешать предприятиям связи не штемпелевать входящую корреспонденцию.

После предварительной обработки письма, карточки, бандероли и переводы в почтовом узле сортируются по своим доставочным участкам, рабочим местам и прикрепленным доставочным предприятиям.

В процессе сортировки выделяются неоплаченные почтовые отправления или оплаченные не полностью, на которые ставится оттиск доплатного штемпеля и указывается сумма доплаты.

135. Рассортированная корреспонденция и переводы заделываются в постпакеты, а затем в мешки до каждого доставочного предприятия и отправляются по назначению с очередным рейсом почтового транспорта.

Перед заделкой в постпакеты заказные бандероли приписываются к реестру ф. 11 с указанием номера и места подачи. В таком же порядке приписываются к реестру ф. 11 входящие заказные бандероли, передаваемые на рабочие места данного предприятия связи («До востребования», «Абонементный ящик», ГСП).

При небольшом количестве переводов, заказных писем и бандеролей, отправляемых в прикрепленные сельские отделения связи, можно пересылать их вместе с другими почтовыми отправлениями в страховых мешках с припиской заказных бандеролей к накладной ф. 16 с указанием номеров и места подачи.

136. После вскрытия мешков (ящиков) с входящей корреспонденцией находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в сводном реестре и реестре ф. 11 (накладной ф. 16). Факт проверки оформляется в порядке, указанном в ст. 133 настоящих Правил. Денежные переводы передаются на контроль в соответствии со ст. 252. Заказные почтовые отправления и доплатные письма записываются в книгу ф. 23 — заказные количеством, доплатные — с указанием суммы доплаты. В сельских отделениях связи, где не ведется книга ф. 23, на поступившие заказные и доплатные письма составляется реестр ф. 11 в одном экземпляре, куда они записываются количеством, а доплатные, кроме того, с указанием сумм доплат.

В отделениях связи обязательно штемпелюется засланная и замедленная корреспонденция, а также входящая корреспонденция, полученная из почтового вагона либо из предприятия связи другого района (области).

Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, «До востребования», по абонементным ящикам и другим выделенным рабочим местам. Заказные письма сортируются по отдельным клеткам либо в тех же клетках, но ставятся ребром (торцом). Заказные бандероли приписываются счетом к реестрам ф. 11 и передаются на выделенные рабочие места под расписку.

137. Заказные отправления, в том числе международные, правительственные (простые и заказные), заказные уведомления о вручении, телеграфные уведомления (ф. 119) о вручении телеграфных переводов, первичные извещения на подлежащие выдаче в предприятиях связи телеграфные переводы, ценные письма с отметкой «С путевками», «С билетами», «С документами», на адресованные предприятиям, организациям, учреждениям прямые контейнеры, посылки и ценные бандероли, а также все вторичные извещения записываются в книгу ф. 8 (рис. 28), которая ведется по каждому доставочному участку и отдельно на отправления, подлежащие выдаче на предприятиях связи.

ru.m.wikisource.org

Письма лично на почту ношу…

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

  • трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  • чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  • при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  • Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  • Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:

  • горячая линия «Почты России» – 8-800-2005-888;
  • горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка;
  • телефон главпочтамта в городе;
  • телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).

Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое – опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции – заказные письма и бандероли[1]. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения. Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений – 5 лет[2].

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант – в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

  • обратный адрес отправителя;
  • фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты, Наклейки).

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате .jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция

Дата

Место проведения операции

Атрибут операции

Вес (кг)

Объявл. ценность (руб.)

Налож. платеж (руб.)

Адресовано

Индекс

Название ОПС

Индекс

Адрес

Покинуло сортировочный центр

Прибыло в место вручения

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

п/п

Почтовая служба

Вид письма

Адресат

Индекс

Адрес

Опись содержимого

Исполнитель

Дата отправки

Номер для отслеживания

Уведомление

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

Приглашение на выставку

Чайная плантация, ООО

ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

Исх. № 3324-3 от 14.06.2014

ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

Исх. № 3354-2 от 15.06.2014

ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

Исх. № 3465-6 от 17.06.2014

Возврат – получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

  1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
  2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
  3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
  4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А. или Чайнаяплантация, ООО.
  5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
  6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
  7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно – достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014.
  8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
  9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
  10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
  11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
  12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала – возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

  • закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
  • снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид. Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области, а в выпадающем меню – Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр, затем в выпавшем окошке – Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки – это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку — и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F, чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни –тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

[1]Если речь идет об отправке документов, то письмо отличается от бандероли только весом. Так, договор на двух листах будет отправлен письмом, а такой же договор на пятнадцати листах – бандеролью. Далее в рамках статьи мы будем называть все почтовые отправления письмами.

[2]Статья 258 «г» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Смотрите так же:

  • Налог за 275 лошадиных сил Вопросы и ответы Скажите пожалуйста. В начале марта 2011 года приобрел автомобиль 280 л.с 2004 года выпуска. Не могу понять какой ежегодный налог меня ждет, скажите пожалуйста? В сомнение ввели разные информации по поводу "вступил новый […]
  • Закон об ограничениях в сфере розничной продажи тонизирующих напитков Закон об ограничениях в сфере розничной продажи тонизирующих напитков Принят постановлением Московской областной Думы от 19.03.2015 № 19/120-П Подписан Губернатором Московской области 30.03.2015 Опубликован: Интернет-портал Правительства […]
  • Приказ 345 от 1973 Приказ Министерства транспорта РФ от 7 ноября 2013 г. N 345 "Об утверждении Обязательных постановлений в морском порту Кандалакша" Приказ Министерства транспорта РФ от 7 ноября 2013 г. N 345"Об утверждении Обязательных постановлений в […]
  • Вредные профессии стаж Что входит во вредный стаж? Под распространенным словосочетанием «вредный стаж» сегодня в области пенсионного обеспечения принято понимать тот промежуток времени, когда человек, выходящий на пенсию, трудился во вредных и опасных для […]
  • Почтовый адрес арбитражного суда Арбитражный суд Краснодарского края 18 июля 2018 года состоялось совещание судей и работников аппарата Арбитражного суда Краснодарского края по итогам работы за 6 месяцев 2018 года Состоялись плановые учебные занятия с работниками […]
  • Закон о таксах Указ Президента Республики Беларусь от 24.06.2008 N 348 "О таксах для определения размера возмещения вреда, причиненного окружающей среде" Для целей настоящего Указа под аварийным загрязнением окружающей среды понимается внезапное […]

Обсуждение закрыто.