Приказы о приеме на работу относятся к

Оглавление:

You are here

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме на работу — это основной документ для оформления и учета принимаемых работников. Он может издаваться в произвольной форме, а может применяться бланк формы Т-1, который заполняется специалистом кадровой службы. Данный приказ служит основанием для заполнения личной карточки и личного счета работника для проведения расчетов с ним. После оформления приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

В приказе содержатся все сведения о принимаемом сотруднике и условиях труда (фамилия и имя, наименование подразделения, должность или профессия, оклад, условия и характер выполняемой работы, испытательный срок (при надобности). Также в форме требуется указать наименование самого предприятия, его реквизиты, регистрационный номер и дату приказа. В приказе записывается характер работы (постоянная, временная, сезонная и др.). Если заключается трудовой договор на конкретный срок, то вносится начальная и конечная даты. Если срок договора не определен, тогда окончательная дата не заполняется.

Если работник принимается по совместительству, то порядок оформления аналогичный, в приказе отражается этот факт. Приказ подписывается руководителем либо другим лицом, имеющим на это право на основании нормативных или иных правовых документов. Сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись.

Все приказы о приеме на работу регистрируются в соответствующем журнале. Приказ относится к документам строгой отчетности и хранится в порядке, регламентирующем такое сбережение на предприятии в срок — семьдесят пять лет. Приказы подтверждают место работы, должность и трудового стаж работника.

blanker.ru

Приказ о приеме на работу

Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под роспись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически, оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1.

Как оформить приказ

Шаг 1. Заполняем шапку

Вносим наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Шаг 2. Вносим персональные данные работника

Записываем ФИО работника в родительном падеже, а также иные сведения (наименование подразделения, должности, условия и характер работы, оклад, длительность испытания и др). Все сведения записываются исключительно в формулировках, которые указаны в трудовом договоре.

Шаг 3. Присваиваем номер и подписываем у руководителя

В каждой организации своя система регистрации документов, кто-то автоматически регистрирует в электронных программах, кто-то регистрирует на бумажных носителях руками. Вне зависимости от способа регистрации мы рекомендуем придерживаться правила:

  • реквизиты приказов о приеме на работу и реквизиты трудовых договоров должны быть одинаковыми, это позволит избежать путаницы и лишней бюрократии. Кроме того, это не противоречит действующему законодательству.
  • после присвоения необходимых реквизитов, подписываем у руководителя организации.

Шаг 4. Знакомим работника

Работник должен быть ознакомлен с документом о начале своей трудовой деятельности у данного работодателя в течение первых трех календарных дней. То есть, если он приступил к выполнению своих должностных обязанностей в пятницу и следующие два дня у него выходные, знакомить надо в пятницу.

Шаг 5. Подшиваем и регистрируем

Оригинал с отметкой работника об ознакомлении подшиваем в номенклатурную папку. Сведения о реквизитах документа вносим в журнал учета приказов о приеме на работу.

Приказ не относится к документам кадрового делопроизводства, в которых необходим оттиск печати работодателя. Печать потребуется, если придется заверять его копию. Кроме того, в унифицированной форме Т-1 не предусмотрено место для оттиска печати.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:

  • кадровик;
  • бухгалтер;
  • офис-менеджер
  • любое иное лицо по усмотрению работодателя, но как правило из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнение работников.

Форма журнала должна предусматривать наличие обаятельных полей:

  • Дата издания нормативного акта;
  • Его номер;
  • Дату регистрации.

В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше обязательно.

С началом нового календарного года нумерацию в журнале необходимо начинать заново, при этом имеющиеся сведения удалять нельзя, они подлежат хранению в течение 75 лет согласно подпункту б) пункта 258 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Сколько хранится приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу должен храниться 75 лет, основанием для этого является пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Примеры приказов

Приказ о временной работе

При приеме на временную работу в приказе необходимо заполнить поле, в котором указывается окончание срока трудового договора, а также указать, в строке “условия приема на работу”, что данная трудовая деятельность является для работника временной

Приказ о приеме на работу индивидуального предпринимателя

От обычного приказа отличается отсутствием кода по ОКПО, наименования структурного подразделения и данная работа, как правило, носит временный характер.

Приказ о приеме на работу с испытательным сроком

Отсутствие или наличие испытания указывается в трудовом договоре по соглашению сторон. Информация об испытательном сроке обязательно указывается в приказе о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу на 0,5 ставки

Такое трудоустройство возможно при внутреннем или внешнем совместительстве, при этом размер 0,5 ставки в самом приказе не указывается, обозначается только размер оклада, максимальный предел которого не может превышать половину от соответствующей ставки по штатному расписанию.

Приказ о приеме на работу совместителя

В принципе ничем не отличается от предыдущего примера. В качестве варианта можно рассмотреть пример замещения временного отсутствующего сотрудника (в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае поле окончания трудовой деятельности не заполняется, потому что основной сотрудник может выйти в любое время.

Приказ о приеме на работу осужденного

При приеме на работу осужденного дополнительно к основному пакету документов предоставляется предписание о явке на работу, которое выдается уголовно-исполнительной инспекцией. При этом срочный трудовой договор с осужденным заключать нельзя (отсутствуют основания в ТК РФ).

Приказ о приеме на работу водителя

Как правило, принимаются в гараж или автотранспортные подразделения.

Приказ о приеме на работу переводом

Если работник переводится от одного юридического лица к другому, приказ о приеме на работу будет по форме Т-1 (у прежнего работодателя будет издан документ об увольнении, у нового о приеме).

Если перевод внутренний, издается приказ по форме Т-5.

Приказ о приеме на работу директора

При трудоустройстве сотрудников, приказ об их приеме подписывает работодатель. При приеме на работу генерального директора приказ подписывает председатель собрания собственников компании, даже в том случае, если директор выбирается из числа собственников.

Если генеральный директор единственный собственник, он сам подписывает себе приказ о приеме на работу, но как единственный учредитель данной компании.

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Нюансом данного приказа может являться обстоятельство, что в случае трудоустройства несовершеннолетнего в возрасте до 14 лет, знакомить с приказом о приеме на работу надо не самого работника, а одного из его родителей. При трудоустройстве несовершеннолетних в возрасте от 14 лет, документы они подписывают сами.

Приказ о приеме на работу бухгалтера

Стандартный документ о приеме в штат по форме Т-1.

Приказ о приеме на работу по производственной практике

Производственная практика может быть оформлена гражданско-правовым или трудовым договором . Во втором случае студента принимается на вакантную должность.

Приказ о приеме на работу иностранного гражданина

Иностранные граждане при трудоустройстве должны предоставить дополнительные документы и сведения по сравнению с гражданами Российской Федерации, кроме того, работодатель должен уведомлять ФМС России о приеме иностранных граждан. Однако бланк приказа о приеме на работу иностранного гражданина ничем не отличается от бланка документа о приеме на работу гражданина РФ.

Выписка из приказа о приеме на работу

Выписка предоставляется по запросу и содержит в себе запрашиваемую информацию. Делается выписка в целях охраны персональных и конфиденциальных данных работников и работодателя. Также выписка может предоставляться в связи со значительным объемом запрашиваемого документа.

clubtk.ru

Приказ о приёме на работу

Отправной точкой осуществления сотрудником трудовой деятельности в субъекте хозяйствования является приказ о приеме на работу, посредством издания которого работодатель изъявляет желание принять в штат нового подчиненного и довести это решение до всех остальных членов трудового коллектива. Оформление посредством этого распорядительного акта трудовых отношений между указанными сторонами не менее важно, чем подписание ими трудового соглашения.

Виды приказов

Любое управленческое действие берет свое начало с приказа. Этот распорядительный документ может касаться как всей деятельности хозяйствующего субъекта, так и отдельных ее элементов – порядка ведения делопроизводства, применения взысканий или поощрений, трудовых вопросов.

Приказы можно классифицировать следующим образом:

  • касающиеся делопроизводственных процессов (вопросы осуществления хозяйствования),
  • касающиеся штатных единиц (вопросы кадров).

Приказ о приеме работника на работу относится ко второй классификационной группе

От назначения приказа зависит ответственное за его издание лицо. Поскольку он является стандартным документом, его структура и правила оформления регламентированы на законодательном уровне.

Нормативное регулирование структуры, оформления и издания приказа о приеме на работу 2018

Форму приказа о приеме на работу и нюансы его содержания регулирует:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016;
  • Ст.68 ТК РФ;
  • Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Ознакомление с перечисленными нормативными постулатами федерального значения позволяет утверждать, что:

  • данным распорядительным актом оформляется трудоустройство сотрудника;
  • основанием для издания документа является заключенное трудовое соглашение;
  • содержание приказа не должно противоречить условиям соглашения;
  • существуют две стандартизированные формы распорядительного документа о трудоустройстве»
  • подчиненный в течение 3- рабочих дней со дня фактического начала выполнения своих обязанностей должен под роспись быть ознакомлен с приказом.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудника

С целью разобраться, на каком этапе трудоустройства нового подчиненного необходимо издавать соответствующий приказ, следует ознакомиться с порядком его приема в компанию, который предусматривает следующую последовательность этапов:

  1. Рассмотрение поступившего от будущего работника заявления о трудоустройстве;
  2. Заключение с ним трудового контракта, его регистрация в Журнале;
  3. Непосредственно издание приказа;
  4. Ознакомление с ним сотрудника (не обязательно, но желательно);
  5. Открытие или внесение данных в трудовую;
  6. Регистрация трудовой в специальной Книге учета;
  7. Внесение данных в личную карточку подчиненного.

Пакет документов, требуемый при трудоустройстве помимо приказа работодателя о приеме на работу

Из вышенаписанного исходит, что распорядительный акт составляется работником кадровой службы или иным специалистом, ответственным за кадровый учет на основании содержания трудового контракта и издается не позднее 3-х дней, начиная с момента визирования последнего. Подписывать распоряжение вправе исключительно управленец.

После ознакомления с ним принимаемого на работу лица под роспись оформляется личная карточка, в трудовой книжке делается запись о приеме на работу, открывается лицевой счет сотрудника в бухгалтерской службе.

Форма приказа о приеме на работу

Как уже упоминалось, Госкомстатом утверждены следующие формы этого документа:

Т-1 — содержит распоряжение о трудоустройстве одного работника;

Т-1а — содержит распоряжение об одновременном принятии на работу нескольких специалистов.

В них должны фиксироваться конкретные условия трудоустройства при разных случаях (при наличии испытания на срок, без него, при временном или постоянном принятии на работу, при замещении и т.д.).

В произвольной или скорректированной форме приказа должны содержаться:

  • наименование документа;
  • личные данные трудоустраиваемого;
  • его должность и название структурного подразделения;
  • зафиксированная заработная плата;
  • при наличии – срок и нюансы испытательного срока;
  • номер и дата подписания трудового контракта.

При выборе между произвольной и стандартизированной формой приказа большинством работодателей предпочтение отдается второй. Это объясняется тем, что она требует меньше времени на заполнение, удобна и универсальна.

В случае перемещения штатной единицы из одного структурного подразделения организации в другое либо его переезда вместе с компанией-работодателем в другое место применяется форма Т-5. Основанием для составления служит оформленное в письменном виде согласие сотрудника на подобные манипуляции.

Образец приказа о приеме на работу – что должен содержать в себе распорядительный документ

Структура формы приказа о приеме на работу Т-1 включает в себя следующее:

  • полное наименование хозяйствующего субъекта и его код ОКПО, записанные, соответственно, слева и справа;
  • присваиваемый при регистрации нумерация распорядительного акта согласно книге приказов и дата его составления (указываются в специально отведенной под эти данные графе в последнюю очередь, поскольку, как правило, документ регистрируется после визирования);
  • наименование документа, то есть слово «ПРИКАЗ», которое пишется полностью и прописью;
  • заголовок, который пишется без кавычек, предшествует основной части акта и кратко отвечает на вопрос «о чем документ?»;
  • изложение основания приказа, начинающиеся словами «Принять на работу» и содержащее такие данные, как ФИО работника, табельный номер (может присваиваться после утверждения документа), структурное подразделение, куда он определяется, вменяемая ему должность, условия трудоустройства (срок испытания в случае его наличия, прием на постоянную работу, совмещение или замена отсутствующей штатной единицы, перевод из иного подразделения, исполнение конкретных функциональных обязанностей и иное), оклад, возможные надбавки, ставка согласно тарифу. Кроме этого, обязательны к заполнению графы «дата начала» и «дата окончания» работы (в случае, если срок трудоустройства работника не определён, то есть договор бессрочен, вторая остается незаполненной);
  • основание для составления приказа (ссылка на трудовой контракт);
  • виза управленца, расшифровка его должности и подписи;
  • виза трудоустраиваемого об ознакомлении с документом и дата, когда это было сделано;
  • подписи иных лиц, в том числе ответственного за хранение.

Для составления приказа в произвольной форме может быть использован специальный бланк организации (с гербом, если учреждение – федерального уровня, товарным знаком, эмблемой). В этом случае после заголовка может идти преамбула, в которой указывается причина издания приказа или упоминается событие, ему предшествовавшее. Чаще всего, начало звучит следующим образом:

В ней же можно сослаться на официальный документ, послуживший основанием приказа (распоряжение вышестоящей инстанции). Завершается она словом «Приказываю:».

Дальше идет распорядительная часть, в которой описываются предписанные действия (для удобства восприятия могут быть пронумерованы, но это не обязательно) и возлагается контроль на исполнителя (в качестве которого может фигурировать отдельный сотрудник или подразделение в целом).

Сроки исполнения обязательны к указанию, если они назначены. Если распоряжение регулярное — они не определяются.

В шапке формы Т-5 словосочетание «О приеме на работу» заменено на «О переводе на другую работу», а вместо «Принять на работу» пишется «перевести на другую работу», после чего так же указываются ФИО штатной единицы, вид его переезда, прежнее и настоящее рабочие места (с уточнением структурного подразделения, должности и оклада). В этот же раздел заносятся сведения о причине данного решения (например, производственная травма). В качестве основания указывается, соответственно, не трудовой контракт, а изменения, вносимые в него.

Приказ о приёме на работу по совместительству практически не отличается от вышеуказанной формы, однако может иметь несколько нюансов:

  • При установлении испытательного срока для сотрудников-совместителей данная информация должна отображаться в приказе.
  • В документе обязательно указание того, что работник устраивается по совместительству

Нюансы оформления приказа из практики

Правила деловой переписки гласят, что на листе бланка должны оставаться такие поля:

  • 10 мм – справа,
  • 20 мм – сверху и снизу.

Если содержательная часть приказа занимает несколько листов, они подлежат нумерации (начинающейся со второй страницы). Номера проставляются сверху по центру.

В распорядительном акте не пишется «Довести до сведения …». Для этого документ сопровождается листом рассылки, в котором, в свободном изложении, предоставляется содержание постановляемого и перечисляются те, кто должен с ней ознакомиться. Его не подготавливают, если подчиненные готовы поставить свою визу о том, что они ознакомлены с информацией.

Также иногда требуется оформление приложений к приказу (указание информации из штатных расписаний, положений, инструктажей). В этом случае каждое из них нумеруется: номер проставляется вверху в правом углу после слова «Приложение».

Кроме этого, приказ не является делопроизводственным документом, требующим оттиска печати нанимателя. Она необходима при заверении его дубликата.

Регистрация распорядительного акта о приеме на работу в журнале

Законодательство обязывает компанию-работодателя выстроить систему учета приказов, в том числе и о трудоустройстве. Для этого она должна фиксировать их в специальном журнале, форма которого предусматривает наличие следующих полей:

  • Дата издания нормативного акта;
  • Его номер;
  • Дата регистрации.

Также вместо журнала используется ведомость. Ее можно разместить в номенклатурной папке хранения документации о трудоустройстве, при этом наличие вышеупомянутых полей обязательно.

Начало нового отчетного периода обуславливает необходимость начинать нумерацию приказов заново, без удаления уже внесенных данных, поскольку, согласно пп. б) п. 258 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, материал должен храниться на протяжении 75 лет.

Если субъект хозяйствования подлежит ликвидации, а указанный период не истек – они передаются в городской архив.

Внесение изменений, аннулирование и иные действия с бланком приказа о приеме на работу

Практика ведения хозяйственной деятельности обуславливает необходимость внесения коррективов в уже существующий распорядительный акт (например, из-за обнаружения технической ошибки или опечатки).

Изменять приказ о приеме на работу следует совместно с трудовым контрактом, поскольку условиях двух документов должны совпадать. Для этого следует не только заключить допсоглашение, но и в свободной форме издать новый акт, где указывается:

  • причина принятия поправок;
  • содержание корректировки (в пункте №… «заменить формулировку «А» на формулировку «Б»»).

Кроме этого, четвертой частью ст. 61 ТК РФ предусмотрена вероятность расторжения трудового соглашения и, следовательно, приказа, если работник не приступил к выполнению своих обязанностей без предоставления доказательств наличия уважительного повода. Приказ об отмене распорядительного документа формируется в вольной форме. В нем обязательно должна быть указана причина и ссылка на пункт ТК.

Утерянный приказ подлежит обязательному восстановлению на базе таких имеющихся данных, как сведения из регистрационного журнала, хранящиеся в бухгалтерской службе и личном деле подчиненного копии акта.

По возможности, в дубликате приказа должны стоять подписи лиц, визирующих подлинник. В противном случае составляется акт в свободной форме.

Выписка из распорядительного документа о приеме на работу

Выписка является документом, содержащим определенную информацию из приказа (либо отдельный пункт из него), то есть запрашиваемые сведения. Как правило, она является доказательством факта трудоустройства того или иного гражданина, выполнения им тех или иных задач либо других сведений, перечисляемых в документе о приёме на работу, для стороннего лица или организации, запросивших ее, и делается в целях охраны персональных и конфиденциальных данных как работника, так и работодателя. Это актуально, если приказ о трудоустройстве составлен по форме Т-1а, а выписка требуется лишь в отношении одной штатной единицы. Это и отличает ее от заверенной копии распорядительного акта.

Она может быть затребована госорганом (территориальным подразделением ПФР, к примеру) для подтверждения сведений в процессе назначения работавшему россиянину пенсии. Крайний срок ее предоставления по подобному запросу — трое суток с момента его получения.

Элементы, содержащиеся в выписке:

  • наименование компании-работодателя;
  • название документа;
  • дата и номер приказа;
  • фрагмент распорядительного документа (оформление и содержание должно в точности соответствовать приказу);
  • должность, Ф. И. О. поставившего на приказе визу (вместо визы пишется «Подпись»);
  • заверительный штамп — «Выписка верна», должность, Ф. И. О. и подпись уполномоченного сотрудника;
  • печать организации, ставящаяся на заверительный штамп.

Выписки, не используемые вне хозяйствующего субъекта, могут визироваться сотрудником кадрового отдела и печатью этой структурной единицы.

Примеры приказов

На практике, в зависимости от сложившихся при трудоустройстве ситуаций, различают следующие виды распорядительных актов:

  • о непостоянном трудоустройстве – в таком случае в приказе фиксируется срок прекращения действия трудового контракта, а также в строке про условия трудоустройства делается пометка, что трудовая деятельность не является для сотрудника основной;
  • о трудоустройстве с наличием испытательного периода – этот нюансы отражается в акте и трудовом контракте по согласованию сторон трудовых отношений;
  • о трудоустройстве совместителя – от предыдущего примера ничем не отличается. Разновидностью является приказ о замещении подчиненного, временно неспособного выполнять свои функциональные обязанности (к примеру, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или на длительном больничном). В таком случае графа об окончании выполнения трудовых обязанностей не заполняется, поскольку не известна дата возобновления работы основным работником;
  • о приеме на работу после перевода – в случае внешнего перевода (от одного работодателя к другому), приказ составляется по форме Т-1 (при этом, прежним нанимателем издается увольнительный документ, а новым – о приеме на работу подчиненного). При переводе в рамках хозяйствующего субъекта приказ создается по форме Т-5;
  • о приеме на работу ИП – от стандартизированных форм отличается отсутствием кодировки ОКПО и наименования подразделения организации. Зачастую, характер подобного трудоустройства кратковременный;
  • о приеме на работу на 0,5 ставки – возможно в случае внутреннего или внешнего совместительства, а также ожидания ребенка, воспитания несовершеннолетнего до четырнадцати лет, несовершеннолетнего с особыми потребностями – до момента достижения им восемнадцатилетия, уходом за нетрудоспособным домочадцем. При этом, размер ставки в приказе не указывается, фиксируется только размер оклада, максимальная граница которого, следовательно, не может превышать 50 процентов от соответствующей ставки по штатному расписанию;
  • о приеме на работу осужденного – имеет определенные нюансы. Так, трудоустройство осужденного подразумевает предоставление предписания о явке на работу, выдаваемого уголовно-исполнительной инспекцией, в качестве дополнения к основному пакету документации. Кроме того, с ним запрещено заключать срочный трудовой договор, поскольку в ТК отсутствуют основания для этого;
  • о приеме на работу директора – в данном случае документ визируется председателем собрания собственников организации (даже если директор выбирается из их числа). Генеральным директором – единоличным собственником документ подписывается самостоятельно (в качестве единственного учредителя данного хозяйствующего субъекта);
  • о трудоустройстве водителя – зачастую, сотрудник принимается в гараж или автотранспортное подразделение, о чем делается пометка в приказе;
  • о трудоустройстве несовершеннолетнего до 14 лет – в этом случае с приказом знакомят не его самого, а одного из его законных представителей (родителей или опекунов). По достижению ими указного возраста они приобретают право подписывать документы лично;
  • о приеме на работу на время производственной практики – такой вид деятельности может быть оформлен гражданско-правовым или трудовым договором (во втором случае практикант принимается на свободную должность в качестве полноценного сотрудника);
  • о приеме на работу иностранца – в этом случае работодателю предоставляется расширенный, по сравнению с россиянами, пакет документации, после чего наниматель оповещает ФМС России о трудоустройстве гражданина другого государства. Бланк приказа, при этом, стандартный.

delatdelo.com

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по кадрам?

Вопрос-ответ по теме

Мне хотелось бы получить ТОЧНЫЙ ответ на вопрос: какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по кадрам? Вообще существуют ли такие понятия (в частности «приказы по кадрам»?) Чем они отличаются? Если у приказов разные сроки хранения (5 лет, 75 лет), ведутся ли отдельные дела и как называются? Ответ на сайте до конца не понятен

Кадровые приказы бывают:

– по личному составу;

– по основной деятельности;

– по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Важную информацию о Приказах по личному составу вы найдете в материале здесь.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  • О приеме на работу;
  • О прекращении действия трудового договора;
  • О переводе на другую работу;
  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Подробнее о приказах читайте здесь:

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  • О привлечении к сверхурочным работам;
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  • Об отстранении от работы;
  • О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  • Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности (кроме приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности);

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Также необходимо отметить, что законодательство не содержит определенных требований к порядку формирования документов в дело. При этом, на практике, чаще всего кадровики формируют документы в соответствии со сроками их хранения.

При этом, законодательство не запрещает формировать папки по названиям самих документов (например, приказы о приеме отдельно, приказы об увольнении отдельно и т.д.).

Однако, при сдаче этих документов в архив, Вам необходимо будет оформить на каждый вид приказов свою папку.

Что касается индексации приказов.

По общему правилу, кадровым приказам присваивается либо индекс «к», «ок» либо «лс». В крупных компаниях могут вводиться дополнительные индексы: приказы о приеме – «п», об увольнении «у», об отпусках «от» и тп. При этом организация вправе сама определить индексацию приказов, при ведении разделенной регистрации приказов по отдельным видам отпусков (например, «обр» – для приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам; «оур» или «уд» — для отпусков по уходу за ребенком).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

Валерия КАЛАШНИКОВА,
юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»:

– Работникам кадровых служб необходимо помнить, что все приказы по личному составу и документы-основания к ним с юридической точки зрения должны быть оформлены безупречно. Обязательно должны присутствовать визы согласования и ознакомления, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами. Обязательно должна быть соблюдена вся процедура оформления, собраны все необходимые документы. Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы! Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

www.kdelo.ru

Смотрите так же:

  • Справка налога перечисленная НТВП "Кедр - Консультант" Подписка на обзоры и консультационные материалы. О ЗАПОЛНЕНИИ СПРАВКИ 2-НДФЛ Начать мне хотелось бы с негласных правил или принципов (кому как больше нравится), которыми следует руководствоваться при заполнении […]
  • Налог с договора ренты Налог с договора ренты Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о порядке налогообложения доходов физических лиц, полученных по договору пожизненного содержания с иждивением, и сообщает следующее. В […]
  • Штрафы автосервису Штрафы автосервису Главная ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Судебная практика Суд удвоил суммы штрафов автосервису ООО «Прокси Центр» В соответствии со ст. 32.2 КоАП РФ административный штраф должен быть уплачен лицом, […]
  • Военные суды округов флотов это 5. Военные суды В соответствии со ст. 22 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 г. "О судебной системе Российской Федерации" военные суды создаются по территориальному принципу по месту дислокации войск и флотов и […]
  • Слайды проводы на пенсию Сценарий Проводы пенсионеров и завучей. Встреча новых сотрудников Успейте воспользоваться скидками до 50% на курсы «Инфоурок» Проводы пенсионеров и завучей. Встреча новых сотрудников Подготовка к празднику Зал оформлен цветами, шарами, […]
  • Методическое пособие школа россии Методическое пособие школа россии Федоскина О. В.Математика. Сложение и вычитание в пределах 10. 1 класс Глаголева Ю. И.Математика. Проверочные работы. 2 класс Глаголева Ю. И.Математика. Проверочные работы. 1 класс Рыдзе О. А.Математика. […]

Обсуждение закрыто.