Приказ по приему делегации

Приказ по приему делегации

Прием посетителей из других организаций. При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

1) фамилию, имя, отчество;

2) организацию, которую он представляет, и его должность;

3) по какому вопросу;

4) было ли назначено время приема.

Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал:

1) фамилия, имя, отчество;

2) должность, организация, телефон;

3) вопрос, который подлежит обсуждению;

4) дата и время приема.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.

Если после доклада руководителю о визитере был получен отказ в приеме, то секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками организации: «Вам лучше всего решить этот вопрос с…».

Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник. В этой ситуации секретарь должен извиниться за отсутствие руководителя и объяснить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам – болезнь руководителя, срочная командировка и т. п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о переносе приема. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество, номер телефона для срочных справок и сообщений.

Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Со всеми посетителями секретарь должен быть одинаково корректен и доброжелателен.

Прием командированных работников. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила.

Посуда (кофейные чашки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой.

Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителей на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем с той, которая старше по возрасту.

Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно поставить на стол пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них), можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (на один больше числа посетителей), ключ для открывания бутылок.

Немалые трудности доставляет завершение беседы с посетителем, решительно не желающим понять, что время, отведенное для встречи с руководителем, истекло. В этой ситуации секретарь и руководитель могут прибегнуть к корректным способам «принудительного» завершения разговора.

www.e-reading.club

Прием иностранных граждан и делегаций

Неотъемлемой частью развития международных связей является прямое взаимодействие с зарубежными коллегами и партнерами путем приглашения иностранных граждан и приемов иностранных делегаций.

Для оформления приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранных граждан вам необходимо:

    Написать служебную запискус обоснованием необходимости визита на имя ректора или директора Центра международного сотрудничества;

заполнить приложение к служебной запискеустановленного образца;

  • предоставить ксерокопию паспорта приглашаемого в отдел международных связей.
  • Прием иностранных граждан и делегаций осуществляется в рамках двусторонних соглашений или индивидуально, по приглашению института, с целью научно-образовательного сотрудничества. В соответствии с приказом и положением о порядке приема в Московском физико-техническом институте (государственном университете) делегаций иностранных государств необходимо оформить соответствующие документы, связанные с проведением протокольного мероприятия, ответственному за прием сотруднику приглашающего подразделения, необходимо:

      Подготовить ходатайство в форме служебной записки и предоставить его на утверждение ректором (первым проректором, проректором по международным связям, проректором по научной работе);

    Предоставить ксерокопии паспортов каждого из членов делегации;

    Руководитель подразделения готовит в двух экземплярах Программу приема в установленной форме. Не менее чем за 7 дней до начала визита один экземпляр утвержденной программы передается в отдел международных связей, а второй проректору по безопасности;

    Руководитель, ответственный за прием иностранной делегации, или лицо, назначенное им ответственным за прием, встречают гостей на входе в институт (до вахты) и сопровождают к месту приема;

    Переговоры во время встречи фиксируются в письменном виде лицом из числа Российских участников, назначенным до начала встречи руководителем подразделения. Результаты переговоров фиксируются в виде отчета по установленной форме , который в недельный срок передаётся в международный отдел и проректору по безопасности;

  • По окончании встречи иностранных гостей провожают до выхода из института (за вахту). Оставлять иностранцев без сопровождающего на маршруте передвижения и в служебных помещениях запрещается.
  • В случае если Вы планируете принять на работу зарубежного гражданина необходимо иметь ввиду, что иностранному гражданину необходимо иметь заверенный перевод паспорта, а также заверенный перевод документов об образовании.

    mipt.ru

    Приказ по приему делегации

    Как правильно оформить представительские расходы

    Итогом хорошо проведенных переговоров с деловыми партнерами является заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Проведение деловых встреч по вопросам сотрудничества и переговоров с отдельными лицами и делегациями предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые принято называть представительскими.

    При отражении таких расходов в учете бухгалтеру необходимо сделать все возможное для того, чтобы их не пришлось списать в состав затрат, неучитываемых при налогообложении прибыли. Этим и другим вопросам посвящена данная статья.

    Статьи по теме

    eщё 377 материалов по теме

    Документальное оформление представительских мероприятий

    Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

    С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

    – положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

    – приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

    – программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

    – смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

    – отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

    Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

    – наименование документа, дату его составления;

    – содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

    – должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

    Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

    Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*| ).

    Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

    Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

    Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

    Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

    В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

    Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

    После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

    Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

    Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

    С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

    Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

    В учете должно быть отражено (см. табл. 1):

    www.gb.by

    Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 26 марта 2015 г. № 181 “Об утверждении Норм расходования денежных средств, необходимых для приема в ФСИН России иностранных делегаций и иностранных граждан”

    В соответствии с подпунктом 4) пункта 11 Положения о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435; 2012, № 14, ст. 1615; 2013, № 26, ст. 3314, № 52 (ч. 2), ст. 7137; 2014, № 26 (ч. 2), ст. 3515, № 37, ст. 4936), и в целях упорядочения расходов федерального бюджета на прием в Федеральной службе исполнения наказаний иностранных делегаций и иностранных граждан приказываю:

    1. Утвердить Нормы расходования денежных средств, необходимых для приема в ФСИН России иностранных делегаций и иностранных граждан (далее — Нормы), согласно приложению.

    2. Производить расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и иностранных граждан при проведении в ФСИН России мероприятий международного сотрудничества в соответствии с решениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководства ФСИН России, международными договорами, а также на основании Плана основных организационных мероприятий Федеральной службы исполнения наказаний на календарный год за счет средств федерального бюджета согласно Нормам.

    3. Финансово-экономическому управлению ФСИН России (А.Л. Кочуков) осуществлять финансирование расходов на прием в ФСИН России иностранных делегаций и иностранных граждан в пределах средств федерального бюджета на очередной год и на плановый период, предусмотренных на эти цели.

    4. Начальникам структурных подразделений ФСИН России организовать изучение настоящего приказа и обеспечить реализацию его положений.

    5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Зарегистрировано в Минюсте РФ 31 марта 2015 г.
    Регистрационный № 36646

    www.garant.ru

    Прием иностранных делегаций

    Ведущий статус БГУ в системе высшего образования Республики Беларусь определяет особую роль нашего университета в развитии международных связей всей страны, являясь своеобразным центром международного сотрудничества.

    Ежегодно в составе иностранных делегаций университет посещает более 400 иностранных гостей, представляющих иностранный дипломатический корпус в Республике Беларусь, международные организации, зарубежные научно-исследовательские учреждения и вузы, иностранные предприятия и компании.

    Среди почетных гостей, посетивших БГУ в 2009-2015 году — Президент Азербайджана И.Г. Алиев, Генеральный секретарь Международного союза электросвязи Хамадун Турэ, Глава Представительства Евросоюза Жозе Мануэль Пинту Тейшейра, Генеральный секретарь ОБСЕ Марк Перрен де Бришамбо, вице-губернатор провинции Хэйлунцзян (Китай) проф. Сунь Яо, Президент Республики Эмомали Рахмон, Президент Республики Индия Пранаб Мукурджи и многие другие.

    Для Вашего удобства мы составили подробную памятку о том, в какой последовательности нужно готовить документы при приеме иностранной делегации

    Шаг 1 Подготовка проектов документов

    1. Докладная записка составляется на имя ректора, за подписью руководителя подразделения и визируется у начальника УМС (ул.Ленинградская 20, к.409), начальника 1-го отдела (пр-т Независимости 4, к.205) и начальника ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302).
    2. Программа пребывания составляется за подписью ответственного за прием делегации и визируется у начальника УМС (ул.Ленинградская 20, к.409), начальника 1-го отдела (пр-т Независимости 4, к. 205 ) и начальника ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302). В программе подробно указываются все мероприятия, где участвуют иностранные гости, при необходимости указываются завтраки, обеды, ужины, встреча в аэропорту, проводы в аэропорт, вся культурная программа (экскурсии, посещение музеев, театров). Для эффективного взаимодействия до сбора подписей рекомендуется согласовать по электронной почте или в личной беседе тексты докладной и программы приема с ответственными сотрудниками УМС. Необходимо учитывать, что финансирование приема делегаций осуществляется из внебюджетных средств факультетов.
    3. Программа и докладная записка, а также распечатанный лист визирования к приказу с подписью руководителя структурного подразделения предоставляются в УМС (к. 407) для оформления проекта приказа о приеме иностранной делегации.

    ШАГ 2 Согласование и сбор подписей

    После подготовки сотрудниками УМС проекта приказа о приеме делегации полный пакет документов (докладная записка, программа пребывания и приказ о приеме делегации) подписывается представителем факультета у следующих руководителей структурных подразделений:

    1. начальник УМС, ул.Ленинградская 20, к.409
    2. начальник 1-го отдела, пр-т Независимости 4, к.205 (согласовывается только докладная записка и программа пребывания)
    3. начальник управления организационной работы и документационного обеспечения, ул. Бобруйская 7, к.214, визирует приказ
    4. начальник ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 7, к.302., визирует все документы и отдает их сотрудникам ГУПЭиИД для подготовки сметы на прием делегации.
    5. начальник ГУБУиФ, ул. Бобруйская 9, к.201, визирует приказ
    6. проректор по административно-хозяйственной работе, ул. Бобруйская 7, к.202, визирует приказ только в том случае, если питание делегации будет организовано в столовых Комбината общественного питания БГУ и/или необходимо использование транспорта БГУ для обслуживания делегации.
    7. в случае использования транспорта БГУ проректору по административно-хозяйственной работе к пакету документов на прием делегации прикладывается подробный график транспортного сопровождения делегации.
    8. полный пакет документов (приказ, смета, докладная записка, программа пребывание) со всеми визирующими подписями подается на подпись ректору/курирующему проректору (ул. Бобруйская, 5а). Ректор/курирующий проректор накладывает резолюцию на докладную записку, утверждает программу пребывания и подписывает приказ.

    ШАГ 3 Регистрация приказа

    Подписанный приказ регистрируется в управлении организационной работы и документационного обеспечения (канцелярия БГУ) ул. Бобруйская 7, к.100. Также вместе с оригиналом приказа сдается копия сметы.

    Оригинал сметы и копия приказа предоставляются в ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 9, к.316.

    ШАГ 4 Организация питания

    1) Если питание делегации будет осуществляться в столовых или кафе Комбината общественного питания БГУ: заведующему производством столовой, в которой будет организовано обслуживание, необходимо предоставить копию приказа и копию сметы

    2) Если питание делегации будет осуществляться в кафе города:

    а) оформляется гарантийное письмо на оплату по безналичному расчету за подписью начальника ГУБУиФ и ректора/курирующего проректора;

    б) на основании гарантийного письма в ГУБУиФ (ул. Бобруйская 9, к.310) оформляется доверенность

    в) оригинал гарантийного письма и доверенности предоставляются в кафе.

    — наличие в товарных накладных алкогольных напитков

    — количество порций в товарной накладной не должно превышать количество человек, предусмотренных по смете

    ШАГ 5 Оплата расходов

    На полученные счета-фактуры заполняются заявления на оплату и задание на закупку (бланки можно взять в УМС, к.407) и подписываются у руководителя структурного подразделения. Компонуется пакет документов на оплату:

    — заявление на оплату

    — задание на закупку

    — товарные накладные (при наличии)

    — договор со сторонней организацией на оказание услуг (при наличии)

    — копия приказа о приеме делегации

    Пакет документов подается на подпись:

    1) при наличии договора — в управление правовой работы (ул. Бобруйская 7, к.319)

    2) Центр закупок товаров, работ, услуг (ул. Бобруйская 7, к.403 или к.218)

    3) начальнику ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302)

    4) заместителю начальника ГУБУиФ по внебюджетной деятельности и валютным операциям (ул. Бобруйская 9, к.203)

    5) ректор/курирующий проректор

    Подписанные документы сдаются в ГУБУиФ на оплату заместителю начальника по банковским и кассовым операциям (ул. Бобруйская 9, к.217)

    ШАГ 6 Подготовка отчета

    По завершении приема делегации ответственный за организацию приема в течение трех рабочих дней предоставляет в УМС (ул.Ленинградская 20, к.407) для отчета:

    — копию Приказа о приеме делегации (2 экземпляра),

    — оригинал Докладной записки,

    — оригинал Программы пребывания зарубежной делегации,

    — копию Сметы расходов на прием делегации,

    — отчет о приеме делегации (подписанный ответственным за прием),

    — запись беседы (сдается в 1-ый отдел)

    — акт списания расходов на прием делегации (подписанный ответственным за организацию приема и сопровождающим),

    ums.bsu.by

    Смотрите так же:

    • Пособия по рисованию для детей Детские развивающие игры, уроки, поделки Игры для детей, поделки, аппликации, оригами, раскраски, рецепты. Учебник по рисованию для детей Изобразительное искусство Книжная полка Наше новое приобретение - учебник по рисованию для первого […]
    • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]
    • Код права собственности Подтверждение права собственности на домен с помощью Google Analytics Если вы используете Google Analytics для отслеживания трафика веб-сайта в домене, вы можете подтвердить право собственности на домен и активировать G Suite с помощью […]
    • Статьи 337 уголовного кодекса Какой срок действия ст. 337 ч. 4 УК РФ? срок действия постановления о розыске по ст. 337 ч.4 УК РФ (самовольное оставление части или места службы) Ответы юристов (1) Добрый день, Андрей! Если уголовное дело уже возбуждено по ч. 4 ст. 337 […]
    • Проезд на красный свет штраф сумма Какой штраф за езду на красный свет в 2018 году Размер штрафа Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно […]
    • Договор купля продажа станка Договор купли-продажи оборудования г. Москва «___»_________ 201_ г. ООО «ПРИИСК ЛТД», далее - «Продавец», в лице директора Севрюжного Ю.Ю., и ОАО «МИИСТР № 128», далее «Покупатель», в лице директора Ражной Э.Э., заключили настоящий […]

    Обсуждение закрыто.