Приказ о согласовании командировки

Командировка 2018

Читайте в нашей статье:

Что считается командировкой по ТК РФ

Статья 166 ТК РФ говорит, что командировка – это поездка сотрудника компании, который в определенный руководством срок должен выполнить некие рабочие задания на объекте, расположенном вне основного места работы командированного.

Скачать документы из статьи:

Объект, куда отправляется человек, может быть расположен в том же населенном пункте, что и основное место работы, или в другом, или за границей. Так, например, к командировкам относят поездки:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • из обособленного подразделения, в котором работает человек, в головную организацию;
  • дистанционных сотрудников и надомников в головную организацию.

Следует различать командировку и служебную поездку – в поездку отправляются сотрудники, должности которых подразумевают разъездной характер работы или работу в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом расстояние до посещаемого объекта не имеет в таком различии определяющего значения. Опираться стоит только на должностные обязанности людей.

В отличие от служебной поездки командировка оформляется в особом порядке, он определен постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. Чтобы отправить сотрудника в командировку, компании нужно:

  • издать приказ;
  • перечислить командированному аванс на расходы и суточные;
  • получить от вернувшегося сотрудника авансовый отчет и, если это предусмотрено внутренними актами, служебное задание и отчет о командировке.

В командировку можно отправить только штатного сотрудника, если в поездку отправляется человек, оформленный по гражданско-правовому договору, это не будет считаться служебной командировкой.

Служебная командировка может быть плановой, спланированной заранее и внеплановой, длительной и краткосрочной. В поездку может отправиться один человек или несколько сотрудников сразу.

Справочник кадровика в подарок!

Как оформить командировку в 2018 году

Шаг 1. Издать приказ.

Приказ о направлении в командировку можно составить по форме № Т-9 и Т- 9а или использовать шаблон, разработанный самостоятельно. В документе сообщаются ФИО и должность сотрудника, место назначения, срок командировки, использование личного или служебного автотранспорта (если человек едет на машине).

До 2015 года созданию приказа обязательно предшествовало служебное задание, которое потом вписывалось в отдельную графу как основание для составления приказа. Теперь компания может сделать такой документ, если внутренними документами предусмотрено его создание. Может указать в качестве основания распоряжение руководства, служебную записку, какой-то иной документ или вовсе оставить поле пустым.

Сотрудник, отправляемый в командировку, должен ознакомиться с приказом и поставить роспись и дату.

Шаг 2. Выдать денежные средства.

Денежный аванс на проезд, проживание и незапланированные расходы, а заодно и суточные за каждый день служебной командировки нужно выдать человеку заранее. Деньги можно выдать из кассы по расходному ордеру или перечислить на зарплатную карту. Размер командировочных расходов и суточных каждая компания устанавливает сама и фиксирует локальным актом.

Основанием для начисления денег будет приказ о направлении в командировку. При этом сотрудник может сам составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат и завизировать ее у руководства.

Выдача денег должна производиться с учетом пункта назначения:

  • на поездку внутри страны выдаются рубли;
  • на поездку за границу может быть выдана валюта страны, куда отправляется сотрудник, или рубли по курсу ЦБ (если часть командировки будет проходить на территории России, суточные за эти дни начисляются в рублях).

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если предусмотрено нормами компании).

Несмотря на закрепленные законом изменения, позволяющие отказаться от командировочного удостоверения и журнала учета командировок, некоторые компании продолжают использовать их в делопроизводстве.

Шаг 4. Заполнить табель рабочего времени.

Командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени. Дни, проведенные сотрудником в поездке, отмечаются кодом “06” или буквенным обозначением “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет.

После возвращения из поездки сотрудник в течение трех дней должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Для этого используется форма АО-1. Если в локальных актах компании предусмотрен отчет о проделанной работе, его сдают вместе с авансовым отчетом. Его можно написать в вольной форме или заполнить графу 12 бланка служебного задания по форме Т-10а.

Шаг 6. Если остались неиспользованные деньги, вернуть их в кассу.

Если не все деньги в поездке были потрачены, остаток нужно вернуть в кассу не позднее 3 дней с момента сдачи отчета. После истечения трехдневного срока компания в течение месяца может удержать эту сумму из зарплаты. Если месячный срок пропущен, то руководству придется обращаться в суд.

Сотрудник может сам согласиться на выплату долга из зарплаты. Для этого он должен написать заявление, которое станет основанием для приказа на удержание (он не может быть больше 20% от начисленной зарплаты).

Шаг 7. Если случился перерасход, компенсировать.

Изредка командированные вынуждены тратить больше, чем им выделила компания. Если это были обоснованные траты, руководству следует на основании расходного кассового ордера компенсировать человеку перерасход. Чтобы определиться с обоснованием, смотрят:

  • действительно ли деньги тратились на неотложные нужды;
  • есть ли подтверждающие документы и насколько правильно они оформлены;
  • верно ли составлен авансовый отчет.

У организации есть три дня с момента сдачи человеком отчета, чтобы выдать ему излишне потраченные средства. Если руководство не перечислит деньги, у сотрудника есть право требовать выплату через суд, причем к сумме задолженности он может добавить проценты.

Компания и сотрудник могут договориться и заключить соглашение, если у работодателя нет возможности заплатить всю сумму единовременно. В соглашении надо прописать сроки возврата долга.

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

Длительность и продление командировки

Законодатель не установил минимальную или максимальную длительность, поэтому командировки могут быть однодневными и годовые. Период поездки каждая организация определяет сама и отражает в приказе. Но, определяя этот срок, следует учитывать определение командировки и отличать ее от выполнения человеком обязанностей при разъездном характере работы и от перевода в другую местность.

Если есть необходимость продлить командировку, правильнее всего издать соответствующий приказ. Он пишется в произвольной форме, в нем следует указать причину продления и новый день завершения. Аналогичные исправления надо внести во все документы, относящиеся к этой командировке.

Также следует рассчитать суточные за дни продления, расходы на проживание и прочие нужды и перечислить эту сумму сотруднику. Если меняются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность поездки, делать перерасчет не нужно.

Командировочные документы: до и после

Если в оформление поездки включено составление удостоверения, в него следует вписать задание на командировку, отчет сотрудника о выполненном задании, рассчитать суточные и прочее – в зависимости от используемой формы.

Когда проставляется цель командировки в командировочном удостоверении, можно указать:

  • участие в совещании;
  • проверка работы филиала;
  • переговоры о сделке с контрагентом и пр.

Командированные могут проставить в удостоверении печати о прибытии и убытии в месте поездки, но если отметок не будет, это не станет нарушением.

Если в поездке используется личный или служебный транспорт, выписывается путевой (маршрутный) лист, в котором есть:

  • дата отъезда;
  • дата возвращения;
  • название компании;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о медицинском осмотре;
  • должность командированного;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • цель поездки;
  • маршрут (конечный пункт прибытия).

При отсутствии документов, подтверждающих расходы, сотруднику следует составить служебную записку, в которой организация, куда он был командирован, ставит отметку о времени его прибытия и отбытия.

После окончания поездки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Он должен заполнить авансовый отчет, прикрепить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и прочих расходов.

В авансовый отчет вписывают:

  • сумму полученного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи денег;
  • ФИО и должность человека, получившего аванс;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток денег (если есть);
  • список квитанций, подтверждающих расходы.

К документам, подтверждающим совершенные расходы, относятся:

  • квитанция или счет гостиницы (с написанным сроком проживания и стоимостью одного дня) или договор о найме жилого помещения – фиксируют проживание;
  • билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции такси – подтверждают расходы на проезд;
  • служебная записка на компенсацию расходов, если сотрудник ездил на своей или служебной машине (к ней прикрепляется путевой лист и чеки с заправок);
  • если нет документов на проживание и/или проезд, служебная записка, поясняющая эти расходы;
  • документы, свидетельствующие о прочих согласованных расходах (услуги связи, интернет, копирование и пр.).

Бухгалтерия, получив авансовый отчет, делает отметку в отрывной части, которую возвращает сотруднику.

Как вести учет командировок

Учет командировок ведут в специальном журнале (если локальными актами компании он по-прежнему предусмотрен).

Если в компании решили продолжать вести журнал, нужно установить его форму локальным актом. Чаще всего включают такие графы:

  • данные на командированного сотрудника (ФИО, должность);
  • название организации, куда человек едет;
  • населенный пункт, куда отправляется командированный;
  • даты поездки;
  • отметка о написании отчета.

К документам, учитывающим командировки, можно также отнести табель учета рабочего времени, в котором поставляется кодировка, показывающая, что сотрудник находится в отъезде по поручению руководства. Если на время поездки выпадут выходные или нерабочие праздничные дни, во время которых человек вынужден будет работать, их тоже надо отметить. Для этого есть дополнительный код «РВ» или «03».

www.pro-personal.ru

Описание типового маршрута «Согласование командировки»

При оформлении командировки используются два маршрута согласования документов:

1. «Согласование командировки» — маршрут используется при оформлении приказа на командировку.

2. «Согласование служебной записки во изменение приказа о командировании» — маршрут используется при оформлении приказа «дополнение к приказу о командировании».

Описание маршрута «Согласование командировки»

Шаг 1. Подготовка заявления

Оформлять командировку может рядовой сотрудник или руководитель подразделения, именуемые в дальнейшем «сотрудник подразделения» выполняя следующие действия:

1. Запускает мастер действия «Оформление командировки».

2. Выполняет действия мастера «Оформление командировки». После выполнения мастера действия автоматически происходит старт задачи по типовому маршруту «Согласование заявления на командировку».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Условие

Задание

Сотрудник подразделения не является руководителем, направляющим в командировку

Согласование с руководителем, направляющим в командировку (см. шаг 2)

Сотрудник подразделения является руководителем, направляющий в командировку, но не является руководителем подразделения

Согласование с руководителем подразделения (см. шаг 3)

Сотрудник подразделения является руководителем, направляющий в командировку и руководителем подразделения, но не является владельцем средств

Согласование с владельцем средств (см. шаг 4)

Сотрудник подразделения является руководителем, направляющий в командировку, руководителем подразделения и владелецем средств

Согласование с начальником отдела кадров (см. шаг 5)

Шаг 2. Согласование с руководителем , направляющим в командировку

Если заявление оформляет рядовой сотрудник подразделения, то после шага 1 руководитель, направляющий в командировку получает задание на согласование заявления.

Руководитель, направляющий в командировку изучает заявление и выполняет одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то описывает причину отказа и выполняет задание с результатом «Отказать».

Если руководитель, направляющий в командировку не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполняет задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Результат, с которым выполнил задание руководитель, направляющий в командировку

Задание

Уведомление сотруднику подразделения об отказе (см. шаг 10)

Передать на дальнейшее согласование

Условие

Задание

Сотрудник не является руководителем подразделения

Согласование с руководителем подразделения (см. шаг 3)

Сотрудник подразделения является руководителем подразделения, но не владелецем средств

Согласование с владельцем средств (см. шаг 4)

Сотрудник подразделения является руководителем подразделения и владельцем средств

Согласование с начальником отдела кадров (см. шаг 5)

Шаг 3. Согласование с руководителем подразделения

Если заявление оформляет руководитель, направляющий в командировку, или руководитель, направляющий в командировку на шаге 2 выполнил задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование», то руководитель подразделения получает задание на согласование заявления.

Руководитель подразделения изучает заявление и выполняет одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то описывает причину отказа и выполняет задание с результатом «Отказать».

Если руководитель подразделения не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполняет задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Результат, с которым выполнил задание руководитель подразделения

Задание

Уведомление сотруднику подразделения об отказе (см. шаг 10 )

Передать на дальнейшее согласование

Согласование с владельцем средств ( см. шаг 4 )

Шаг 4 . Согласование с владельцем средств

После согласования заявления с руководителем, направляющим в командировку и руководителем подразделения и командировка с финансированием, владелец средств получает задание на согласование заявления.

Владелец средств изучает заявление и выполняет одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то описывает причину отказа и выполняет задание с результатом «Отказать».

Если владелец средств не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполняет задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Результат, с которым выполнил задание руководитель подразделения

Задание

Уведомление сотруднику подразделения об отказе (см. шаг10 )

Передать на дальнейшее согласование

Согласование с начальником отдела кадров (см. шаг 5 )

Шаг 5 . Обработка заявления начальником отдела кадров

После согласования заявления с руководителем, направляющим в командировку, руководителем подразделения и владельцем средств, начальник отдела кадров получает задание на согласование заявления.

Начальник отдела кадров изучает заявление и выполняет одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то описывает причину отказа и выполняет задание с результатом «Отказать».

Если начальник отдела кадров не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполняет задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Результат, с которым выполнил задание начальник отдела кадров

Задание

Уведомление сотруднику подразделения об отказе (см. шаг 10)

Передать на дальнейшее согласование

Условие

Задание

Командировка за счет средств тем № 110-ХХ-ХХХ, 111-ХХ-ХХХ, 113-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ, РХХХ-ХХ-ХХХ

Согласование с ответственным сотрудником ИГУ (см. шаг 6 )

Командировка не за счет средств по темам указанным выше

Согласование с начальником ФЭУ (см. шаг 7)

Командировка без финансирования

Согласование с уполномоченным проректором (см. шаг 9)

Шаг 6 . Обработка заявления ответственным сотрудником ИГУ (Приказ № 83 от 04.03.2013 г.)

Если начальник отдела кадров на шаге 5 выполнил задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование», и командировка за счет средств тем № 110-ХХ-ХХХ, 111-ХХ-ХХХ, 113-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ, РХХХ-ХХ-ХХХ то ответственный сотрудник ИГУ получает задание на согласование заявления.

Ответственный сотрудник ИГУ:

1. Вед. инженер НИЧ Поплевко В.П. – по темам № 110-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ (гранты Президента РФ).

2. Вед. экономист НИЧ Раевская Р.М. — № 111-ХХ-ХХХ.

3. Зам. гл. бухгалтера Скачкова С.Ю. — № 113-ХХ-ХХХ, 500-ХХ-ХХХ (ФЦП), РХХХ-ХХ-ХХХ.

Ответственный сотрудник ИГУ изучает заявление и выполняет одно из следующих действий:

1. Если есть причина для отказа в заявлении, то описывает причину отказа и выполняет задание с результатом «Отказать».

Если ответственный сотрудник ИГУ не написал причину отказа, то при попытке выполнить задание появится сообщение «Укажите причину отказа и выполните задание еще раз».

2. Если причины нет, то выполняет задание с результатом «Передать на дальнейшее согласование».

В результате будут создано одно из следующих заданий:

Результат, с которым выполнил задание ответственный сотрудник ИГУ

isu.ru

Оформление документов в процессе подготовки командировок руководителя

Автор: И. В. Топчиева, доц. РГГУ

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя. По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

  • в пределах России;
  • в ближнее зарубежье (бывшие республики СССР, где сохранилось многое от советского менталитета);
  • международные.

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

  • сроки командировки;
  • ее задачи (ознакомительная, итоговая и др.)%
  • сложность решаемых вопросов.

Схема подготовки командировки
Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.
Руководитель сообщает секретарю:

  • цель поездки;
  • вопросы, которые необходимо решить;
  • встречи (лица);
  • места посещения.

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию, которая может понадобиться руководителю в командировке:

    • доклад или реферат для планируемых в командировке конференции, совещания;
    • договоры (действующие и проекты);
    • справки, сводки, диаграммы и т. д.

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие:

  • организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель;
  • время, на которое назначены встречи или мероприятия.

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Организация или место

Лицо, с которым предстоит встретиться

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

  • время (длительность поездки, дата отправления и прибытия);
  • способ передвижения (самолетом, поездом, на машине);
  • расписание деловых мероприятий;
  • места посещения и проезда к ним;
  • лица или компании, с которыми необходимо установить предварительную связь.

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки:

  • паспорт;
  • виза;
  • авиабилеты;
  • страховой полис;
  • ваучер на услуги;
  • документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.);
  • образцы продукции.

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

  • фамилию, имя, отчество гостя;
  • № брони;
  • время проживания;
  • тип забронированного номера.

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы.
Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9);
  • командировочное удостоверение работника (форма № Т-10);
  • служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а);
  • авансовый отчет (форма № АО-1).

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

  • заполняется работником кадровой службы;
  • визируется главным бухгалтером;
  • подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

В приказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество;
  • структурное подразделение;
  • профессия (должность) командируемого;
  • цель;
  • сроки;
  • место командировки.

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

должность лица, подписавшего документ

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона
Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

Должность, фамилия, имя, отчество

Дата и № приказа

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя. Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д. Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

  • составлению номенклатуры дел;
  • формированию дел;
  • оформлению дел;
  • проверке наличия документов и дел.

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

  • обоснование необходимости командировки;
  • вопросы и последовательность их решения;
  • выводы, рекомендации и предложения.

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.

С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова. Толковый словарь русского языка. Изд-е 2-е испр. и дополненное. Москва «АЗЪ», 1995, с.280.

www.top-personal.ru

Новые правила оформления командировочных расходов

С. В. Галкин

С 2015 г. командировочные расходы работников оформляются по новым правилам, что обусловлено отменой командировочного удостоверения и некоторых других первичных учетных документов.

Соответствующие решения приняты и оформлены следующими нормативными актами: 1) в отношении федеральных государственных служащих – Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 «О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813»; 2) в отношении иных сотрудников организаций – постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации». Указанным постановлением внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту статьи – Положение о направлении в командировки), которое ранее утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задача об отмене командировочного удостоверения зафиксирована еще в распоряжении Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, которым утвержден План мероприятий (дорожная карта) «Совершенствование налогового администрирования». Заключался он в сокращении количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов, в том числе в отмене командировочных удостоверений для коммерческих организаций.

Фактически произошли дальнейшие изменения.

Отныне все ранее применявшиеся для оформления командировочных расходов первичные документы являются необязательными, в том числе приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

При всем этом на практике отмена ранее обязательных первичных документов по учету командировочных расходов вызывает определенные затруднения и отдельные вопросы. Рекомендуется с 2015 г. порядок оформления служебных командировок закрепить в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета. Для этого стоит выделить отдельный раздел (подраздел) под примерным названием «Учет командировочных расходов». В противном случае у сотрудников бухгалтерии будут возникать дополнительные вопросы, которые необходимо будет решать постфактум. Среди таких вопросов – период одобренного уполномоченными лицами пребывания в служебной командировке, необходимость принятия решения о дополнительной оплате труда при нахождении в пути в выходные и нерабочие праздничные дни и т. д.

На сегодняшний день обязательными для применения остаются следующие документы и регистры учета: 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, который оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55; в государственных и муниципальных учреждениях и органах власти – по форме, утвержденной приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению»; 2) формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

В ближайшее время стоит ожидать отмену журнала учета прибывших (убывших) в командировку.

Основание для направления работника в служебную командировку
В соответствии с п. 3 новой редакции Положения о направлении в командировки работники направляются в командировки на основании решения (ранее – по распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Под решением следует понимать не только «классический» приказ по кадрам или приказ по форме № Т-9 (Т-9 а), но и любое иное решение работодателя, которое может быть оформлено как в письменном виде, в виде резолюции, так и в устной форме.

Таким образом, с 2015 г. необязательным является в том числе и издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку.

Вместе с тем необходимость издания указанного приказа (распоряжения) рекомендуется закрепить в учетной политике организации. Объясняется это необходимостью очертить оговоренные с начальством пределы служебной командировки.

Отныне фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки. Также по проездным документам (билетам) должны отныне определяться даты пересечения государственной границы Российской Федерации при направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества независимых государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Таковы положения новой редакции п. 19 Положения о направлении в командировки.

В случае если период служебной командировки заранее документально оговорен не будет, у бухгалтера будут возникать резонные вопросы об одобрении убытия в командировку в строго определенную календарную дату и (или) о прибытии из командировки в оговоренный период времени. Только лишь по проездным документам определить оговоренный (согласованный) с руководством организации период служебной командировки будет затруднительно. Цена же таких расхождений может заключаться в оплате суточных за дополнительные дни и даже в оплате работы в выходные и праздничные дни.

В отдельных случаях фактический день выезда в командировку согласно проездным документам может быть более ранней датой, чем оговоренная в приказе и (или) командировочном удостоверении дата начала командировки. И соответственно, фактическая дата выезда из командировки может быть более поздней, чем оговоренный в установленном порядке крайний день командировки. В таких случаях возникает вопрос: вправе ли работодатель оплачивать расходы по проезду и принимать их в целях налогообложения прибыли?

Как указано в письме Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо принимать во внимание, чтобы соответствующие затраты были понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения (в пункте командировки).

Исходя из изложенного вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, в рассматриваемых случаях необходимо дополнительное согласование с руководителем организации.

Пример
По возвращении из служебной командировки работником организации был представлен авансовый отчет, к которому приложены проездные документы об убытии в командировку 7 февраля 2015 г. (суббота) и прибытии из командировки в место постоянного жительства 15 февраля 2015 г. (воскресенье).

Исходя из проездных документов период служебной командировки составляет 9 календарных дней, за которые работник вправе требовать оплаты суточных. В связи с тем, что сотрудник находился в пути к месту командировки и обратно в выходные дни, он также вправе требовать оплаты работы в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Такие требования в последнее время неоднократно высказываются Минтрудом России в его разъяснениях (см. письмо от 05.09.2013 № 142/3044898-4415).

При всем этом необходимо учитывать, было ли одобрено руководством убытие работника в командировку именно в выходной день (суббота) и прибытие его из командировки в воскресный день. При принятии решения о направлении работника в командировку мог оговариваться период с 9 февраля (понедельник) до 13 февраля (пятница).

Такого рода вопросы (одобрения периода командировки) рекомендуется решать изданием приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. За основу при формировании приказа рекомендуется принимать типовую форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Также за основу как решение работодателя о направлении работника в командировку могут быть приняты:
– письменное заявление работника на выдачу под отчетных сумм для оплаты командировочных расходов, составленное в произвольной форме и содержащее записи о сумме наличных денег и о сроке, на которые выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (такое заявление оговорено в п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»);
– служебная записка, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки (см. п. 7 Положения о направления в командировки), на которой приводится резолюция уполномоченного должностного лица о рассмотрении данного документа и (или) одобрении (согласовании).

Указанные документы могут заменить письменный приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку, для чего необходимо требовать указания в них периода служебной командировки и ее назначения (цели).

Соответствующее решение опять же необходимо зафиксировать в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.

Определение периода пребывания в служебной командировке при проезде на личном транспорте
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таковы положения новой редакции п. 7 Положения о направлении в командировки.

В отношении федеральных государственных гражданских служащих в данном случае должны применяться документы, перечень которых утверждается Минфином России. Об этом сказано в новой редакции п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Об использовании командировочного удостоверения
Необходимость применения командировочного удостоверения должна быть оценена самой организацией. В случае необходимости использование такого рода документа также может быть предусмотрено учетной политикой организации. За основу может быть принята форма № Т-10 «Командировочное удостоверение», утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В целом ряде случаев применение указанной формы до сих пор предусмотрено руководящими документами. В частности, это характерно для оформления командировок военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел и приравненных к ним категорий лиц. Примером в данном случае могут являться положения приказа Министра обороны РФ от 30.12.2014 № 988, которым утверждена Инструкция по организации направления военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту, в служебные командировки на территории Российской Федерации. Применение командировочного удостоверения актуально также для случаев, когда по условиям командировки предусматривается посещение целого ряда объектов (населенных пунктов), что может подтверждаться соответствующими отметками в таком документе. Использование рассматриваемого документа может быть связано и с предоставляемыми работникам льготами, гарантиями и компенсациями. Именно командировочное удостоверение в отдельных случаях подтверждает право сотрудника (в частности, на льготы в рамках районного регулирования оплаты труда).

dis.ru

Смотрите так же:

  • Штрафы автосервису Штрафы автосервису Главная ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Судебная практика Суд удвоил суммы штрафов автосервису ООО «Прокси Центр» В соответствии со ст. 32.2 КоАП РФ административный штраф должен быть уплачен лицом, […]
  • Оплата госпошлины за апелляционную жалобу Госпошлина за апелляционную жалобу Актуально на: 26 июня 2017 г. В том случае, когда сторона, участвующая в рассмотрении дела судом, не согласна с его решением, до вступления такого решения в силу может быть подана апелляционная жалоба. О […]
  • Как написать претензию в налоговую Жалоба на бездействие налоговой инспекции: образец Актуально на: 13 июля 2017 г. Жалоба на бездействие налогового органа (образец) Если плательщик считает, что налоговики бездействовали в то время, когда должны были действовать, и из-за […]
  • Налог для потента Какие налоги нужно платить на патентной системе налогообложения Предприниматель, который перешел на патент, освобождается от уплаты (п. 10, 11 ст. 346.43 НК РФ): НДФЛ (в части доходов, которые получены от деятельности на патенте). […]
  • Разбор слов Пребывание Разбор слов Пребывание ПРЕБЫВА́НИЕ, -я, ср. 1. Состояние по глаг. пребывать (во 2 знач.). Пребывание у власти. □ В последние дни пребывания в Гонконге погода значительно изменилась. И. Гончаров, Фрегат «Паллада». Месяцы пребывания в штабе […]
  • Права собственности на жилье в россии Как зарегистрировать право собственности на квартиру? Право собственности на недвижимые вещи подлежит государственной регистрации в едином государственном реестре (ЕГРН) и возникает с момента внесения соответствующей записи в данный […]

Обсуждение закрыто.