Правила составления и оформление протокола

Процедура составления протокола ГИБДД об административном правонарушении

Порядок составления протокола ГИБДД об административном правонарушении регламентируется КоАП РФ (Главой 28) и другими документами.

В Кодексе подробно отражены алгоритм составления, сроки, а также информация, которая должна быть занесена в протокол. Даются необходимые разъяснения для физических лиц ипредставителей компаний.

Если в отношении водителя, которого заподозрили в нарушении ПДД, составляется протокол, автомобилиста обязательно должны ознакомить с документом.

Рассмотрим правила составления протокола об административном правонарушении и другие важные подробности, которые помогут автомобилисту понять, правомерна ли процедура составления документа, есть ли нарушения.

Что такое протокол, когда составляется?

Это процессуальный документ, который составляется уполномоченным должностным лицом при наличии состава административного правонарушения. Документ еще не доказывает виду автомобилиста, только отражает информацию о произошедшем.

Протокол — основание для дальнейшего вынесения постановления об административном нарушении.

Приказ МВД России от 23.08.2017 г. №664 «Об утверждении Административного регламента» постановляет, что протокол ГИБДД составляется должностным лицом подразделения ГИБДД и другими уполномоченными лицами.

Основания для составления протокола:

  • инспектор ГИБДД составляет протокол, если выявил нарушение, но рассматривать дело о данном правонарушении не может, так рассмотрение этого дела находится вне его компетенции;
  • наличие правонарушения оспаривается лицом, которое заподозрили в нарушении, или в случае отказа от соответствующей подписи в постановлении по делу о правонарушении;
  • правонарушение совершено несовершеннолетним, который достиг 16 лет;
  • выявлено административное правонарушение, которое не влечет предупреждения, совершенного старшиной, сержантом и другими должностными лицами.

Статья 28.1 КоАП РФ №195-ФЗ с изменениями, которые вступили в силу 29. 10.2017 г. («Консультант»: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/6316f0363775130d5f77e6d9ee6584accf8a9701/): дело об административном правонарушении считается возбужденным с того момента, когда составляется протокол осмотра места совершения правонарушения.

Статья 28.5 регламентирует сроки составления протокола об административном правонарушении:

  • документ составляется сразу же, т.е. немедленно после выявления совершения нарушения;
  • если существует необходимость дополнительного выяснения обстоятельств правонарушения или прочих сведений, протокол составляется в течение двух суток с момента выявления правонарушения;
  • если проводится административное расследование, протокол составляют, когда заканчивается расследование в сроки, предусмотренные статьей 28.7 Кодекса.

Расследование проводят, когда сведения можно получить только после проведения экспертиз или других действий, которые занимают определенное время. Расследование обычно не должно длиться дольше месяца.

Рассмотрим основные требования к составлению протокола.

Информация, которая должна быть вписана в протокол

В документе указывают дату, место составления, должность, ФИО сотрудника, составляющего протокол, информацию о задержанном лице, время, место, причины задержания (статья 27.4).

Также вносят следующие сведения (статья 28.1.1):

  • действия должностных лиц и порядок, в котором они выполнялись;
  • состояние, качество дороги, наличие или отсутствие разметки, освещение участка дороги, на котором было совершено нарушение;
  • тип перекрестка (регулируемый или нерегулируемый), на котором водитель совершил нарушение, был ли исправен светофор, были ли знаки приоритета;
  • другие важные обстоятельства.

Статья 28.2 (пункт 2): в протоколе также указываются ФИО, адрес свидетелей и потерпевших, если таковые имеются.

В протоколе инспектор должен обязательно указать заявления лиц, которые участвовали в производстве осмотра. Им разъясняются их права и обязанности, которые предусматривает Кодекс. Инспектор вносит соответствующую запись.

Также сотрудник должен сделать пометку об использовании фото-и видеосъемки и других способов фиксации материала, который может доказать вину или невиновность водителя. Полученные материалы прилагаются к протоколу.

Указывается нормативно-правовой акт, который был нарушен, подробное описание ситуации, статья, предусматривающая ответственность за правонарушение.

Если в бланке есть пустые поля, их необходимо заполнить, написав Z. Тогда недобросовестные сотрудники ГИБДД не смогут внести ложные сведения о случившемся.

Из объяснений лучше указать: «ПДД не нарушал, с инспектором не согласен» (при условии, что действительно нарушений не было).

Также необходимо отметить следующее:

  • составлялась ли схема ДТП;
  • были ли права и обязанности разъяснены инспектором ГИБДД;
  • если сотрудник везде указал слово «нарушитель», его нужно исправить на «водитель»;
  • были ли вписаны свидетели автомобилиста.

Водитель имеет право ходатайствовать, чтобы слушание по его делу перенесли на более удобный срок. Перенести место рассмотрения можно тогда, когда водителя задержали в чужом городе.

Документ подписывает должностное лицо, которое его составило, и задержанный водитель. Если автомобилист отказывается его подписывать, необходимо в протоколе сделать соответствующую запись. Копия протокола обязательно вручается автомобилисту (по его просьбе).

Статья 28.8 Кодекса регламентирует следующее: «Протокол направляется судье, в орган или должностному лицу, уполномоченным рассматривать дело об административном правонарушении, в трехдневный срок с того момента, когда будет составлен протокол».

Если виновнику грозит арест, или его выдворяют из страны, протокол передают судье немедленно после составления.

При наличии ошибок в протоколе (к примеру, не указана статья к правонарушению), недочеты нужно устранить в трехдневный срок со дня их получения от судьи, органа или должностного лица, которые рассматривали дело.

Материалы дела должны быть возвращены указанным судье, органу, должностному лицу обратно в течение суток со дня исправления ошибок.

Понятые и свидетели

Нужны ли понятые? Необходимость наличия понятых регламентируется Статьей 25.7. Так кто может быть понятым? В качестве понятного привлекается любое дееспособное и совершеннолетнее лицо, которое не заинтересовано в исходе дела.

Понятой должен удостоверить в протоколе подписью факт совершения действий и их содержание в его присутствии, а также результат. Факт участия понятых в делопроизводстве, а также их замечания фиксируются в протоколе.

Свидетелем может быть (Статья 25.6):

  • любое дееспособное лицо, даже ближайший родственник;
  • свидетелю могут быть известны обстоятельства дела;
  • несовершеннолетнее лицо (которому нет 14 лет), но в присутствии педагога или психолога (при необходимости опрос проводят в присутствии законного представителя).

Свидетель должен прибыть в суд по вызову судьи или другого должностного лица и дать показания. Его замечания также заносятся в протокол.

Сколько должно быть свидетелей? Не менее двух.

Понятой подтверждает факт проведения процессуальных действия, а свидетель является очевидцем событий, который способен рассказать о них.

Может ли сотрудник ДПС быть свидетелем при составлении протокола? Прямого запрета в нормативных актах на привлечение сотрудников ДПС в качестве свидетелей не содержится.

Но факт привлечения сотрудника ДПС, находящегося в подчинении должностного лица, составляющего протокол, в качестве свидетеля, недопустим.

Подобное положение дел даст все основания для сомнений в объективности подобного свидетельства. Служебная заинтересованность или иные причины могут привести к даче заведомо ложных свидетельских показаний.

Когда предполагаемому нарушителю нужно выйти из машины?

Обязан ли водитель садиться в машину ДПС для составления протокола? Инспектор может предложить водителю выйти из автотранспортного средства в следующих случаях (Приказ МВД №664 от 23.08.2017 г.):

  • выявление признаков опьянения у водителя или болезненного состояния;
  • чтобы провести личный досмотр, осмотр, досмотр автомобиля и груза;
  • выполнить сверку номеров, узлов ТС со сведениями в регистрационных документах;
  • для участия водителя в процессуальных действиях, для оказания помощи;
  • при необходимости устранения технической неисправности автомобиля;
  • если поведение водителя создает угрозу безопасности инспектора.

Также документ регламентирует, что водитель может сесть в патрульную машину или пройти в служебное помещение, если его присутствие требуется для оформления процессуальных документов.

Нарушения в протоколе

Документ иногда удается признать недействительным, если при оформлении протокола о правонарушении были выявлены ошибки, а также нарушение в порядке составления.

Лицо, в отношении которого завели дело по административному нарушению, должно внимательно следить за тем, какие сведения вносятся инспектором в протокол.

Сотрудник ГИБДД не должен затягивать с составлением протокола. Документ составляется немедленно (исключение: ст.28.5, пункты 2 и 3).

Если инспектор затягивает с составлением неправомерно, этот факт можно позже использовать в суде в качестве защиты. Лучше фиксировать весь процесс на камеру, которая поможет выявить любые нарушения процедуры.

Если инспектор не разъяснил права и обязанности гражданину, в соответствующей графе нужно поставить «Не согласен». Иногда даже такой отметки хватает, чтобы оспорить законность протокола.

Если при составлении были допущены грубые фактические ошибки, и их можно доказать в суде, протокол признают недействительным. Не забудьте проставить в каждой пустой графе прочерк или «Z».

Также инспектор должен предоставить копию протокола водителю. Если сотрудник ГИБДД не вносит показания заявленных свидетелей или понятых в протокол, это нарушение.

Если инспектор ГИБДД привлекает к свидетельству граждан, которые не находились на месте произошедшего в момент правонарушения, а также предлагает им подписать протокол, в таких действия можно усмотреть признаки совершения преступления.

Любые исправления в документе должны заверяться подписью должностного лица, которое составляет протокол, и подписью задержанного. Так последний удостоверяет, что с исправлением он ознакомлен и согласен.

Назначение наказания без протокола

Протокол не составляется в следующих случаях:

  • наказание в виде предупреждения или штрафа назначается на месте совершения административного правонарушения, и водитель соглашается со своей виной;
  • нарушение зафиксировали камеры фиксации, которые работают в автоматическом режиме.

Протокол — документ, составленный уполномоченным должностным лицом, в котором отображают событие правонарушения. Водитель должен следить за тем, что все требования составления протокола были соблюдены.

Обычно составляется незамедлительно, а также в течение двух суток или после окончания административного расследования.

Составление протокола — подготовка к рассмотрению дела, и автомобилист должен внимательно прочитать, какие сведения в протокол внес инспектор ГИБДД.

Помните: статья 1.5 КоАП РФ регламентирует, что лицо, в отношении которого ведут производство по делу о правонарушении, не может считаться виновным, пока его вину не докажут в суде. Ничто не обязывает гражданина доказывать свою невиновность.

pravo-auto.com

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 1

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). 2

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). 3

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 4

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание. 5

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 6

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 7

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол общего собрания акционеров. ).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. 8

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 9

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. 10

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», «Об», печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. 11

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ.
ВЫСТУПИЛИ.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). 12

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается». 13

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 14

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 16

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 17

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 18

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. 19

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. 20

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 21

Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. 22

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. 23 Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 24

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства. 25

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. 26

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 27

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. 28

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
  • Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 04 апреля 2002 г. № 421/р.

Дополнительная информация:

_____
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3 Там же.
4 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
5 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
6 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
7 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
8 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
9 Там же. – Приложение № 16.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
11 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
12 Там же. – Приложение № 16.
13 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
14 Там же.
15 Там же.
16 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
17 Там же.
18 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
19-21 Там же. – Приложение № 16.
22 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
23 Там же.
24 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.
25 Там же. – Приложение № 16.
26 Там же. – Приложение № 16.
27 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
28 Там же.

www.edou.ru

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Содержание протокола

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

www.grandars.ru

Виды протоколов. Правила их оформления

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)’

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.

Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.

1.Понятие протокола и его назначение.

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества — коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.

2. Правила оформления протоколов

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

Краткий протокол — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол совещания . ).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» — или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

works.doklad.ru

Смотрите так же:

  • Закон об изъятии прав Вступил в силу закон о лишении права на управление транспортным средством за долги по исполнительным документам Расширен перечень совершаемых судебным приставом-исполнителем исполнительных действий (действий, направленных на создание […]
  • Транспортный налог срок сдачи декларации 2018 Сроки оплаты транспортного налога для юридических лиц И физические, и юридические лица обязаны уплачивать налог на ТС. Выплаты должны поступить в бюджет страны в установленные сроки. В обратном случае на лицо накладывается штраф. Сроки […]
  • Приказ о отмене занятий в школе Приказ о отмене занятий в школе П Р И К А З №45-У от 28 января 2016 г. «Об отмене занятий в связи с карантином по гриппу и ОРВИ» На основании решения городской комиссии СПЭК №1 от 25.01.2016 г. в целях проведения мероприятий по […]
  • Следственный комитет при военной прокуратуре российской федерации Деятельность военных следственных органов Следственного комитета Российской Федерации в современных условиях 22 апреля в 12-00 часов в Информационном агентстве "ГАРАНТ" состоялось интернет-интервью с заместителем Председателя […]
  • Иск об ограничении общения с ребенком образец Исковое заявление об ограничении родительских прав Решив ограничить родителя или обоих родителей в правах, что по сути значит лишить из права на личное воспитание, необходимо ознакомиться с требованиями Семейного и […]
  • Новые правила предоставления коммунальных услуг 354 Правила предоставления коммунальных услуг гражданам РФ, действующие на 2017-2018 год Управление таким хозяйством как ЖКХ дело сложное и хлопотное. Законодательная база этой сферы хозяйствования обширна, и она постоянно изменяется и […]

Обсуждение закрыто.