Правила пользования почтой

Оглавление:

Правила пользования электронной почтой

Сегодня бизнес без электронной почты был бы невозможен. Это стало незаменимым инструментом бизнеса. Но многие люди могут отнестись к этому несерьезно. В данной статье представляю Вам 10 основных ошибок и правил при использовании электронной почтой, которые тяжело избежать.

1. Перечитывайте то, что вы написали. Проблемы в орфографии, грамматике, ошибки и упущения, использование неправильных слов являются очень распространенным явлением. Ваши друзья могут не обратить внимание, но ваши деловые партнеры заметят. ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ, прежде чем нажать кнопку отправить
2. Чрезмерное использование электронной почты. В деловом мире становится все более часты. Владельцы бизнеса и менеджеры пишут друг другу EMAILы, сидя в 15 или 20 метрах друг от друга. Не заменяйте все человеческие контакты электронной почтой, общение с глазу на глаз и обсуждение при встрече, будет намного продуктивнее и Вы сможете решить все вопросы в кратчайший срок, а также наладить с собеседником более дружественную атмосферу общения. Лучше позвонить по телефону, чем отправить EMAIL
3. Скорость ответа. Не позволяйте электронным письмам сидеть в вашем почтовом ящике без ответа. Постарайтесь ответить на все письма в кратчайшее время. Если вы долго отсутствуете на месте, используйте клиент автоматического ответ, чтобы люди знали и не ждали от Вас немедленного ответа.
4. Форма электронной почты. Заказчики и другие деловые партнеры ценят личный контакт. Если Вы обрабатываете большой объём почты, то советую включить функцию «Автоподпись»
5. Рассылка. Если Вы получили письмо по электронной почте, которое было адресовано всем в офисе, помните что Вам нужно ответить отправителю, а не всем кто есть в списке рассылки..
6. Проверка срочных сообщений по электронной почте. Не все проверяют почту каждые 15 минут. Если Вы получаете срочные сообщения, задайте правила с оповещением. Оно будут сопровождаться открытием отдельного окна, а также звуковым сигналом.
7. Использование запутанной адресов. Если это возможно, ваш адрес электронной почты должен быть содержать первые буквы ФИО или ИМЯ или ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные символом подчеркивания или точкой.
8. Чистка почты. Регулярно чистите почтовый ящик от старых писем. Это позволит Вам облегчить работу ПК, если Вы используете почтовый клиент, а также ускорит время нахождения нужного письма.
9. Культура. Многие люди предпочитают вести бизнес через электронную почту, так как это экономит время. Основное правило в таком случае, чёткость в выражении мысли и лаконичность.
10. Игнорирование вложения. Ниже приведены общие правила для вложений.
— Не открывайте вложения от того, кого вы не знаете, если Вас не уведомили о каких либо вложениях.
— При отправке вложений, упомините, в теле сообщения, что вложение содержит.
— Если вы отправляете что-то в виде простого текста в Adobe Acrobat формате, не надейтесь, что получатель имеет программное обеспечение для просмотра вложений. Узнайте заранее.

Статья написана написал Stem84
Ссылка при копировании обязательна

muz4in.net

7 правил работы с электронной почтой

Мы ежедневно получаем и отправляем электронные письма. Нужно ли нам соблюдать особые правила электронного этикета? Обязательно, считает Джек Шафер, бывший агент ФБР.

В киберпространстве так же полезно соблюдать правила, как и при очном общении – хотя сами эти правила, конечно, другие. «Это сделает пребывание в Сети более комфортным и безопасным как для вас, так и для окружающих, а также повысит ваши шансы завести друзей, а не нажить врагов» 1 , – подчеркивает Джек Шафер (Jack Schafer), в прошлом агент ФБР, в чьи обязанности входила перевербовка иностранных агентов и склонение преступников к признанию вины, а ныне профессор Иллинойсского университета и специалист по налаживанию отношений. Вот (с незначительными сокращениями) семь положений, на которые он предлагает обратить внимание.

1. Следите за своим стилем

Электронные письма по уровню формальности находятся где-то между текстовыми сообщениями и традиционными письмами. Очевидно, что электронные письма потенциальному работодателю или деловому партнеру должны быть выдержаны в официальном стиле, то есть написаны кратко и грамотно. В переписке по электронной почте следует избегать сокращений, характерных для текстовых сообщений. Прежде чем отправить письмо, проверьте, не закрались ли в него грамматические ошибки.

2. Выбирайте подходящее обращение

Хорошо подумайте над тем, какое обращение допустимо использовать в электронной переписке. То, что подходит для общения между друзьями, совершенно неуместно в письме к потенциальному работодателю или директору школы, в которой учатся ваши дети.

3. Пишите строчными буквами

Не пишите электронные письма ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Это напоминает крик и может быть расценено как недопустимая грубость.

4. Никогда не пишите электронные письма, если вы злитесь или расстроены

В таком состоянии люди не способны логически мыслить. Временное помешательство очень четко отражается в тексте послания. Если все же по какой-то причине вам необходимо написать, не отсылайте письмо сразу, а отложите его на несколько часов. После того как вы успокоитесь и придете в себя, перечитайте еще раз и подумайте, стоит ли его отправлять. Если это действительно необходимо, внесите в него требуемые исправления. Отослав написанное в запальчивости письмо, вы рискуете усугубить конфликт, который мог бы разрешиться сам собой, если бы вы просто промолчали какое-то время. Поспешное проявление агрессии и злобы исключает такую возможность.

5. Проверьте, кому вы отправляете письмо

Перед отправкой еще раз проверьте, тому ли адресату вы отсылаете письмо. Множества неловких ситуаций можно было бы избежать, если бы отправитель убедился в том, что посылает письмо тому, кому надо, а не нажал кнопку «Ответить всем».

6. Помните: электронные письма сохраняются надолго

Письмо хранится в киберпространстве вечно или по крайней мере месяцы и даже годы. Оказавшись в Сети, оно может зажить собственной жизнью, многократно пересылаясь, копируясь и архивируясь. Поэтому каждый раз, отправляя послание, думайте о том, каково вам будет, если оно станет доступно для просмотра всем, причем долгое время. Возможно, вы не станете его отправлять.

7. Осторожно с вложенными файлами!

Никогда не открывайте приложений к письмам, если не уверены, что знаете, кто их отправил. Электронные адреса иногда воруют у законных владельцев и пользуются ими для рассылки вирусов людям из списка контактов. Такое письмо кажется вполне безопасным, хотя на самом деле было отправлено со взломанного адреса. Вообще в целях безопасности не стоит открывать сообщения, если в этом нет необходимости. Рекомендуется использовать системы антивирусной и антиспамовой защиты; в противном случае пользование электронной почтой можно сравнить с сексом без презерватива.

www.psychologies.ru

Правила пользования почтой

Правила безопасности при работе с эл. почтой

Пожалуйста, прочитайте эту страницу внимательно. Несоблюдение этих простых правил может привести к тому, что все Ваши пароли станут известны другим, нужная информация исчезнет с диска и нормальная работа компьютера будет нарушена. Будьте осторожны!

  1. Никогда не запускайте программы, полученные по электронной почте. Это может показаться смешным, но это действительно опасно, даже если письмо прислал хорошо известный Вам человек. Если есть подозрение что это вирус или Троян, просто удалите письмо.
  2. Не доверяйте даже «солидным» адресам, типа [email protected] или [email protected] Почтовые сервера никогда не рассылают программ своим пользователям, однако адрес отправителя очень легко подделать и многие этим пользуются, чтобы под видом службы поддержки рассылать вирусов или Троянов.
  3. Никому не отдавайте свой пароль! Если Вам пришло письмо с требованием сообщить все данные о себе, включая пароль от вашего электронного ящика, ни в коем случае не отдавайте пароль, даже если это письмо пришло с адреса webmaster или support. Не доверяйте доводам вроде «устранения технических проблем с Вашим ящиком» и не бойтесь угроз Ваш ящик закрыть. Это наглая попытка собрать пароли никакого отношения к службе поддержки не имеет. К сожалению, адрес отправителя очень легко подделать. Почтовые сервераникогда сами не просят пользователей прислать действующий пароль к почтовому ящику.
  4. Открывая полученные файлы MS Office (Word — .doc, Excel — .xls и т.д.) не разрешайте использование макросов.
  5. Старайтесь пользоваться самими свежими почтовыми программами. В любой из них периодически находятся «дырки» в безопасности, и злоумышленники тут же ими пользуются. В свежих версиях, как правило, эти ошибки исправляются. Популярные программы: Outlook Express, Netscape Messenger, web-интерфейс Mail.ru, опять же, — бесплатны, так что не пренебрегайте этим советом. Н

Например, Вы можете получить по почте письмо такого вида: «Привет! Меня зовут Даша, мне 19 лет, симпатичная. Давай познакомимся. Можешь посмотреть мою фотку». К письму прикреплен файл с «фоткой», которая на самом деле и является тем самым трояном. Запустив эту программу, Вы, может быть, и увидите фотографию, но заодно и отдадите этой самой Даше все свои данные. И скорее всего не Даше, а злоумышленнику, который не прочь попользоваться Сетью за Ваш счет.

www.nvtc.ee

Государственное
бюджетное
учреждение
здравоохранения Ненецкого
автономного округа
«Окружной
противотуберкулезный
диспансер»

Увидели ошибку? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter!

Если у вас имеются вопросы и/или предложения по работе нашего сайта, или вы не нашли интересующую вас информацию, заходите в раздел «Отзывы о работе сайта» и пишите нам!

Больше не показывать это сообщение

ПРАВИЛА пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

I. Общие положения

  1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» корпоративной электронной почтой ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» (далее – корпоративная почта).
  2. Система корпоративной почты организована в домене «naotub.ru». Адрес для входа в корпоративную почту:

Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

  1. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса:
  • индивидуальные адреса работников учреждения;
    • технические адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – технические адреса).
  1. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

II. Правила пользования корпоративной почтой работниками

  1. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.
  2. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» при подготовке электронного письма должен:

1) указывать тему письма, соответствующую его содержанию;

2) в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;

3) в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Нарьян-Мара, адрес корпоративной почты.

Образец оформления электронного письма размещен в Приложении №1 к настоящим Правилам.

  1. Работнику ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» запрещается:

1) использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»;

2) использовать для официальной и деловой переписки адреса электронной почты, не относящиеся к корпоративной почте;

3) осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера;

4) рассылать письма, содержащие:

  • конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен законодательством, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
  • недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т.п.;
  • файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
  • программы для осуществления несанкционированного доступа;
  • серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
  • логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
  • ссылки на вышеуказанную информацию.

5) без разрешения администратора системы корпоративной почты:

  • использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки;
  • публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;
  • сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.
  1. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
  2. Работникам ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» рекомендуется регулярно (не реже одного раза каждые 3 часа в течение рабочего времени) проверять поступление почты на свой индивидуальный адрес.

III. Правила организации деятельности корпоративной почты

  1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают сотрудники информационного отдела.
  2. Информационный отдел:
  • является администратором системы корпоративной почты;
  • ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
  • обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
  • осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
  1. Индивидуальный адрес работника создается при приеме на работу в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», смене работником фамилии, по решению главного врача ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», руководителей структурных подразделений.

Ликвидация индивидуального адреса работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

  1. В целях контроля настоящих Правил, содержимое почтового ящика работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.
  2. Индивидуальные адреса работников блокируются в случаях:
  • осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
  • возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
  • использования работником корпоративной почты не по назначению;
  • в иных случаях нарушения настоящих Правил, по решению администратора системы корпоративной почты.
  1. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня уведомляет о блокировании адреса пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.
  2. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор системы корпоративной почты информирует пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.

naotub.ru

Правила пользования почтой

Как удержать молодых учителей в школе?

Необходимо всячески стимулировать молодых учителей материально

Стоит закрепить за молодыми опытных наставников

Важно создать благоприятный психологический микроклимат в коллективе

Удерживать никого не надо

Всего проголосовало: 40

Текущий номер

Новая модель аттестации открывает перед педагогами неограниченные возможности профессионального роста

номер 32, от 7 августа 2018

Читайте в следующем номере «Учительской газеты»

Для чего вообще преподается в школе математика? Педагог Евгений Беляков считает, что ее истинная цель не в передаче знаний, умений и навыков. Ее цель в трансляции общей логической культуры. И того, кто ей владеет, гораздо сложнее обмануть.

Ситуацию, которая сложилась в высшей школе, заведующий кафедрой философии Государственного университета им. Ф.М.Достоевского Владимир Разумов считает критической. Нововведения следуют одно за другим, но никому, похоже, нет дела до того, как система реагирует на них. Профессор предлагает объявить мораторий на какие-либо новшества и разобраться.

«Образование и школа в нашей стране заслуживают того, чтобы мы сами к себе относились по-хорошему и перестали уповать на какое-то несовершенство. Меня коробит, когда говорят: «Ну что взять с учителей? У них такие зарплаты…» Мне кажется, что это весьма и весьма унизительное отношение, это как раз пример нездоровой критики и самокритики, и вот это, именно это, надо менять», — из интервью Юрия Тарана, заместителя главы администрации Липецкой области.

Наши приложения

10 правил работы с электронной почтой

Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.
Если в результате переписки тема изменилась — измените её в этом поле.

2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.

3. Краткость — сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.

4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, «Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой». Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.

5. Ответить или Ответить всем

Обратите внимание на эти две кнопки при получении письма. Назначение у них разное! Отправитель может прислать не личное письмо, а сделать групповую рассылку. При этом в копии письма Вы можете увидеть всех адресатов. Именно в этом случае появляется кнопка «Ответить всем». Нажимайте на кнопку «Ответить всем» в случае, когда необходимо донести информацию всем, кто в копии. Если же Вы хотите ответить только отправителю, то нужно нажать кнопку «Ответить».

6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.

7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать «С уважением, . «. В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.

7. Слово не воробей, вылетит — не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.

8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.

9. Уделите внимание безопасности электронной почты

  • Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
  • При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
  • Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
  • Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
  • Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
  • Нежелательные письма отправляйте в спам.

10. Смайлики
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:

www.ug.ru

Смотрите так же:

  • Нотариус нижний новгород приокский район Нотариус нижний новгород приокский район Нотариусы. Автозаводский район. Данкова Наталья Яковлевна Адрес: 603004, г. Н.Новгород, пр. Кирова, д. 19 Телефон: (831) 295-27-65, (831) 295-26-36 Адрес электронной почты: This email address is […]
  • Отдел опеки марьино Органы, осуществляющие защиту прав несовершеннолетних Московская городская межведомственная комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав: почтовый адрес: 125032, ул. Тверская, д. 13. Председатель комиссии: Печатников Леонид […]
  • Отчет практики юриста в администрации Отчет о прохождении практики помощника руководителя в администрации Выксунского района Настоящая работа представляет собой отчет о прохождении преддипломной практики в должности юриста. Цель прохождения указанной практики:  исследование […]
  • Займы под залог птс авто Кредит под залог ПТС Без записей в ПТС Продукт "ПТС 2.0" от Автоломбард 38 не имеет аналогов на рынке залогового кредитования. Наш договор не предусматривает новых записей в ПТС вашего автомобиля и подписания генеральной доверенности. […]
  • Развод мостов в санкт-петербурге в ноябре Развод мостов в ноябре Правила пропуска судов при разводке Санкт-Петербургских мостов 1. Разводка Санкт-Петербургских мостов для пропуска судов в навигационный период производится в соответствии с графиком, утвержденным мэрией […]
  • Правовой минимум по закону В.М. Корякин. Правовой минимум (методические рекомендации командиру по организации приема зачетов по знанию военнослужащими правовых минимумов) В.М. Корякин. Правовой минимум (методические рекомендации командиру по организации приема […]

Обсуждение закрыто.