Правила оформления делового письма виды писем

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов — деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации — деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

  • Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
  • Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

  • письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

  • обычные письма направляются одному получателю;
  • циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

  • В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
  • Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

По форме отправления деловые письма разделяют на:

  • традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
  • электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

  • регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
  • нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

  • информационные, создаваемые с целью передать информацию;
  • рекламные письма — документы, призванные повлиять на адресата.

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре — чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

  • Изучение существа вопроса — сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
  • Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
  • Согласование проекта текста письма, редактирование.
  • Подписание письма руководителем.
  • Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
  • Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

  • Наименование организации.
  • Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].
  • Дата и регистрационный номер.
  • Адресат.
  • Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
  • Текст письма.
  • Подписи составителей письма.
  • Отметка об исполнителе.
  • Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
  • Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат — должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Другие статьи по данной теме:

  • назад:Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления
  • далее:Особенности составления информационно-рекламных и рекламных писем
  • Образцы оформления деловых писем (напоминания, благодарности, претензии, информационно-рекламного)

Список использованных источников

www.ekonomika-st.ru

Структура, стиль и оформление делового письма

По структуре письма можно подразделить на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу. При этом соблюдаются жесткие требования к формату бумаги, составу реквизитов, структурных частей, оформлению всех элементов письма. Большинство официальных писем имеют строго определенный вид и характер. При составлении таких писем используются конкретные языковые формулы.

Регламентация структуры официальных писем в большинстве случаев является результатом многолетней практики деловой переписки. Однако не стоит считать накопившийся в этой области опыт бюрократией, от которой обязательно следует избавляться. Напротив, стандартизация переписки имеет положительные результаты. Например, в случае использования в однотипных ситуациях стандартных посланий сокращается время на составление текста письма отправителем, чтение и понимание получателем.

Очень часто обмен знаниями подрывается на начальном этапе. Недостаточное умение изложить информацию в письменной форме может разрушить процесс, сделав информацию сложной для понимания, увеличив время, необходимое для осознания того, что сказано.

Большинство менеджеров считают, что они хорошо умеют выражать мысли в письменной форме, однако часто весь их опыт заключается в написании длинных формальных отчетов. В быстро меняющемся бизнесе нужно другое. Компания Toyota, например, зависит в большей степени от письменных коммуникаций в процессе разработки продукта. Однако она не страдает от массива бумажной работы, с которой мы ассоциируем бюрократию. В большинстве случаев инженеры пишут короткие, строгие отчеты на одной стороне листа А4. Все отчеты созданы по общему шаблону, поэтому каждый знает, где найти определенные проблемы, ответственного инженера или подразделение, результаты анализа и рекомендации. Стандартный формат также помогает инженерам убедиться, что они осветили важные аспекты. Результатом является четкое заявление проблемы и ее решений, которые доступны не только участникам данного проекта, но и их коллегам из других подразделений [1] .

Нерегламентированные письма используются в деловой переписке реже, чем регламентированные. Они имеют более свободную форму, структуру и стиль изложения. Как правило, нерегламентированные письма пишутся в ситуациях, отличных от типовых, стандартных. С этим и связана потребность дополнительных разъяснений, использования более выразительных речевых средств. Тем не менее в таких письмах тоже применяются традиционные языковые формулы. Примером нерегламентированных писем может служить: рекламное письмо, пресс-релиз, пакет предложений.

При составлении делового письма важно придерживаться конкретного правила. Письмо должно быть построено в следующей логической последовательности: вызвать внимание, вызвать интерес, изложить суть, сформулировать желаемое действие.

Особенно важно помнить это правило при подготовке нерегламентированного делового письма. Именно в таких письмах у автора есть возможность выбора структуры построения текста и стиля изложения, а следовательно, есть возможность ошибки. В регламентированных письмах, форма и текст которых уже отработан, ошибки менее вероятны.

К деловому письму предъявляются следующие общие требования.

Деловое письмо:

– должно быть кратким, конкретным, логичным, однозначным, не допускающим разное толкование изложенного;

– пишется в официальном стиле и нейтральном тоне, без эмоциональных фраз и высказываний;

– должно иметь убедительную аргументацию;

– не должно иметь орфографических и синтаксических ошибок.

Письмо должно содержать заголовок в виде разъяснения того, какому вопросу оно посвящено. Например, «О поставке оборудования», «О повышении квалификации инженеров технической службы» и т.п. Это необходимо для ускорения работы с входящими документами организации- адресата, в которой, в действительности, заинтересованы обе стороны – и организация-отправитель, и адресат. Если заголовок не сформулирован, то для того чтобы понять о чем письмо, какому должностному лицу его нужно передать для ответа и исполнения, может потребоваться много времени. Кроме того, есть вероятность ошибки, если человек, работающий с входящей в организацию корреспонденцией, не поймет о чем идет речь в письме. В таком случае также происходит задержка во времени, пока письмо передается из отдела в отдел в поисках настоящего адресата. Вполне возможно, что письмо будет потеряно.

Таблица 2.3

Традиционные языковые формулы официально-деловой переписки

Пример устойчивого языкового оборота

Выражающие мотив создания делового письма

В подтверждение нашей договоренности.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

В ответ на Ваш запрос сообщаем.

Согласно постановлению Правительства.

На основании изданного приказа.

В порядке оказания помощи прошу Вас.

Формулирующие причину обращения к адресату

В связи с финансовыми трудностями.

Ввиду задержки получения груза.

В связи с нарушением срока поставки.

Учитывая увеличение спроса на продукцию.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

Цель создания документа

В целях обмена опытом направляем.

В целях увеличения товарооборота.

В целях упорядочения работы структурных подразделений организации.

В целях расширения сотрудничества.

Во исполнение постановления.

Во избежание конфликтных ситуаций.

Для согласования спорных вопросов.

С целью ознакомления. просим..

Прошу рассмотреть.

Прошу изыскать возможность.

Убедительно прошу решить вопрос о.

Обращаемся к Вам с просьбой.

Просим.

Настаиваем на выполнении договоренности.

Требуем решения.

Требуем представить.

Назначить на должность.

Обязать должностные лица, ответственные за.

Напоминаем вам, что срок соглашения истекает.

Уведомляем вас, что.

Считаем необходимым напомнить.

Организация оставляет за собой право.

Предлагаем Вам.

В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам

Отказ от предложения

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным.

В настоящее время организация не располагает возможностью.

Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как.

Организация не может представить информацию о.

Ваше распоряжение не может быть выполнено в установленные сроки по следующим причинам.

Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание не может быть выполнено в связи.

Доводим до вашего сведения, что.

Сообщаем, что.

Извещаем Вас о том, что.

Ставим Вас в известность.

Докладываю о.

Организация извещает о.

Организация гарантирует.

Гарантируем Вам.

Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки.

При подготовке делового письма следует помнить о важности правильной композиции его содержания, т.е. выстраивании структуры его текста.

Композиция текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Структура делового письма зависит от объема и сложности информации, которую отправитель хочет донести до получателя. Наиболее рациональной считается простая структура текста, состоящая из одной-двух частей: вступления и заключения. При этом во вступлении излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, а во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения.

При необходимости изложить в письме сложную для восприятия, или спорную информацию, письмо следует структурировать следующим образом: вступление, основная часть (доказательство), заключение. В таком случае во вступлении приводится причина возникновения вопроса, или его краткая история. В основной части излагаются существо вопроса, доводы, доказательства, факты. В заключении письма также как и в первом случае формулируется предложение или просьба.

Описанная структура характерна для традиционного, принятого в российских организациях делового письма. Она не является строго заданной и неизменной, но создавая иную композицию документа, следует помнить о том, чтобы иная – оригинальная структура была логичной, а текст кратким, но в то же время конкретным и понятным получателю.

При любой композиции делового письма оно должно содержать введение (вступление). Как правило, во введении объясняется мотив, причина, цель письма. При этом, как правило, используются традиционные языковые формулы – устойчивые словосочетания, которые помогают автору формулировать мысли, выражать их официально-деловым языком.

В основном тексте письма могут использоваться языковые формулы, основой которых выступают глаголы действия.

При написании текста письма следует делить его на абзацы, а большой текст (более двух страниц) имеет смысл разделить на разделы, чтобы облегчить восприятие содержания читателем. В общем случае большие тексты писать не рекомендуется.

Текст письма пишется от первого лица множественного числа («извещаем», «напоминаем», «просим», «направляем»).

Таблица 2.4

Типы речевых действий письменного делового общения

Смысловой аспект сообщения

Сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем, доводим до Вашего сведения, обращаемся к Вам в связи.

Предлагаем, представляем Вам, направляем Вам предложение (о, относительно)

Прошу, просим, настаиваем, настоятельно рекомендуем, требуем

Подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем

Заверяем, обязуемся, гарантируем

Напоминаем, обращаем Ваше внимание

Вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу

Благодарим, выражаем признательность, с сожалением сообщаем, приносим извинения, желаем успехов, выражаем соболезнование

При оформлении делового письма также должен соблюдаться ряд требований. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты. Как правило, реквизиты указаны на бланке организации.

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

В состав реквизитов входят: наименование организации-отправителя, почтовый и электронный адрес, телефон, исходящий номер письма, адресат, заголовок к тексту, дата, подпись и др. (полный перечень реквизитов приведен в приложении 4). Если составляется ответ на полученное ранее письмо, то к реквизитам следует добавить его номер и дату.

Применение бланков ускоряет процесс создания письма (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации. Кроме того, бланк придаст письму официальный характер.

На восприятие делового послания влияет аккуратность его оформления. Например, поля делового письма должны соответствовать определенным требованиям. Каждый лист, оформленный как па бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей: левое – не менее 20 (мм), правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20. Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Он не должен быть ни слишком крупным, ни слишком мелким. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12-м размером (кеглем). Если объем письма превышает две страницы, то в нижних правых углах листов необходимо произвести нумерацию.

Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. В общем случае письмо визируется руководителем подразделения, его подготовившего и подписывается руководителем организации. В некоторых случаях оно может визироваться и другими должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу. Кроме того, в деловом письме, в нижней части листа (под подписью руководителя) приводится информация о подготовившем его исполнителе – должность, ФИО, номер служебного телефона.

В организации должен вестись строгий учет входящей и исходящей корреспонденции в виде регистрации в специально предназначенных для этого журналах. Входящая корреспонденция регистрируется в день поступления в организацию, исходящая – в день подписания руководителем организации.

Создание электронного послания имеет существенные отличия от традиционного письма. Во-первых, во многих случаях электронное письмо имеет полуофициальный характер, в результате чего снижается формальность общения. Составитель тратит на написание электронного письма гораздо меньше времени, так как ниже требования к стилистике речи.

Электронная переписка занимает промежуточное положение между устной и письменной речью. Это происходит за счет включения в текст письма разговорных и просторечных элементов, профессионализмов, жаргонизмов, слов и выражений английского языка, использования транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) и др. В то же время не используются традиционные клише и шаблоны, свойственные «бумажной» переписке. Внимание сосредоточивается на смысле сообщения и на скорости реакции на него. Например, в тексте письма допустимо краткое приветствие, после которого сразу переходят к сути вопроса. Если же необходимо сделать письмо более официальным, то обращение к адресату может иметь вид: «Добрый день, уважаемый Сергей Сергеевич». Причем отличительной особенностью электронной переписки является то, что при обращении по имени-отчеству (или просто по имени) не акцентируется внимание на ранге и должности адресата.

В случае если электронное послание должно иметь официальный характер, т.е. по электронной почте пересылается не просто сообщение, а документ, он должен быть удостоверен подписью. Для этого предусмотрена электронно-цифровая подпись.

С целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах был принят Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, т.е. закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.

Таким образом, структура и стиль, оформление делового письма определяются целым рядом общих требований, во многом соответствуют сложившимся традициям. В то же время многие крупные компании разрабатывают свой, корпоративный, стандарт оформления деловых писем, в котором предусмотрены правила обращения к адресату, требования к структуре письма, реквизиты, подпись и некоторые другие элементы.

  • [1] См.: Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. С. 167–168.

studme.org

Оформление деловых писем и других оперативно — и справочно-информационных документов

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Форма обучения _________________________

Курс _____ , группа ____

(Фамилия, имя, отчество студента)

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: Оформление деловых писем и других оперативно — и

«К защите допускаю»

(ученая степень, звание, Ф. И. О.)

Оценка при защите

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ 4

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем 6

1.2 Классификация деловых писем 15

1.3 Структура текста основных видов деловых писем 20

2 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА 30

3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

3.1 Виды некоммерческих деловых писем 32

3.2 Виды коммерческих деловых писем 34

3.3 Электронные письма 34

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 40

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Деловое письмо является основным средством связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.

Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностям конкретного адресата. Поэтому единых требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля, которые обеспечивают элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность делового письма.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, стандартов. Язык деловой переписки должен быть нейтральным. Задачи языка является обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, а также отразить логическую последовательность изложения.

Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма.

Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности.

Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями [6].

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

1 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИИ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам.

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста [7].

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

Изучение существа вопроса;

Подготовка и написание проекта текста письма;

Согласование проекта письма;

Изучение существа вопроса предполагает сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой — передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких-либо информационных сведений.

Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями. Их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Основные функции делового письма:

информационная — в письмах фиксируют факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей;

коммуникативная — с помощью писем обеспечивают внешние связи организации;

правовая — содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица;

организационная — посредством писем воздействуют на людей в целях организации и координации их деятельности.

1. 1 Основные требования к оформлению деловых писем

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.

Составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента:

оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства;

текст самого письма.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.

При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизиты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подписания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, отметку об исполнении документа и направлении копии письма в дело [8].

Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.

Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.

Этикет — установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет — порядок поведения в системе делового общения.

Основу делового этикета составляют:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.

В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения — в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. — в основной части текста письма.

Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения — установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.

В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся сейчас в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством «господин» (господин Иванов, господин ректор) [9].

Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения:

Уважаемый господин . (фамилия)

Уважаемая госпожа . (фамилия)

Уважаемый господин председатель

При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.

Нормы речевого этикета современной России характеризуются изменчивостью и размытостью. После революции 1917г. произошло разрушение традиций дореволюционной этикетной, в том числе деловой речи. Были официально отменены обращения «господин», «сударь» и именования в соответствии с Табелью о рангах («ваше превосходительство», «ваше сиятельство» и др.).

В советское время обращения к адресату строилось по формуле: «товарищ + Фамилия И.О.», например «тов. Петрову И.С.».

В начале 90-х годов XX в. во многих сферах общения произошел отказ от советского обращения «товарищ», которое в настоящее время сохраняется только в среде военнослужащих и, по-видимому, среди членов левых организаций, например компартий.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки:

запятой, если обращение включено в состав предложения;

восклицательного знака (при изолированном обращении, несущем особую экспрессивную нагрузку).

В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать заключительная формула вежливости, которая вместе с обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: «С уважением. «, «С искренним уважением. «, «С глубоким уважением. «.

В заключении письма могут использовать такие выражения, как «Приношу самые искренние уверения в. «, «Уважающий Вас. «, «Искренне Ваш-..». «Желаю процветания Вашей фирме. «, «С искренним чувством уважения и признательности. «. «С наилучшими пожеланиями. » и т.п.

Заключительную формулу вежливости отделяют от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатают с абзаца [1].

При подготовке текста делового письма важно:

сформулировать для себя цель данного письма;

определить основные вопросы, которые должны быть в нем изложены;

определить отношение к адресату.

Основные вопросы располагают в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.

Обычно текст строят по схеме:

введение (приводят мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для написания письма);

доказательства (приводят обоснование вопроса, изложенного в письме);

заключение (излагают выводы, предлагают решение).

К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого — нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли.

В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию. «, «Напоминаем, что срок выполнения. «.

Возможно изложение текста от 3-го лица единственного числа, например: «компания не предполагает. «, «организация изучила. «.

Формулу обращения от 1-го лица единственного числа («прошу», «предлагаю», «приглашаю») используют в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

При составлении делового письма, когда уже определено его содержание, важно правильно использовать языковые формулы (или, как их еще называют, клише) для окончательной отработки текста подготавливаемого документа.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковая формула гарантийного письма — конструкция: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №. «; сопроводительного — «Направляем. «, «Высылаю. «, письма-просьбы — «Прошу. «, «Обращаемся с просьбой. » и т.д.

Практика документной лингвистики рассматривает многочисленные клише как важные строительные конструкции, формирующие текст письма. Их использование связано, по-видимому, сначала с интуитивным, а впоследствии — с осознанным стремлением унифицировать тексты для определенных разновидностей письма.

Одновременно клише являются сигналами, подчеркивающими смысл фрагментов писем, включающих эти клише. Поэтому клише чаще всего приводят в начале предложения [2].

В целом использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности понимания текста.

Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.

Текст письма разбивают на абзацы, каждый из которых посвящен одному вопросу. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

После составления текста письма оформляют реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?», «О ком?» и кратко отражающий содержание письма.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй — копию — печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.

Письма пересылают адресату по почте (в том числе электронной), факсу или передают с курьером.

С развитием российской экономики и гражданского общества в нашей стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями. Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнерами невозможно без деловой переписки.

Взыскательность к письменному этикету в развитых странах основана на сложившихся в течение многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания, весьма требователен к форме служебных документов и, в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надежности как предпринимателя и партнера. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде.

В каждой стране деловую корреспонденцию оформляют в соответствии с установленными национальными правилами. Существуют международные стандарты на деловые письма. Общие требования к тексту деловых писем, также применимы и к переписке с иностранными партнерами.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок [15].

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль.

Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

Степень знакомства, характер отношений;

Официальность/неофициальность ситуации общения;

Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании обращение выравнивается по центру.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых -обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

1.2 Классификация деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления [11].

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.

Гарантийное письмо — письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем. «, «Ставим Вас в известность».

Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Сопроводительное письмо — письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу («Просим»).

Письмо-запрос — письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) [9].

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма — это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Обычные письма направляются одному получателю.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используюбтся когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

1.3 Структура текста основных видов деловых писем

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы [3].

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

works.doklad.ru

Смотрите так же:

  • Жалоба на судоисполнителей Куда жаловаться на судебных приставов? Куда жаловаться на судебных приставов – такой вопрос нередко возникает у граждан, пытающихся вернуть долги при помощи судебных приставов-исполнителей. Конечного результата от приставов можно ждать […]
  • Свидетельство о собственности на квартиру до 1998 Свидетельство о государственной регистрации права на квартиру Свидетельство о государственной регистрации права – это всего лишь правоподтверждающий (не путать с правоустанавливающим, об этом ниже) документ, который свидетельствует о […]
  • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]
  • Правила приёма повреждённых денежных знаков иностранных государств Правила приёма повреждённых денежных знаков иностранных государств Организация работы обменных пунктов Информация и документы для сведения клиентов Типовые правила приема поврежденных денежных знаков иностранных государств (группы […]
  • Перерасчет пенсии инвалидам 2 группы Пенсии работающим инвалидам Начисление материальных выплат категории граждан, имеющих инвалидность, — одно из приоритетных направлений социальной политики государства, в основу которой заложена забота о наиболее уязвимой в материальном […]
  • Правило формального повода Формальная и неформальная оценка учашихся на уроке английского языка Из опыта работы преподавателя английского языка. Сегодня мы поговорим о том, как оценивать задания учащихся, и поделимся некоторыми идеями, которые могут облегчить вашу […]

Обсуждение закрыто.