Кто имеет право заверять документы на предприятии

Кто может заверить копии документов?

Вопрос-ответ по теме

На основании какого документа сотрудник получает право заверять копию документа: приказа или доверенности? Ни в одной должностной инструкции у нас в компании об этом не сказано.

Порядок заверения копий документов устанавливает Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изм. от 08.12.2003) и ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Указом установлен общий порядок выдачи копий документов и их заверения, а ГОСТом — правила оформления реквизита «Отметка о заверении копии».

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за …г.».

Одной должностной инструкции для регламентации порядка заверения копий недостаточно. Должностная инструкция разрабатывается на должность, а приказ закрепляет персональную ответственность за заверение копий за конкретным должностным лицом (должностными лицами).

Кроме того, правила оформления и заверения копий документов должны быть установлены в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству. Таким образом, для регламентации порядка заверения копий документов в организации необходимы три документа:

  • должностная инструкция;
  • инструкция по делопроизводству;
  • приказ о возложении обязанностей по заверению копий документов на конкретное должностное лицо (должностные лица).

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

www.sekretariat.ru

Кто имеет право заверять документы на предприятии

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Тимошкина Ю. В.,
главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации. Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).

В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно.

В настоящее время действуют следующие документы, регламентирующие порядок заверения организацией копий документов:

Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность?

Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность. Нотариально заверенная копия паспорта не признана судебной практикой документом, заменяющим паспорт (определение Московского городского суда от 22.04.2011 № 33-8846).

Кроме того, в п. 9 постановления № 828 указано, что третья страница паспорта гражданина РФ защищена ламинационной пленкой с голографическим изображением. В правом верхнем углу расположен элемент, имеющий форму окружности, с буквами «РФ». В зависимости от угла зрения элемент меняет свой цвет с пурпурного на зеленый. Названные защитные механизмы не могут быть воспроизведены при копировании данной страницы.

Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя.

Копии документов, связанных с работой

Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой (копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Выдаваемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. При этом, в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Положениями п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовано при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставлять заверительную надпись:

«Верно» директор ___ И в а н о в ___ /Иванов В. В./
01.08.2014

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации).

При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина персональные данные сотрудника охраняются государством и подлежат защите.

Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).

Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.

ПОЗИЦИЯ ВАС

При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Копии документов как доказательства в суде

Согласно положениям ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

ПОЗИЦИЯ ФАС

Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств.

Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003). При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер. В определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 ВАС РФ отметил, что к надлежащим образом заверенным копиям относятся только те, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ.

Следует также указать, что, в соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой или невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (определение ВАС РФ от 26.12.2012 № ВАС-17927/12).

ПОЗИЦИЯ ФНС

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.ст. 126 или 129.1 НК РФ.

Иные копии документов

Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т. д.

Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов по требованию налогового органа на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В письме от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 ФНС РФ отмечает, что НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. д. и т. п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять. Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

В то же время Минфин РФ в письме от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 высказал противоположную точку зрения, согласно которой, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка. Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 Минфин РФ указал, что, согласно ст. 31 НК РФ, ФНС вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).

buhpressa.ru

Кто имеет право заверять документы организации?

Вопрос-ответ по теме

Кто имеет право заверять документы организации? В случае, если документы организации были заверены сотрудником полиции, при этом, как они были получены полицией не понятно и были представлены как доказательство в суд. Что было нарушено сотрудником полиции и какая наступит ответственность?

Заверить документы, как правило, может либо организация, от которой исходит документ , либо нотариус, имевший возможность сверить оригинал и копию, после чего удостоверить ее подлинность. Это следует из Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» и основ законодательства РФ «О нотариате». Если непосредственно от организации , от которой исходит документ , получить его затруднительно или невозможно, то такой документ может быть предоставлен иной организацией, официально получившей такой документ от организации , являющейся автором документа.

В соответствии с положениями ст. 20 Трудового Кодекса, работодатель – это юридическое лицо, в котором работает работник. Генеральный директор организации – это орган управления (представитель работодателя) организации, действующий на основании Устава.

Единоличный исполнительный орган общества без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; 2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия и т.д.

Следовательно, можно сделать вывод, что заверять документы организации может единоличный исполнительный орган (т.е. генеральный директор). Кроме того, законодательство допускает возможность уполномочить ответственное лицо на совершение определенных действий от имени организации путем выдачи ему доверенности.

Согласно п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это ее учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Данная доверенность не требует нотариального удостоверения.

Таким образом, если единоличный исполнительный орган (т.е. генеральный директор) не уполномочивал сотрудника полиции на заверение каких-либо документов организации, то в данном случае действия работника полиции были не законными и следовательно, документ который был заверен не уполномоченным гражданином не имеет юридической силы.

Если вы сомневаетесь в том или ином доказательстве , полагаете, что оно сфальсифицировано, то можно в суде заявить ходатайство об исключении документа из числа доказательства , предоставить оригинал соответствующего документа и копию, удостоверенную работодателем или нотариусом. Если противоречия в документах при сравнении оригинала и предоставленной ранее в суд копии будут установлены, то суд своим определением должен исключить ранее предоставленную копию из числа доказательств по делу.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность . Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации ( п. 5 ст. 185 ГК РФ ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата за временное замещение гендиректора

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положена доплата ( ст. 151 ТК РФ ).

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Нормативно-правовая база: Трудовой Кодекс РФ;

Статья 20. Стороны трудовых отношений

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 185. Доверенность

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

от 4 августа 1983 г. N 9779-X

О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ,

УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ,

КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН

(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)

Президиум Верховного Совета СССР постановляет:

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

3. Абзац не применяется на территории Российской Федерации. — Федеральный закон от 08.12.2003 N 169-ФЗ.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).

5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.

6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Председатель Президиума Верховного Совета СССР

Секретарь Президиума Верховного Совета СССР

«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»

(утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

(ред. от 05.04.2013)

Глава XIII. СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ВЕРНОСТИ КОПИЙ

ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ, ПОДЛИННОСТИ ПОДПИСИ

И ВЕРНОСТИ ПЕРЕВОДА

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Статья 78. Свидетельствование верности копии документа, выданного гражданином

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Статья 79. Свидетельство верности копии с копии документа

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Статья 80. Свидетельствование подлинности подписи на документе

Нотариус свидетельствует подлинность подписи на документе, содержание которого не противоречит законодательным актам Российской Федерации.

Нотариус, свидетельствуя подлинность подписи, не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а лишь удостоверяет, что подпись сделана определенным лицом.

(в ред. Федерального закона от 03.12.2011 N 386-ФЗ)

Статья 81. Свидетельствование верности перевода

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками.

Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.

www.kdelo.ru

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

  • Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Окончание статьи, начало в № 11` 2012

Поводом к написанию настоящей статьи послужил звонок одного из читателей нашего журнала, у которого в суде возникли проблемы из-за того, что представленные им в качестве доказательств копии документов были заверены согласно рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели практику представления заверенных копий документов в различных сферах (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце мы делаем окончательные выводы – даем свои рекомендации по заверению копий документов, так сказать, на все случаи жизни.
Анализ собранной в статье судебной практики вооружит вас до зубов, и в случае предъявления претензии к заверенной вами копии со стороны контролирующих органов, контрагентов, судей или ваших коллег вы всегда будете знать, что им ответить.

Практика представления заверенных копий документов.

М ожно ли сделать вывод о том, что при заверении копии документа необходимо соблюдать только требования Указа № 9779-Х и игнорировать содержание хоть и более современного, но имеющего рекомендательный характер ГОСТа Р 6.30-2003?

Для ответа на этот вопрос обратимся к практике судебных и иных уполномоченных органов власти, которая складывается при рассмотрении наиболее часто встречающихся случаев, когда возникает необходимость заверения копий документов самой организацией.

…при привлечении к ответственности за утрату подлинников

Арбитражными судами нередко рассматриваются дела об оспаривании компаниями привлечения их к ответственности по ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за утрату документов, хранение которых является обязательным в силу закона). Судьи в таких спорах зачастую принимают во внимание положения Указа № 9779-Х как единственного нормативного правового акта (за исключением законодательства, регулирующего деятельность нотариата в Российской Федерации и правила совершения нотариальных действий), применяемого по вопросу о надлежащем заверении копии документа при утрате его подлинника.

Постановлением Регионального отделения ФСФР России в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) от 27.10.2010 ОАО «Фирма «Салют» было привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде административного штрафа в размере 200 000 руб. Нарушение состояло в том, что общество утратило подлинники документов, связанных с регистрацией выпусков, проспекты ценных бумаг и отчеты об итогах выпусков ценных бумаг. Выявлено оно было при обращении организации в РО ФСФР России в ЦФО за получением дубликатов указанных документов. ОАО «Фирма «Салют» попыталось оспорить привлечение к ответственности в арбитражном суде. Однако, несмотря на то, что общество представило акты утраты документов и копии утраченных документов, сделанные с подлинников, хранившихся у регистратора, суд посчитал, что представленные им копии не соответствуют требованиям, относящимся к заверенной в установленном порядке копии документа ни по его реквизитам, ни по порядку его получения. Арбитры отметили, что в случае утраты подлинников, подлежащих обязательному хранению, обществу следовало обратиться в уполномоченный орган для получения заверенных в установленном порядке копий документов.

Поэтому суд подтвердил вину общества в административном правонарушении (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.07.2011 № КА-40/7012-11). При этом в мотивировочной части суд сослался на п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 17.07.2003 № 03-33/пс), а также на Указ № 9779-Х, требования которого обществом выполнены не были. Из данного Указа следует, что верность копии свидетельствует своей подписью руководитель или уполномоченное на то должностное лицо организации, которая выдает копию документа, а не организации, получающей копию документа. Это требование как раз и не было исполнено обществом.

И такой подход судов по аналогичным делам в наше время не редкость (см., например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2012 № 09АП-22421/2012).

…в налоговый орган

Со стороны Минфина и ФНС России издан комплекс актов, которые устанавливают порядок и реквизиты заверения копий представляемых налогоплательщиками документов. Среди них назовем и прокомментируем несколько наиболее часто применяемых:

    Приказ ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/[email protected], в приложении № 5 к которому даны комментарии о том, как необходимо заверять копии документов, представляемых по требованию налоговых органов.

Истребуемые документы представляются в виде заверенных копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.

Таким образом, в пункте 1 статьи 93 Кодекса под словами «заверенных должным образом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу.

… каждая представляемая в налоговый орган копия документа должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Эта позиция подтверждается арбитражной практикой. Так, например, Федеральным арбитражным судом Московского округа в постановлении от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 сделан вывод о том, что в п. 2 ст. 93 Кодекса * под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. При этом указано, что из положений ст. 93 Кодекса следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

* Примеч. ред.: здесь и далее по тексту статьи имеется в виду Налоговый кодекс РФ.

ООО «Юнилевер СНГ» обратилось в Арбитражный суд города Москвы с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 48 по г. Москве в части отказа в подтверждении нулевой ставки по НДС за февраль 2006 г. в сумме 145 922 284,21 руб. и в части отказа в возмещении НДС за февраль 2006 г. в размере 23 215 081,66 руб.

В обоснование своей позиции налоговая инспекция ссылалась на следующие обстоятельства. Документы к налоговой декларации по НДС по ставке 0% за февраль 2006 г. были переданы обществом в налоговый орган с сопроводительным письмом, на последней странице которого было указано, что документы заверены предприятием. Представленные обществом копии документов были прошиты, заверены печатями и подписями руководителя и главного бухгалтера общества. Но налоговая инспекция посчитала, что копии не были заверены должным образом, т.е. организация не смогла обосновать применение ставки НДС 0%, что является нарушением п. 1 ст. 165 Налогового кодекса РФ.

Решением суда первой инстанции заявленные ООО «Юнилевер СНГ» требования были удовлетворены в полном объеме. Апелляционная инстанция данное решение поддержала, указав следующее (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2007 № 09АП-9736/2007-АК по делу № А40-71828/06-112-417). НК РФ не содержит требований относительно того, каким образом должна быть заверена копия контракта. При этом наличие подлинной печати организации и подписи уполномоченного лица на документе уже придает ему юридическую силу. Прошивка документов, осуществленная обществом, исключает возможность фальсификации предоставляемых документов. Количество же заверяемых копий документов было указано в сопроводительном письме.

Кроме того, арбитры отметили, что в письме от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 ФНС России утверждала, что «. под словами «заверенных должным образом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу». Получается, что налоговые органы в своих официальных разъяснениях также придерживаются точки зрения о достаточности проставления на документе печати организации и подписи уполномоченного лица для придания ему юридической силы.

Поэтому суд посчитал вывод налогового органа о том, что документы, представленные обществом, не заверены должным образом, а потому не могут быть приняты во внимание, необоснованным и неправомерным.

Кодексом не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов, как и право ФНС России устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.

Вместе с тем, необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом, в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

… по запросу работника

В силу ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой, в срок не позднее 3 рабочих дней.

При этом практика исходит из того, что выдавать надо именно заверенные копии документов.

Г.В. обратился в суд с иском к Муниципальному учреждению здравоохранения «Станция скорой медицинской помощи» Ступинского муниципального района Московской области о возложении обязанности выдать заверенные печатью организации документы, связанные с работой у ответчика водителем с 01.06.2006: копии расчетных листков, графики работы, копии путевых листков, копии расчета оплаты больничных листков, очередных отпусков, заработной платы за работу в праздничные дни. Одновременно Г.В. просил суд взыскать сумму возмещения морального вреда в размере 100 000 рублей.

Суд первой инстанции установил, что необходимые Г.В. документы связаны с его работой у ответчика, и, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, пришел к выводу об удовлетворении требований Г.В. (кроме требований о возмещении морального вреда).

Определением суда кассационной инстанции от 02.08.2011 решение суда первой инстанции было отменено: отказывая в удовлетворении требований Г.В., суд указал, что к возникшим правоотношениям подлежит применению п. 1 Указа № 9779-Х, которым предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов.

Суд надзорной инстанции поступил следующим образом: отменил постановление суда кассационной инстанции и оставил в силе решение Ступинского городского суда Московской области. Мотивировал это так. По смыслу ст. 62 Трудового кодекса РФ право работника на получение копий документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов, указанным в ст. 62 Трудового кодекса РФ, является заявление работника, составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления данная норма закона не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ. Иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, в данном случае не установлено. При этом законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Из искового заявления и надзорной жалобы Г.В. следует, что копии указанных им документов необходимы для обращения в вышестоящие органы для проверки правильности начисления заработной платы, расчета больничных листков, очередных отпусков. При таких обстоятельствах и принимая во внимание, что Указ № 9779-Х не противоречит ст. 62 Трудового кодекса РФ, а лишь регламентирует общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, вывод суда кассационной инстанции об отказе в удовлетворении требований Г.В. нельзя признать законным и обоснованным (постановление Президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12).

Обратите внимание на следующее. Персональные данные работников подлежат защите в соответствии с главой 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поэтому если в документе, копию которого работник просит предоставить в своем заявлении и который связан с работой данного сотрудника, содержатся также и персональные данные других работников, необходимо оформить и выдать ему выписку из такого документа.

… по запросу акционера (участника)

В соответствии с корпоративным законодательством (в частности – со ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее – Закон об АО) общество должно обеспечить акционерам (участникам) доступ к документам, которые оно обязано хранить в соответствии с законом. Так, согласно п. 2 ст. 91 Закона об АО документы, предусмотренные п. 1 этой же статьи, должны быть предоставлены обществом в течение 7 дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предусмотренным п. 1 ст. 91, предоставить им копии указанных документов.

Однако организации не всегда выполняют данную обязанность, не говоря уже о том, что не соблюдают требования Указа № 9779-Х при заверении выдаваемых копий документов. Посмотрим, как к этому относятся суды.

Т. и М., будучи акционерами ЗАО «Эврика», обратились в арбитражный суд с иском об обязании общества предоставить им копии ряда документов (в том числе приказов по поводу проведения общего годового собрания акционеров; протокола собрания; списков лиц, имеющих право на участие в собрании и зарегистрированных для участия в нем; бюллетеней по всем вопросам повестки дня общего собрания). Общество предоставило обычные копии запрашиваемых документов, т.к., по его мнению, закон обязывает предоставлять только «копии документов», а не «заверенные обществом копии документов».

Суд на поводу у общества не пошел и удовлетворил требования Т. и М. При этом указал следующее. Незаверенный документ не свидетельствует о том, что он является копией запрашиваемого документа, поскольку в соответствии с Указом № 9779-Х верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации. Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.10.2008 № КГ-А40/9957-08 по делу № А40-54180/07-131-460).

Гражданин Ч., являвшийся акционером ОАО «БЗ АТИ», обратился в арбитражный суд и с учетом уточнения своих исковых требований просил обязать ОАО «БЗ АТИ» представить ему заверенные копии документов (протокола общего собрания акционеров, отчета об оценке).

ОАО «БЗ АТИ» с данными требованиями было не согласно. Сослалось на то, что Гражданский кодекс РФ и Закон об АО, ГОСТ Р 51141-98 не предусматривают выдачу надлежаще оформленных копий документов, а Указ № 9779-Х распространяется на государственные и общественные предприятия, а не на акционерные общества.

В судебном заседании было установлено, что ОАО «БЗ АТИ» были выданы Ч. копии истребуемых документов, но без надлежащего оформления. Обращение же Ч. к ОАО «БЗ АТИ» с просьбой заверить копии печатью общества было проигнорировано. За это ОАО «БЗ АТИ» и поплатилось в суде.

Рассматривая дело по существу, суд указал, что ссылка на Указ № 9779-Х как действующий нормативный правовой акт является правомерной. Кроме того, арбитры обратили внимание, что ни Гражданский кодекс РФ, ни Закон об АО не конкретизируют понятие «копия документа», поэтому в силу п. 1 ст. 6 Гражданского кодекса РФ необходимо применять гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). А из буквального толкования Указа № 9779-Х следует, что он определяет порядок выдачи, свидетельствования копий документов, и требования обозначенного Указа имеют отношение к акционерным обществам (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.08.2003 № Ф04/3899-859/А03-2003).

… для участия в конкурсе (аукционе)

В ст. 35 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» перечислено, какие документы и копии документов должны быть представлены в составе заявки для участия в аукционе. В том случае, если поступившие от претендентов на участие в аукционе копии документов заверены ненадлежащим образом, им может быть отказано в допуске.

При рассмотрении споров в арбитражных судах, касающихся вопросов правомерности или неправомерности отказа в допуске к участию в аукционе лиц, подавших заявки, суды зачастую вынуждены давать свою оценку достоверности представленных копий документов.

Федеральным государственным учреждением «Управление по эксплуатации здания Счетной палаты Российской Федерации» Управления делами Президента Российской Федерации (далее – заявитель) был проведен открытый аукцион «Оказание услуг по содержанию в чистоте служебных и технических помещений общего пользования корпусов Счетной палаты Российской Федерации». По результатам рассмотрения заявок на участие в аукционе, поданных ООО «Нью Лэнд», ООО «Лазория», ООО «Диана-Офис-Сервис», ООО «Альфа-Сервис», к участию в аукционе было допущено только ООО «Лазория», а трем другим претендентам отказано. Последние обратились в Управление Федеральной антимонопольной службы по г. Москве и Московской области (далее – УФАС), чтобы обжаловать такой отказ. УФАС признало жалобу ООО «Альфа Сервис» обоснованной и выдало заявителю предписание об устранении нарушений закона. Заявитель же с таким решением УФАС не согласился и обратился в суд.

Отказ в допуске ООО «Альфа-Сервис» к аукциону был мотивирован среди прочего:

  • отсутствием документа (подлинника либо надлежащим образом заверенной копии), подтверждающего полномочия лица (генерального директора) на осуществление действий от имени участника размещения заказа, в частности, на подписание заявки на участие в аукционе и документов в составе заявки;
  • отсутствием подписи (парафирования) ряда страниц документов, входящих в заявку на участие в аукционе, лицами, указанными в документации об аукционе.

В обоснование своей позиции по неправомерности отказа ООО «Альфа-Сервис» в допуске к участию в аукционе УФАС ссылалось на следующие обстоятельства:

  • в конкурсной документации об аукционе отсутствует требование об оформлении заявки в соответствии с государственными стандартами, при этом требования ГОСТа Р 6.30-2003 об оформлении аукционных заявок носят рекомендательный характер;
  • аукционная заявка ООО «Альфа-Сервис» оформлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

При рассмотрении дела судом было установлено следующее. Заявка со всеми приложениями была подписана генеральным директором ООО «Альфа-Сервис» Ч. В составе поданной ООО «Альфа-Сервис» заявки имелись: ксерокопии протокола от 10.04.2007 № 3, приказа от 11.04.2007 № 2, доверенности от 11.04.2007 № 3. Суд посчитал, что ксерокопии вышеуказанных документов не являются документами, подтверждающими полномочия генерального директора данного участника аукциона, так как они не были заверены надлежащим образом и не могли в связи с этим с должной степенью достоверности подтверждать указанные в них сведения. Ссылаясь на п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003, суд обратил внимание, что «на вышеуказанных ксерокопиях документов проставлена только печать ООО «Альфа-Сервис» и чья-то подпись, при этом не понятно, к какому требованию отнесены указанные печать и подпись: к требованию о заверении документа либо к требованию о парафировании каждого документа, входящего в состав заявки на участие в аукционе».

Поэтому судья посчитал обоснованным вывод аукционной комиссии о том, что вышеуказанные ксерокопии не могут быть признаны документами, подтверждающими полномочия генерального директора ООО «Альфа-Сервис» Ч. на подписание заявки на участие в аукционе со всеми приложениями к ней. Таким образом, отказ в допуске к участию в открытом аукционе был признан правомерным (решение Арбитражного суда г. Москвы от 10.06.2008 по делу № А40-8829/08-92-65).

Заметим, что данные о дальнейшем обжаловании этого решения в судах вышестоящих инстанций отсутствуют. Между тем ссылка суда на применение ГОСТа Р 6.30-2003 является спорной. Но если смотреть по существу, то использованный ООО «Альфа-Сервис» способ оформления документации к аукциону действительно ставил под сомнение достоверность указанных в копиях документов сведений. Вот так ошибка в заверении копий документов повлекла за собой, среди прочих нарушений, срыв участия компании в аукционе.

… как доказательств в суде

В соответствии с гражданско-процессуальным 2 и арбитражно-процессуальным 3 законодательством письменные доказательства должны представляться в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Как мы уже говорили, определения понятию «надлежащим образом заверенной копии» в законе нет. Поэтому и приходится ориентироваться на судебную практику. Наиболее типичные высказывания судей мы приводим ниже.

Высший Арбитражный Суд РФ в определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009 пояснил, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица [организации], от которой исходит соответствующий документ».

В зависимости от того, кем заверяется копия документа, копии могут быть нотариально заверенные и заверенные иными уполномоченными лицами, в частности заверенные уполномоченным лицом организации, судебным органом (часть 10 статьи 75 АПК РФ) или иным государственным органом и т.д.

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом.

Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа рассматривал в кассационной инстанции дело об административном правонарушении, предусмотренном ч. 3 ст. 14.13 КоАП РФ: конкурсный управляющий общества, находившегося в состоянии банкротства, длительное время не принимал имущество данного общества, в т.ч. бухгалтерскую и иную документацию; не обеспечивал сохранность имущества общества, в результате чего самой организации и ее кредиторам были причинены убытки. В качестве доказательств совершения правонарушения были представлены незаверенные копии документов.

Данным обстоятельствам суд дал следующую оценку (постановление от 28.07.2004 по делу № А56-48848/03): в соответствии со ст. 26.2, 26.6 КоАП РФ, а также ст. 75 АПК РФ незаверенные ксерокопии письменных документов не могут считаться надлежащими доказательствами по делу об административном правонарушении, а протокол об административном правонарушении, основанный на этих документах, не может считаться достаточным доказательством. Одновременно суд прокомментировал, что надлежаще заверенными копиями документов являются:

  • копии, заверенные нотариально;
  • копии, выданные в порядке, установленном Указом № 9779-Х;
  • копии, удостоверенные консульским учреждением либо проставлением апостиля.

Гражданин Ш., являвшийся акционером ОАО «Конаковский фаянсовый завод» и не принимавший участия в общем собрании акционеров, на котором было принято решение о ликвидации данного общества, обратился в арбитражный суд с иском о признании такого решения незаконным. В обоснование иска Ш. указал, что не был извещен о проведении общего собрания.

Однако ОАО «Конаковский фаянсовый завод» представило доказательства извещения акционеров общества о проведении спорного общего собрания в виде заверенных обществом копий реестра отправки и почтовой квитанции с оттиском календарного штемпеля органа почтовой связи, подтверждающие прием на отправку заказной корреспонденции в адрес акционеров общества. По мнению Ш., общество было не вправе заверять эти два документа. Однако судом было отмечено, что АПК РФ не содержит запрета на заверение копии письменного доказательства самим юридическим лицом, участвующим в деле и представляющим данное доказательство арбитражному суду, и что это не противоречит порядку выдачи и освидетельствования организациями копий документов, установленному Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.08.2008 по делу № А66-8123/2007).

При этом необходимо учитывать и другие положения закона относительно доказательственного значения копий документов. Так, в силу ч. 7 ст. 67 ГПК РФ и ч. 6 ст. 71 АПК РФ суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией документа, если:

  • подлинник документа отсутствует (не предъявлен);
  • копии документов, представленные разными сторонами, по содержанию не совпадают;
  • невозможно установить содержание подлинника документа, исходя из других имеющихся по делу доказательств.

Причем все эти 3 обстоятельства должны иметь место в совокупности. Поэтому даже при представлении в суд ненадлежащим образом заверенных копий документов в качестве доказательств сторона, приобщившая их к материалам дела, имеет возможность подтвердить необходимые ей факты. Правда, эта возможность будет поставлена в зависимость от грамотности аргументации такого участника процесса и от усмотрения суда. А мы видим, что не все суды придерживаются одинаковых подходов. Некоторые судьи могут быть приверженцами формализма, и при наличии ненадлежащим образом заверенной, по их мнению, копии документа (или вовсе незаверенной) просто признать недоказанными обстоятельства, на которые ссылается сторона, представившая такую копию.

Территориальное управление Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Республике Бурятия обратилось в арбитражный суд с иском к индивидуальному предпринимателю З. о взыскании задолженности по арендной плате и пеней за просрочку оплаты. Ответчик З. представила копию соглашения к договору аренды, согласно которому арендная плата должна была осуществляться в адрес ФГУП «Бурятгеоцентр», поэтому, по ее мнению, во взыскании задолженности по арендным платежам в пользу истца следовало отказать.

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа с этими доводами не согласился, т.к. названное соглашение со стороны З. было представлено в виде копии, которая не соответствовала требованиям, предъявляемым к копии и перечисленным в Указе № 9779-Х. Поэтому суд отказал в принятии данной копии в качестве доказательства по делу (постановление от 24.04.2006 № А10-4675/05-Ф02-1602/06-С2).

В ряде случаев формальный подход при рассмотрении дела может повлечь отмену вышестоящими судами вынесенных в результате таких действий судебных актов и направление дела на новое рассмотрение. Но есть и примеры судебных дел, когда вышестоящие инстанции оставляют вынесенные в описываемой ситуации судебные акты в силе.

ООО «Медиа-Маркт-Ростов-1» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Инспекции Федеральной налоговой службы по Ворошиловскому району г. Ростова-на-Дону о признании незаконным решения данной налоговой инспекции, вынесенного по результатам проведения камеральной налоговой проверки представленной обществом первичной налоговой декларации по НДС.

Решением суда первой инстанции в удовлетворении заявления отказано. Общество обратилось в кассационную инстанцию с обжалованием вынесенного не в его пользу судебного акта.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа посчитал, что светокопии документов, которыми налогоплательщик (общество) обосновывал право на налоговый вычет, представленные как обществом, так и налоговым органом, заверены с нарушением требований п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 и Указа № 9779-Х. При этом отметил, что суду первой инстанции еще при первоначальном рассмотрении спора следовало указать участвующим в деле лицам на ненадлежащее оформление представленных светокопий и истребовать подлинники таких документов. Нижестоящим судом также не было учтено, что налоговая инспекция в своем решении и отзыве на заявление общества не ссылалась на отсутствие у налогоплательщика подлинных документов, которыми последний подтверждал свое право на налоговый вычет, или на отказ их представить при проведении проверки. Осталось невыясненным, истребовались ли налоговиками у общества подлинники документов в порядке, установленном п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, либо была каким-то другим способом проверена содержащаяся в светокопиях информация.

Принимая все это во внимание, тройка судей кассационной инстанции вернула дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции со специальным указанием истребовать у общества подлинники документов, которыми оно обосновывало заявленные им требования, приобщить к материалам дела копии этих документов, заверенные с соблюдением установленного порядка, исследовать и оценить все доказательства (постановление от 26.12.2008 № Ф08-7782/2008 по делу № А53-6624/2008-С5-23).

В ряде случаев встречается обратная ситуация, когда суд первой инстанции принимает в качестве доказательств ненадлежащим образом заверенные копии документов, а суды вышестоящих инстанций с этим не соглашаются и возвращают дело на новое рассмотрение.

Суд кассационной инстанции вернул на новое рассмотрение дело по спору ООО «КонтинентальПром» с Инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам по г. Элисте в отношении возмещения из бюджета НДС в сумме 30 667 000 руб. (ранее судом первой инстанции требования ООО «КонтинентальПром» были удовлетворены в полном объеме, а после апелляции оставались удовлетворенными требования в части 29 051 721 руб.).

Мотивировка кассационного суда была следующей. Сделанные нижестоящими судами выводы были основаны на ксерокопиях документов, которые надлежаще не заверены. Ссылка на то, что подлинные документы обозревались в заседании, не может приниматься во внимание, так как не указано, подлинники каких именно документов с указанием их реквизитов были предметом судебного исследования. Судом первой инстанции не была засвидетельствована верность копий документов, имеющихся в деле.

Поэтому суд кассационной инстанции потребовал, чтобы при новом рассмотрении дела была проверена обоснованность требований ООО «КонтинентальПром» о его праве на применение налоговой льготы по НДС на основании подлинных документов или их копий, заверенных надлежащим образом. При этом суд сослался на п. 1 Указа № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 30.09.2002 № Ф08-3639/02-1282А по делу № А22-275/02/6-40).

Другие же судьи могут рассмотреть ситуацию по существу, и даже при наличии ненадлежащим образом заверенных копий документов с помощью их подлинников и/или других доказательств установить обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела.

Однако, согласитесь, гораздо проще сразу представить в суд правильно оформленные копии документов в качестве доказательств своей позиции по делу, предусмотрев при заверении все требуемые и рекомендуемые к применению реквизиты.

Какие выводы можно сделать?

Изучив нормативную базу, практику применения положений Указа № 9779-Х и ГОСТа Р 6.30-2003, мы пришли к следующему заключению:

  1. Требования Указа № 9779-Х в отношении порядка выдачи заверенных копий документов и реквизитов заверения необходимо соблюдать всем организациям во избежание привлечения к административной и гражданско-правовой ответственности, споров с проверяющими органами, иными органами государственной власти, а также придирок со стороны контрагентов по договорам и работников в ходе судебных разбирательств и на стадии досудебного урегулирования споров.
  2. Установленные в ГОСТе Р 6.30-2003 правила заверения копий документов по ряду моментов дополняют положения Указа № 9779-Х, поэтому целесообразно использовать рекомендации ГОСТа относительно отдельных реквизитов заверенной копии документа в дополнение к обязательным положениям Указа № 9779-Х. Тем более что судебная практика по данному вопросу весьма разнообразна, а порой и противоречива, в чем мы с вами смогли убедиться.
  3. Необходимо избегать удостоверения верности копий документов организации лицами, не состоящими в ее штате (в т.ч. представителями управляющих или дочерних структур; лицами, с которыми заключены договоры подряда или возмездного оказания услуг, включая адвокатов, аудиторов, специалистов по ведению архива и др.).
  4. Имеет смысл прописать в инструкции по делопроизводству (образцы формулировок см. в Примере 3, опубликованном в первой части статьи в предыдущем номере журнала):
    • порядок заверения копий документов;
    • образец заверительной надписи, которая объединила бы в себе правила, предписанные Указом № 9779-Х, и рекомендуемые ГОСТом Р 6.30-2003, и/или эскиз для штампа, который облегчит выполнение заверительных надписей, особенно когда это требуется для оформления большого количества копий документов.
      В Примере 6 мы приводим образец отметки о заверении копии одностраничного документа, оформленной в соответствии с требованиями Указа № 9779-Х и рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003. Если же копия документа включает в себя несколько листов, то можно воспользоваться образцом заверительной надписи из Примера 7. А теперь вопрос «на засыпку». Как вы станете заверять копию двухстраничного документа, распечатанную на двух сторонах одного листа? Здравые люди сочтут, что оформление заверительной надписи на одной стороне копии будет достаточным, в ГОСТе рекомендуют располагать ее ниже реквизита «Подпись», а Указ ничего не говорит о месте ее нахождения. Но мы советуем оформлять заверительную надпись на обеих сторонах листа, чтобы избежать лишних придирок и сомнений со стороны проверяющих, контрагентов и судей относительно информации на «незаверенной» стороне копии. Причина в том, что данный документ классифицируется как многостраничный, и при формальном подходе нужно заверять каждую его страницу либо сшив;
    • перечень должностных лиц, которые наделены правом, наряду с руководителем организации, удостоверять верность копий документов, подлинники которых находятся в этой организации (можно также прописать, если это необходимо, что отдельные должностные лица имеют право заверять подлинность копий только строго определенных документов: например, главный бухгалтер – в отношении копий документов, представляемых в налоговые органы; начальник канцелярии – в отношении копий документов, представляемых по запросам других органов контроля и надзора; начальник юридического отдела – в отношении копий документов, представляемых в судебные органы, и т.п.). Данным лицам обязательно надо выдать и доверенность, содержащую соответствующие полномочия.
      Образцы приказа о наделении соответствующими полномочиями, доверенности и формулировки трудового договора приведены в Примерах 2, 4 и 5 в предыдущем номере журнала.

Заверительная надпись на копии одностраничного документа, объединяющая требования Указа № 9779-Х и рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 (располагается ниже реквизита «Подпись»)

www.delo-press.ru

Смотрите так же:

  • Жалоба на судоисполнителей Куда жаловаться на судебных приставов? Куда жаловаться на судебных приставов – такой вопрос нередко возникает у граждан, пытающихся вернуть долги при помощи судебных приставов-исполнителей. Конечного результата от приставов можно ждать […]
  • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]
  • Код права собственности Подтверждение права собственности на домен с помощью Google Analytics Если вы используете Google Analytics для отслеживания трафика веб-сайта в домене, вы можете подтвердить право собственности на домен и активировать G Suite с помощью […]
  • Отгул по семейным обстоятельствам заявление Образец заявления на отгул по семейным обстоятельствам Понятие «отгул» не определено в законодательстве. Поэтому под ним подразумевают отпуск без сохранения зарплаты. Как известно, ежегодный оплачиваемый отпуск планируется заранее и […]
  • Законы сложения 2 Законы сложения чисел Переместительный закон сложения Если слагаемые поменять местами, то сумма не изменится. Это можно легко проверить, посчитав количество звёздочек, представленных на рисунке: Можно сначала посчитать зелёные звёздочки, […]
  • Правила пдд круглый знак ПДД: Запрещающий дорожный знак 3.2 Движение запрещено в Правилах дорожного движения Запрещающий дорожный знак 3.2 Движение запрещено запрещает движение соответствующих видов транспортных средств в обоих направлениях. Действие запрещающего […]

Обсуждение закрыто.