Как вести правильно приказы

Оглавление:

Как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. Производственная необходимость регистрации приказов по личному составу. Отдельные журналы для отпусков и больничных.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.

Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.

Качество журнала

Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.

При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.

Оформление журнала

На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.

Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».

На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.

На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.

Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

Ведение журнала

Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:

  1. № п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
  2. Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
  3. Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
  4. Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
  5. ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
  6. Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
  7. Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
  8. Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
  9. Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.

Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.

moyafirma.com

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Отправить на почту

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

nalog-nalog.ru

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
  • О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
  • Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

  • прошнурованный;
  • пронумерованный;
  • опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.

В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье.

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С, то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

znaydelo.ru

Журнал регистрации приказов по личному составу

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал регистрации приказов по личному составу — применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.
  • Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
  • Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки)

Контрольная пломба

Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

  • О приеме работника (работников) на работу
  • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
  • О переводе работника (работников) на другую работу
  • О совмещении должностей / профессий
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
  • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
  • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
  • и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

www.hr-ok.ru

Заполнение книги приказов

Прежде чем перерабатывать бланк, очень нужно тщательно посмотреть изложенные в нем статьи законодательства. С течением лет они вполне могут потерять актуальность. Сэкономленные деньги, как правило, не лишние. Верно изложенный шаблон станет спасительным в разрешении трудностей при написании заявления. Это поможет сохранить ресурсы на найме юриста.

Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

Книга приказов: образец

К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

    Заполнение книги приказов

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • дата его выхода
  • его содержание
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ. Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Заполнение книги приказов

    Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

    Книга приказов: образец

    К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

    Заполнение книги приказов

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • дата его выхода
  • его содержание
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.

    Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?

    Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

    Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

    Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.

    Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.

    Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

    И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

    Для чего необходим?

    Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно‑хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

    Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

    Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут .

    Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.

    И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

    Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

    Какие приказы регистрируются?

    Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

    Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  • Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  • Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
  • Обеспечение охраны коммерческой тайны.
  • Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
  • Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
  • Утверждение штатного расписания.
  • Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
  • Проведение внутренних проверок и аттестаций.
  • Планирование основной деятельности и контроль за ней.
  • Вопросы финансирования.
  • Материально‑техническое база.
  • Информационно‑документальное обеспечение.
  • А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

    Зачем необходима регистрация?

    Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

    Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

    Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

    Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

    Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

    Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

    Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

    Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

    Правила заполнения

    Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.

    Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

    1. Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
    2. Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
    3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
    4. Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
    5. Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
    6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

    Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

    Какая существует франшиза прачечной? Тут перечислены варианты.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

    Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

    Форма журнала регистрации приказов по личному составу

    Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

    Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

    Виды приказов по движению кадров

    К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
  • О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
  • Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

    В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о праздничных днях и т.д.

    Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

    Для чего нужен этот журнал?

    Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

    Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

    Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

    Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

    Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

    Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

    Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

    С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

    Можно купить готовый журнал:

  • прошнурованный;
  • пронумерованный;
  • опломбированный;

    Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

    В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .

    Кто должен вести этот журнал?

    Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

    Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

    Требования к оформлению

    Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

    Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

    Сам журнал оформляется следующими графами:

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

    На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

    Электронная форма журнала

    При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

    С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

    Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

    bfmac.com

    Смотрите так же:

    • Пособия по рисованию для детей Детские развивающие игры, уроки, поделки Игры для детей, поделки, аппликации, оригами, раскраски, рецепты. Учебник по рисованию для детей Изобразительное искусство Книжная полка Наше новое приобретение - учебник по рисованию для первого […]
    • Жалоба на судоисполнителей Куда жаловаться на судебных приставов? Куда жаловаться на судебных приставов – такой вопрос нередко возникает у граждан, пытающихся вернуть долги при помощи судебных приставов-исполнителей. Конечного результата от приставов можно ждать […]
    • Правила монастырской жизни Правила поведения в монастыре — 15 монастырских правил Правила поведения в монастыре — 15 монастырских правил Следуя 43 правилу VI Вселенского Собора, поступить в монастырь может любой христианин для спасения своей души и угождения Богу […]
    • Постановление почерковедческая экспертиза Постановление почерковедческой экспертизы В настоящее время экспертиза почерка является одной из наиболее востребованных видов экспертиз. Основанием для проведения исследования служит постановление почерковедческой экспертизы […]
    • Код права собственности Подтверждение права собственности на домен с помощью Google Analytics Если вы используете Google Analytics для отслеживания трафика веб-сайта в домене, вы можете подтвердить право собственности на домен и активировать G Suite с помощью […]
    • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]
  • Обсуждение закрыто.