Делопроизводство заявление образец

You are here

Кадровые заявления

Кадровое заявление документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

  • индивидуальным;
  • коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на стандартизованном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения, а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

  • Заявление о разделении отпуска на части в соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о снижении норм выработки (норм обслуживания) в соответствии с ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с беременностью работницы
  • Заявление о согласии на отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
  • Заявление о согласии на перенос отпуска
  • Заявление о согласии на работу в выходной день
  • Заявление о согласии на работу в нерабочий праздничный день
  • Заявление о согласии на сверхурочную работу
  • Заявление об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию
  • Заявление об отказе от перевода в другую местность вместе с работодателем
  • Заявление об оформлении новой трудовой книжки в соответствии с ч.5 ст. 65 Трудового кодекса РФ
  • Заявление об увольнении без 2-недельной отработки
  • Заявление об увольнении по собственному желанию
  • Заявление об увольнении по собственному желанию в определенную дату на основании ч.3 ст. 80 Трудового кодекса РФ поскольку увольнение обусловлено невозможностью продолжения работы
  • Заявление директора о досрочном прекращении с ним трудового договора
  • Заявление на аттестацию
  • Заявление о внешнем переводе
  • Заявление о внутреннем переводе
  • Заявление о переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе
  • Заявление о переводе в другую местность вместе с работодателем
  • Заявление о переводе женщины, имеющей ребенка до полутора лет, на другую работу в соответствии с ч. 4 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с невозможностью выполнения прежней работы, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе
  • Заявление о переводе на неполное рабочее время
  • Заявление о переводе по медицинским показаниям
  • Заявление о выдаче копий документов
  • Заявление о выплате части зарплаты в неденежной форме
  • Заявление о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ч.1 ст. 126 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет
  • Заявление о предоставлении двух дополнительных выходных дней для ухода за инвалидом в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за инвалидами в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ поскольку работник является одинокой матерью, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет детей в возрасте до четырнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением в порядке перевода
  • Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением по собственному желанию
  • Заявление о предоставлении ежегодного отпуска
  • Заявление о предоставлении одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы в соответствии с ч.2 ст. 262 Трудового кодекса РФ, поскольку работница работает в сельской местности
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 14 календарных дней работнику, являющемуся работающим пенсионером по старости (по возрасту), в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФВ соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 35 календарных дней работнику, являющемуся участником Великой Отечественной войны в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в связи с рождением у него ребенка, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ в связи с регистрацией брака
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней работнику, являющемуся работающим инвалидом, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка и присоединении их к обеденному перерыву в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка, суммировании их и перенесении на начало (конец) рабочего дня в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении работы на дому на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере
  • Заявление о приеме на работу
  • Заявление о продлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ на 54 календарных дня в связи с рождением двух детей
  • Заявление о продлении срока трудового договора до окончания беременности в соответствии с ч.1 ст. 261 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о работе на условиях неполного рабочего времени на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию
  • Заявление работника о перечислении заработной платы на счет в банке
  • Заявление о согласии на перевод по результатам аттестации
  • Заявление о согласии на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем увеличения объема работ
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем расширения зон обслуживания
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей)
  • Заявление о досрочном отказе от выполнения дополнительной работы, порученной по ст. 60.2 ТК РФ
  • Заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции
  • Заявление об изменении определенных сторонами условий трудового договора
  • Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов в любое время в течение года
  • Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов, путем присоединения его к ежегодному оплачиваемому отпуску
  • Заявление о предоставлении работнику-донору двух дополнительных дней отдыха
  • Заявление о снятии дисциплинарного взыскания

Принятые заявления фиксируются в журнале заявлений:

  • Журнал учета заявлений работников

blanker.ru

Заявление – вид кадрового документа, с которым часто приходится сталкиваться работодателям и сотрудникам кадровой службы. В разделе вы найдете информацию о видах заявлений (на отпуск, на увольнение, о приеме на работу), правилах их приема и рассмотрения, а также возможных негативных последствиях, которые может повлечь за собой оставленное без ответа заявление работника.

САМОЕ ВАЖНОЕ

  • Образец приказа о переименовании должностей
  • Увольнение пенсионера по собственному желанию
  • Приказ об изменении штатного расписания
  • Совмещение должностей
  • Страховой стаж для больничного листа 2018
  • Правила внутреннего трудового распорядка 2018: образец
  • Максимальный срок больничного листа
  • Инструкции по охране труда
  • График отпусков
  • Локальные нормативные акты
  • Производ. календарь – 2017
  • Производ. календарь – 2016
  • Образцы документов
  • Кадровые мероприятия
  • План проверок ГИТ
  • МРОТ

  • Приложения к журналу 2018
  • Приложения к журналу 2017
  • Приложения к журналу 2016
  • Приложения к журналу 2015
  • Календарь на рабочий стол

© 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
№ ФС77-62263 от 03.07.2015

www.kdelo.ru

Образцы основных документов делопроизводства

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные виды документов в делопроизводстве:

1. Входящие, т.е. пришедшие извне:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы
  • уведомления
  • распоряжения вышестоящих организаций
  • рекламная информация и др.

2. Исходящие, т.е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы и ответы на запросы
  • счета, акты
  • доверенности
  • справки, копии по запросу
  • отчеты и др.

3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

  • приказы, распоряжения
  • регламенты
  • договоры
  • конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» — для служебного пользования
  • служебные записки, заявления
  • журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

Образец запроса

Образец благодарственного письма

Образец информационного письма

Образец приказа на выделение материальной помощи

Образец приказа по основной деятельности

Образец справки

Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ 2018 года, его номер Р 7.0.97-2016. Он вступает в силу с 1 июля 2018 года, и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности исполнять все требования должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие бумаги. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер в соответствии с записью в журнале и датой указывается на входящем документе.

Исходящие деловые бумаги регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки.

clubtk.ru

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

от руки или в печатном виде;

называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

  • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

  • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

  • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

  • факт принятия документа;
  • дата (обязательно!);
  • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

  1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Распространенные формы заявлений в кадровом делопроизводстве

25 августа 2008 г. 17:01

Основные формы и образцы заявлений в кадровом делопроизводстве. Описание основных используемых заявлений: о приеме, переводе, увольнении – отдельно по каждому. Привести примеры правильного заполнения и описать порядок учета и согласования.

В делопроизводстве, касающемся кадровых вопросов, можно использовать определенные наработанные формы и образцы заявлений. Они касаются всех возможных направлений относящихся к кадровой деятельности предприятия.
Это, во-первых, заявления о приеме, переводе и увольнении с работы. Далее заявления на отпуск основной, по беременности и родам и по уходу за ребенком, на отгул и пр. Причем различные особенности этих процессов предполагают и разные модификации содержимого таких заявлений.
Приказы, издаваемые на основании поданных работниками заявлений не должны ни в коей мере иметь противоречия с содержанием указанных заявлений. Так, например, если приказом по предприятию новый работник принят на работу на период нахождения другого работника в отпуске по уходу за ребенком, то заявление о приеме на работу должно включать в себя все положения этого приказа. То есть работник своим заявлением дает понять, что он согласен поступить на такую конкретно работу именно до даты выхода другого работника из такого то вида отпуска.

Заявление от будущего работника, на основании которого принимают на работу, в общем случае содержит просьбу о его зачислении на конкретное предприятие, учреждение или в организацию.
В этом документе будущим работником, написавшим заявление о приеме, указываются основные и дополнительные данные о себе. В частности может при необходимости указываться ФИО, адрес, его профессия, квалификация, специальность и должность на которую он будет принят.

Обычное требование к заявлению о приеме на работу, в прочем как и ряда иных заявлений, это требование написания от руки лично с наличием заполненных необходимых реквизитов. Так как это все требования, то может даже быть отступление по формату листа бумаги на котором пишется заявление. Хотя обычно придерживаются А4.
Такой формат совпадает с форматом других документов личного дела работника. Именно в личное дело работника подшивается его заявления о приеме, последующих переводах и увольнении с предприятия или из организации, учреждения.

Форма и стиль заявления могут быть совершенно различными. Принуждений к конкретной форме изложения нет. Но так как чиновничий аппарат не очень-то допускает вольности и в тексте заявлений, то желательно, чтобы не навлекать на себя гнев, не употреблять в тексте такие обороты, как «я вам заранее очень признателен» или «весьма убедительно вас прошу не отказать в моей просьбе…». Текст заявления должен быть более сухой и конкретный.

В обычном типовом заявлении о приеме имеется стандартный набор реквизитов:

  • наименование адресата, которому адресуется заявление о приеме;
  • ФИО будущего работника, написавшего заявление;
  • место его проживания, совпадающее с местом регистрации;
  • слово «Заявление», которое указывает на вид написанного документа;
  • текст документа;
  • личная подпись лица, написавшего заявление;
  • полная дата составления документа.

Приведем пример обычного типового заявления, который пишет собственноручно от руки гражданин Петров А.И. поступающий на работу.
Это заявление имеет следующий вид:

Дата: 08.07.2008
Прошу принять меня на работу в цех №23 на должность электрика 5 разряда.

Согласен принять на работу электриком Петрова А.И. в литейное отделение цеха с оплатой по 5 разряду согласно штатного расписания.
08.07.2008 начальник цеха №23 Сидоров И.А. Сидоров

В таком заявлении кроме конкретных названий предприятия и цеха, а также фамилий директора, начальника подразделения и работника могут быть существенные различия в виде оплаты (повременная, сдельная или иная) и характере работы (в штате постоянно, с испытательным сроком, по совместительству или иначе).

После рассмотрения заявления работника с ознакомлением его основных и дополнительных документов об уровне его квалификации, образовании, наличии допуска на отдельные виды работ и т.д., издается приказ, фиксирующий и утверждающий положения имеющиеся в заявлении, на основании которого работник в данном случае Петров А.И. приступает к исполнению своих обязанностей. Если же администрация по каким-то мотивам решила дать отрицательный ответ гр.Петрову А.И, то об этом он будет извещен устно лично или письменно по адресу заявителя, который содержит документ заявления.

Следует добавить, что при рассмотрении вопроса о приеме на работу могут рассматриваться и такие дополнительные документы, как резюме и анкета.
Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Эта его правдивая информация о себе, как о претенденте на вакантное место. Можно резюме отнести к саморекламе, позволяющей руководству и кадровым службам предприятия, организации или учреждения предварительно ознакомиться с соискателем на конкретное рабочее место. Пример резюме может выглядеть следующим образом:

Адрес: индекс11212121 г.Хитровск, ул. Ленина д.25 кв. 113
Контактные данные: телефон: 7258790 моб. тел. 89097878856 e-mail: [email protected]
Дата и место рождения: 23 июня 1980 года в г.Хитровск
Гражданство: Российская Федерация.
Семенное положение: женат, состав семьи: жена и двое детей.

Образование: 2000 – 2005 Хитровский технологический техникум по специальности электромеханик.
Опыт работы: с 2005 по 2008 в Хитровском электромонтажном предприятии, электрик

Дополнительные сведения: знаю английский со словарем, компьютер в объеме пользователя. Разбираюсь в автоэлектрике.
Черты характера: уравновешенный, спокойный, принимаю взвешенные решения

Что можно сказать об анкете? Анкета составляется лично работником и содержит данные о себе которые могут быть подтверждены какими-то документами. Что в частности проверяется инспектором кадровой службы и заверяется его подписью и печатью предприятия.

Кроме приказа о приеме на работу с работником может быть заключен трудовой договор (трудовой контракт) в котором отражаются и регламентируются все направления и условия его деятельности на срок заключения контракта (договора).
После издания приказа о приеме работника на работу бухгалтерия обязана открыть лицевой счет новому работнику, а отдел кадров предприятия должен сделать запись в трудовой книжке об этом юридическом действии, завести личную карточку учета, определенной формы и личное дело работника. В личном деле будут подшиваться в дальнейшем все изменения в деятельности работника, его различные внутренние перемещения в виде перевода и изменения должности, разряда и пр.

Для перевода также пишется заявление и в некоторых случаях на разработанном конкретным предприятием бланке. На конкретном примере гражданина Петрова А.И. покажем форму заявления о переводе этого работника из одного цеха в другой или в пределах одного цеха на другую должность. Это будет выглядеть следующим образом:

Дата: 14.07.2008
Прошу перевести меня из литейного отделения на должность электрика 5 разряда землеприготовительного отделения цеха в связи с тем, что я лучше ориентируюсь в электроремонтных работах этого отделения цеха.

Согласен принять на работу на землеприготовительный участок Петрова А. И. электриком 5 разряда.
14.07.2008
электромеханик землеприготовительного участка цеха №23 Сидорович А. И. Сидорович

В других заявлениях о переводе в сравнении с этим конкретным заявлением могут различаться кроме ФИО участников процесса, различные варианты причин перевода. Могут различаться и должностные участники согласований при переводе например, из одного цеха в другой. После рассмотрения заявления о переводе и принятии по нему утвердительного решения оно передается в отдел кадров, где и подшивается в личное дело.

Среди кадровых документов заносятся в личную карточку данные о ежегодных отпусках работников. каждый работник ежегодно в соответствии с контрактом должен отдыхать в отпуске в соответствии с графиком отпусков и на основании личного заявления.

Форма заявления, на основании которого работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, выглядит обычно следующим образом:

Дата: 14.07.2008
Прошу предоставить очередной отпуск с 15.07.2008.

Если же это заявления на отпуска другого вида, такие, как заявление о учебном отпуске, отпуске по беременности и родам и другим, то в тексте должны присутствовать ссылки на наличие имеющихся у работника оснований для такого вида отпусков в виде конкретных документов типа больничного листа или справки из образовательного учреждения и т.д. Без такой доказательной базы в виде приложения к заявлению на отпуск такие виды отпусков работнику быть предоставлены не могут.

Заявления пишутся и в других направлениях которые учитываются кадровым делопроизводством. Имеется ввиду, например, повышение квалификационных разрядов работниками предприятия.
Можно рассмотреть образец такого заявления.

10.08.08 г. Хитровск, Тарифно-квалификационная комиссия объединения
О повышении тарифного разряда т. Петову А.А.

Прошу провести аттестацию меня на более высокий тарифный разряд слесаря по ремонту цехового оборудования с 4 на 5 разряд.

Слесарь Подпись А.А.Петов

В повышении разряда есть необходимость, так как значительную часть работ Петов А.А по ремонту цехового оборудования часто выполняет на уровне 5 разряда.
Начальник цеха Подпись А.И.Сидорович

Большой блок вопросов возникает при решении кадровой задачи по увольнению сотрудника по его собственному желанию и иным обстоятельствам. Если это увольнение по собственной инициативе работника, то это выполняется на основании заявления работника. Заявление рассматривается и на основании этого заявления издается приказ об увольнении по ст 77 п 3 Трудового кодекса РФ. Далее после прохождения обходного листа работником службы кадров предприятия, организации или учреждения производится запись в соответствии с изданным приказом в трудовой книжке работника. Также делается запись в личной карточке формы №Т-2 или в его личном деле. В завершение процедуры бухгалтерия закрывает лицевой счет уже бывшего работника.

Заявление по увольнению по причине собственного желания работник пишет обычно в соответствии с ТК РФ за две недели до срока увольнения. Можно предложить образец такого заявления.

Прошу уволить меня с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию с 20.07.2008.
Подпись: Сидоров

Согласен уволить с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию Сидорова И. А с 20.07.2008.

10.07.2008 Директор_ОАО «Хитровский чугунолитейный завод»
Иванов Иван Иванович

Таким образом ход этому заявлению дает подпись непосредственного руководителя. Затем, как уже говорилось, следует приказ, запись в трудовой книжке и личной карточке, бухгалтерия производит расчет и закрывает лицевой счет, копию приказа подшивают в личное дело работника и последним шагом является его сдача в архив.

Кроме заявления по собственному желанию есть ряд вариантов отраженных в трудовом кодексе увольнения по другим мотивам и причинам. В ряде случаев заявление не пишется так как действует первичным образом приказ, увольняющий за прогул, появление в нетрезвом виде, за хищение имущества предприятия и при других нарушениях.

Профессиональные сообщества

Задерживают зарплату? Не позволяют уйти в отпуск? Пытаются уволить? Проконсультируйтесь со специалистом в области трудового права.

На ваши вопросы отвечают специалисты консультационного центра «Кадис».

Сообщество Коучеров
Это сообщество объединяет профессионалов, связанных с проведением тренингов и бизнес-консалтингом: здесь общаются стратеги, специалисты по тайм-менеджменту и личностоному росту. Обсуждаем перспективные веяния, концепции, оригинальные методики и другие профессиональные вопросы.

Сообщество Специалистов по кадрам
Большинство людей и компаний не справились бы с поиском работы/специалистов без нашей помощи. Это сообщество для тех, кто помогает «встретиться» соискателям и вакансиям. Все о рекрутменте, психологии кадровой работы, решении сложных ситуаций в коллективе, корпоративной культуре.

vakant.ru

Смотрите так же:

  • Представление интересов ип в арбитражном суде Доверенность от ИП Обновление: 6 июля 2017 г. Образец доверенности от ИП в арбитражный суд Индивидуальные предприниматели, как и граждане, а также юридические лица, могут вести свои дела лично либо через своих представителей. […]
  • Приказом 195 мчс Разъяснение по денежному довольствию сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы МЧС России по денежному довольствию сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной […]
  • Проверка исков в арбитражном суде Идем в арбитражный суд: некоторые вопросы оформления иска и маленькие хитрости Рано или поздно любой фирме приходится оказаться в арбитражном суде. На стороне истца или ответчика, но приходится. Целью настоящей заметки не является […]
  • Создание административных судов Создание административных судов Библиографическая ссылка на статью: // Политика, государство и право. 2012. № 5 [Электронный ресурс]. URL: http://politika.snauka.ru/2012/05/325 (дата обращения: 07.06.2018). Сфера общественно-правовых […]
  • Жалоба на лпу Как ЛПУ вернуть репутацию после жалобы пациента Репутация ЛПУ очень сильно страдает из-за жалоб пациентов на врачей. Часто необоснованных. Подобную историю рассказала одна из участниц наших мероприятий. – Столкнулись с такой проблемой: […]
  • Пропаганда уголовный кодекс Прокуратура Московской области Российская Федерация принимает меры, направленные на противодействие проявлениям фашизма и нацизма. Трагические страницы истории, на которых была поставлена точка Нюрнбергским трибуналом, не должны […]

Обсуждение закрыто.