Буквенный индекс приказов

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

— приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

— приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК);

— приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано. Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

  • прием на работу (заключение трудового договора);
  • увольнение (прекращение трудового договора);
  • перевод на другую работу;
  • поощрение работников;
  • премирование;
  • установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
  • предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  • предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  • изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
  • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  • повышение классности (разряда) работника;
  • расследование несчастных случаев с работниками;
  • направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
  • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  • прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции:

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

10.2. Эксплуатация зданий, помещений;

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  • утверждение структуры организации и ее изменение;
  • утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  • сокращение штатной численности;
  • утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  • создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  • проведение аттестации персонала;
  • планирование деятельности;
  • контроль за деятельностью (отчетность);
  • установление режима работы и внесение изменений в него;
  • финансирование деятельности;
  • материально-техническое обеспечение;
  • информационное и документационное обеспечение и др.

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

Обратите внимание

В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом:

государственные, муниципальные организации – 10 лет;

негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

www.profiz.ru

Буквенный индекс приказов

Л. Санкина, К.и.н., Доцент Кафедры документоведения Российского государственного Гуманитарного университета

Преимущества системы регистрации документов

Согласно официальному определению Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998. Пункт 65.).

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:

  • обеспечение сохранности документов;
  • организация информационно-поисковых массивов;
  • придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько — об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны (систематизированы) по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов — сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации

В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:

  • все виды приказов по личному составу;
  • уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • личные дела работников;
  • трудовые книжки работников;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
  • командировочные удостоверения.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).

В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.

Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично».

Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т. е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, — наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях — 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно — об увольнении, отдельно — об отпуске и т. д.

Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации (выделении еще одного массива регистрируемых документов)? Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения (о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. п.) вместе. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов — о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. к. документы откладывают на хранение (подшивают в дела) за год.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе — она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан.

Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов?

Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов.

Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» — кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксл» — служащих; «Ксп» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом «ЛС», к которому добавляется индекс «ПР» для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; «ПС» — о приеме специалистов (ИТР) и т. д.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

Журнальная форма регистрации

За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации — в журналах (книгах) и на карточках. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так.

Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов (книг). Например, обязательность регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей в них и трудовых книжек и вкладышей к ним установлена в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентированы формы этих книг и порядок их ведения.

Следует отметить и недостатки журнальной формы регистрации. Справочная работа по документам может быть очень трудоемкой; если не знать точной даты и номера документа, приходится просматривать весь журнал. Кроме того, ведение контроля над сроками исполнения документов по журналу практически невозможно — просто нет места для внесения сведений о контролируемых документах.

Оформление

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения), заголовок (например, Книга регистрации приказов по личному составу или Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков), поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения (см. пример 1).

Общество с ограниченной ответственностью «Трансстрой»
(с 01.10.2008 Открытое Акционерное общество «Трансстрой»)

Журнал регистрации приказов о приеме на работу

Начат: 01.10.2005
Окончен __________
Срок хранения — 75 лет

В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер, краткое содержание (заголовок к тексту) и др. Форма большинства журналов регистрации документов не установлена законодательно. Ориентироваться можно на формы, которые были рекомендованы нормативными документами по делопроизводству. Например, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Она создана в 1974 г., безусловно, устарела, однако официально не отменена.

Кроме того, организация вправе (т. к. это нигде не запрещено) вести собственные формы регистрации. Однако, как и все правила регистрации, это изменение должно быть регламентировано самой организацией. Лучше всего, если это отражено в инструкции по кадровому делопроизводству. Если ее нет, можно ввести новую форму журнала приказом руководителя.

Таким образом, ответить на вопрос, сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь в организации, однозначно невозможно. Обязательное ведение журналов предусмотрено действующими нормативными документами. В числе этих документов можно назвать:

1. Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Зарегистрирована в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 49.

2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 // Собрание законодательства РФ. 2008. N 42. Статья 4821.

В силу особой значимости документации по личному составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Это журналы (книги) регистрации приказов о приемах, переводах, увольнении, личных дел, личных карточек Т-2, трудовых договоров. 50 лет хранится книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. 5 лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года — после увольнения журналы учета военнообязанных. Сроки хранения установлены в ст. 358 Перечня типовых документов, разработанного Росархивом. На самом деле сроки хранения журналов много больше, ведь они сдаются в архив после окончания, полного заполнения всех страниц.

Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.

Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур. Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.

Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Статья 230.1 «Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве» ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме.

Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись. Для этого также можно использовать журнальную форму.

www.hr-ok.ru

Составляем приказы по личному составу правильно

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 5

Составляем приказы по личному составу правильно

Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов. Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ по основной деятельности — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа «Приказ» (см. Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный — о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— дата и номер приказа;

— заголовок к тексту;

— текст (распорядительная часть и основание издания);

— отметка об ознакомлении с приказом работника;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере — двухдневный период). Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же — дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1).

Пример записи в трудовой книжке

Принят в отдел
снабжения на должность
инженера

Приказ
от 24.12.2007
N 121 л/с

Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника. Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой: «Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007» и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007.

Правила регистрации приказов

Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов. Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав). Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о).

Печать на приказах

Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись». Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования. В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается». Виза оформляется следующим образом. Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом

Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен». Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе. Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом

│ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │

│ личная подпись А.В. Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │

│ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │

www.hr-portal.ru

Смотрите так же:

  • Пример заявления на карту сбербанка Образец заполнения анкеты на ипотеку Сбербанка Оформить ипотеку в Сбербанке на приобретение жилья – это довольно серьезный шаг, который требует разумного подхода. Нужно не только выбрать программу кредитования, написать заявление на […]
  • Увольнение совместителя при реорганизации Как уволить совместителей при реорганизации вечерних школ? Идет реорганизация вечерних школ. К нашей школе присоединяется другая школа (она будет филиалом), у которой было структурное подразделение, где все учителя - совместители из […]
  • Нотариус кировский район екатеринбурга Нотариусы Кировский район Екатеринбург Адреса, расположение на карте и телефоны нотариусов Кировский район в Екатеринбурге. Нотариус Анисимова Ольга ВладимировнаГород: Екатеринбург Адрес: ул.Мичурина, 68 Нотариус Богодист Марина […]
  • Минпромторг налог на автомобили Минпромторг налог на автомобили Как рассчитать налог на роскошь для элитного автомобиля? Для расчета ТН для автомобиля дороже 3 млн руб. применяют такую формулу: ТН = (Повышающий коэффициент) х (Кол-во лошадиных сил) х (Налоговая ставка […]
  • Проектирование и закон Законы Мерфи Искусство проектирования Законы корректировки Информация, ведущая к обязательному изменению проекта, поступит к автору этого проекта тогда и только тогда, когда чертежи уже выполнены. Следствие: В простых случаях, когда […]
  • Транспортный налог кбр Транспортный налог в Нальчике Воспользуйтесь калькуляторов транспортного налога в Нальчике для получения суммы налога. Калькулятор учитывает регион расчета, а также характеристики автомобиля и выдает результат с минимальной погрешностью. […]

Обсуждение закрыто.