Архив как оформить документы для сдачи

Передача дел в архив организации

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив
Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Здравствуйте недавно устроился в архив организации занимающееся капитальным строительством.

Как сдается и выдается документация по капитальному строительству (проектная и рабочая документация) и Исполнительная документация (акты ввода в эксплуатацию, паспорта на оборудование и т.д…). Не могу понять почему в законах разные сроки хранения (помогите, пожалуйста). В Основных Правилах работы архивов организаций проектная документация по капитальному строительству — 25 лет, в ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ — 20 лет.

Здравствуйте! Ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в организациях. Для проектной документации по капитальному строительству этот срок 25 лет. Речь идет о документах, уже отнесенных к постоянному хранению, включенных в описи дел постоянного хранения и утвержденных ЭПК. 25 лет эти документы хранятся в организации, после чего передаются на постоянное хранение в государственный архив. В «Основных правилах работы архивов организаций» (2000), вышедших в свет до принятия Закона, этот срок был 20 лет. Однако сейчас уже действуют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в которых не указаны сроки временного хранения документов АФ РФ в организациях. Обращаю Ваше внимание на то, что не вся проектная документация имеет постоянный срок хранения. Сроки хранения документов по капитальному строительству определяются «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Здравствуйте !! Можно сдать в архив расчетные листки работников предприятия, если лицевых счетов нет.

Здравствуйте! При отсутствии лицевых счетов по заработной плате работников в опись дел по личному составу включаются расчетно-платежные ведомости по заработной плате, либо расчетные листы.

delo-ved.ru

Подготовка документов для сдачи в архив

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Проведение экспертизы ценности документов

Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:

  • Подлежащие для передачи в архив – дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.
  • Предназначенные для хранения в структурных подразделениях организации – документы временного срока хранения до 10 лет включительно.
  • Выделенные к уничтожению документы.

    В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

    Оформление дел

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:

    • Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности. При этом число листов в одном деле не должно быть более 250.
    • Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
    • Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
    • Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.

    Составление описи

    Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.

    Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.

    Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.

    orbrm.ru

    Сдача документов в архив

    На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).

    Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

    Порядок формирования архивных дел

    Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

    Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа — судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

    Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

    Сроки хранения документации

    Документы налогового учета

    В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

    Бухгалтерская документация

    Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

    При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

    Кадровая документация

    Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

    Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

    1) Экспертиза практической и научной ценности документации

    Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

    • Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
    • Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
    • Для уничтожения.

    В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

    2) Оформление архивных дел.

    Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т. п. ) предусматривается составление внутренних описей.

    В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

    3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

    Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

    4) Обеспечение их сохранности.

    До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

    Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

    5) Непосредственная передача документации в архив

    В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

    Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

    Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи , подписи сотрудника архива и организации.

    Нюансы процедуры уничтожения документов

    Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

    www.adok.ru


    Архивная обработка документации: что она собой представляет?

    Курс ЦБ РФ

    Подготовка документов к сдаче в архив.

    В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

    — документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
    — проектной документации по строительству — 20 лет;
    — конструкторской, технологической документации — 20 лет;
    — патенты на изобретение — 20 лет:
    — научной документации — 15 лет;
    — кино- и фотодокументов — 5 лет;
    — видео- и фотодокументов — 3 года.

    В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

    В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив . Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

    Оформление дел:

    — проверка правильности группировки документов в дела;
    — переплет (подшивка);
    — нумерация листов в деле;
    — составление листа-заверителя;
    — составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
    — уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
    — составление и оформление описи дела.

    Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

    — не проводить систематизацию документов в деле;
    — не нумеровать листы дела;
    — не составлять заверительные надписи;
    — не переплетать (не брошюровать).

    Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

    При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело . Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

    Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

    Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

    При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

    Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

    Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

    Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

    В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

    В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

    Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

    После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.

    Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

    — наименование организации и его подчиненность;
    — наименование структурного подразделения;
    — индекс дела;
    — заголовок дела;
    — срок хранения дела.

    При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

    — номер тома, если дело имеет несколько томов;
    — крайние даты дела;
    — количество листов в деле;
    — номера фонда, описи и дела по описи.

    Последний реквизит проставляется в архиве.

    Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

    Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

    При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

    На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

    Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

    Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

    — порядковый номер дела или тома по описи;
    — индекс дела или тома;
    — заголовок дела или тома;
    — даты дела или тома;
    — число листов в деле или томе;
    — сроки хранения;
    — примечание.

    Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

    Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

    При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

    И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

    В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

    В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

    Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

    Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

    Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

    Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

    Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

    На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

    Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

    arhivuslugi.ru

    Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

    Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами

    Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив — скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?

    Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон «Об акционерных обществах» содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

    Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив — постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

    В данной статье мы расскажем о том, как организовать хранение, передачу в архив и уничтожение бухгалтерских документов. При этом мы учтем все последние изменения, произошедшие в законодательстве.

    Общие вопросы организации хранения документов

    Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

    Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

    Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

    Как составить номенклатуру дел

    Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — ГОСТ Р 51141-98).

    Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете — для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

    Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

    Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

    В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

    www.buhgalteria.ru

    Смотрите так же:

    • Какая выслуга для военной пенсии Пенсия военнослужащим за выслугу лет в 2018 году Пенсия за выслугу лет военнослужащим предоставляется как компенсация лишений военнослужащим за длительный срок , потраченный на защиту Отчизны жизни. Кому положено пособие за выслугу лет […]
    • Налоги на ввоз иномарок Пошлины на ввоз автомобилей в РФ снижены Поделиться С 23 августа в России официально введены новые ввозные пошлины для автомобилей. После вступления России в ВТО ставки на новые машины снизились с 30 процентов до 25. Такие тарифы будут […]
    • 5 лет к стажу полиции Пенсионный стаж в МВД Здравствуйте. Мой стаж работы в МВД 17лет 6месяцев, 1.5года служба в армии. До армии 2 года обучался в техникуме на дневном отделении, после армии восстоновился и закончил техникум на заочном отделении. Подскажите […]
    • Закон об страховании банковских вкладов Федеральный закон "О страховании вкладов физических лиц в банках Российской Федерации" Информация об изменениях: Наименование изменено с 1 января 2019 г. - Федеральный закон от 3 августа 2018 г. N 322-ФЗ Федеральный закон от 23 декабря […]
    • Контрольная работа 2 закон ома для замкнутой цепи Контрольная работа № 2 «Закон Ома для замкнутой цепи» 1. Определите направление и величину силы тока в резисторе (рис. 1), пренебрегая внутренним сопро­тивлением источников тока. 2. В электрической цепи, приведенной на рисунке 2, сила […]
    • Приказ 558 минкультуры от 25082010 Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с […]
  • Обсуждение закрыто.