Приказ в трудовом праве

Оглавление:

Отличие приказа от распоряжения в трудовом праве

В чем заключается отличие приказа от распоряжения? Трудовое право — очень обширная и сложная сфера. Разобраться даже в основных терминах и определениях здесь не так уж и просто. В этой статье будет рассказано все о таких важных категориях, как распоряжение и приказ.

Основные понятия

Трудовое право сегодня нужно качественно знать не только работодателю, но и работнику. Это действительно очень важная, нужная и полезная сфера, без которой не обошлась бы любая официальная трудовая деятельность. Особенную важность в трудовом праве составляют элементы управленческой деятельности. Управление есть везде, на каждом крупном или мелком предприятии. Руководитель – это лицо, осуществляющее управленческую деятельность, обязанное раздавать работникам разного рода указания. При этом все они классифицируются по некоторым признакам. Однако основными типами указаний являются приказы и распоряжения. У многих руководителей здесь могут возникнуть проблемы. Во многом это связано с тем, что они не совсем хорошо понимают, в чем же заключается отличие приказа от распоряжения. Именно с этим и предстоит разобраться далее.

Приказ: общая характеристика

Перед тем как рассказывать об основных отличиях представленных понятий, вначале стоило бы представить общую характеристику каждого из терминов. Начать стоит с приказа. Что он собой представляет?

Согласно Трудовому кодексу РФ, приказ — это определенный правовой акт, создаваемый руководителем той или иной организации единолично. Приказ — это способ решить основные рабочие задачи, обеспечить трудящихся работой. При этом такая форма указа распространяется абсолютно на всех подчиненных (и это особенно важном отметить). Приказ может быть выпущен как в письменной, так и в устной форме.

Если говорить о государственных органах, то здесь приказ носит характер правового акта. Он издается непосредственно руководителем государственного управления. Здесь же существует и еще одна форма указа — приказание. Отличается она от приказа разве что тем, что применяется только в воинских частях от имени командира.

Распоряжение: общая характеристика

Теперь же стоит узнать, что представляет собой распоряжение. Это определенного рода указание, носящее характер правового акта, которое издается непосредственным руководителем организации или же представителями структурных отделений. Распоряжение призвано решить основные проблемы и оперативные вопросы организации. При этом распоряжение может носить и характер приказа, вернее, указания о донесении того или иного приказа до нужных лиц. Распоряжение может распространяться как на всех, так и лишь на некоторых работников.

Рассматриваемая форма указания может носить как устный, так и письменный характер. При этом чаще всего руководители различных фирм предпочитают отдавать именно устные распоряжения.

В государственных структурах распоряжение может носить характер правового акта с ограниченным сроком действия. При этом касаться представленное указание может лишь узкого круга лиц.

Отличия в небольших организациях

Стоит, наконец, перейти к самому важному вопросу о том, существует ли хоть какое-то отличие приказа от распоряжения. Естественно, существует. Об этом можно было догадаться еще на этапе характеристики каждого из этих понятий.

В толковании к трудовому праву (Трудовому кодексу) выделяется несколько основных принципов и подходов, согласно которым можно попытаться противопоставить два представленных понятия, а также дать им небольшую сравнительную характеристику. При этом сразу стоит отметить, что разница между понятиями зависит только от того или иного предприятия. Так, в небольших организациях хоть какое-то отличие приказа от распоряжения практически отсутствует. Стоит, разве что, отметить тот факт, что приказы в маленьких фирмах рассматриваются как указание об усовершенствовании организационной деятельности, а распоряжение — как указ по оперативным и методическим вопросам.

Таким образом, отличие приказа от распоряжения на предприятии, имеющем небольшой размер, не существенно.

Отличия в средних и крупных организациях

Значительно изменен подход в крупных и средних организациях. Так, в отличие от небольших предприятий, где подписывать указания могут только руководитель и заместитель руководителя, средние и крупные организации предоставляют право подписи еще и представителям структурных организаций. Работает это следующим образом: главный руководитель издает приказы по всей деятельности фирмы (они по сути являются направляющими во всей работе организации); руководители же структурных организаций пытаются издавать разного рода распоряжения в пределах своей компетенции, но в соответствии с основным приказом главного руководителя. При этом действие распоряжений, издаваемых руководителями отделений, распространяется только на работников определенной структуры.

Отличие приказа от распоряжения в бюджетном учреждении, среднем или крупном по размеру, примерно такое же. Стоит, однако, выделить основные подвиды представленных указаний:

  • по личному составу;
  • по хозяйственной и административной деятельности;
  • по основной деятельности.

Отличие в содержании

Выше было обозначено основное отличие приказа от распоряжения. В трудовом праве, однако, выделяются и некоторые другие моменты (а не только указание на функции руководства). О чем именно идет речь?

Речь идет о содержании. Так, текст любого приказа должен состоять из двух частей: констатации и распоряжения. В первой части приводятся основные факты, цели, события и задачи. Вторая часть содержит сроки исполнения и ряд определенных действий. Текст же распоряжения не обязательно должен быть нормирован. Более того, это и вовсе не обязательно должен быть текст (распоряжение может быть устным).

Таким образом, вопрос о том, каково основное отличие приказа от распоряжения (руководителя, представителя структурного отдела, заместителей и т. д.), носит очень обширный и содержательный характер.

Отличие в круге решаемых вопросов

Необходимо выделить и еще одно важнейшее отличие между приказом и распоряжением. Речь идет о круге решаемых вопросов или же о задачах. Дело в том, что содержательные стороны двух представленных типов указаний очень разные. Так, приказ состоит из двух основных частей: констатации и распоряжения. В констатирующую часть документа входят разного рода события, факты, задачи и цели. Распорядительная же часть особым образом раскрывает все эти элементы, а также содержит в себе непосредственно указание.

Совсем по-другому обстоят дела с распоряжением. Оно может как носить, так и не носить распорядительный характер.

Каково содержательное отличие приказа от распоряжения? В МВД и некоторых других структурах, например, существует следующая система:

  • срок действия распоряжений короткий, а у приказа — длительный;
  • прекратиться действие приказа может лишь после его исполнения, а распоряжения — после его отмены;
  • для внесения изменений в приказ весь документ придется переиздать, в случае же с распоряжением этого не требуется, любая модификация или коррекция может быть внесена прямо по ходу дела;
  • круг вопросов в приказе ограничивается оперативными сведениями, а в распоряжении — правовыми отношениями.

Нормативные документы

Еще один немаловажный вопрос, который бы стоило затронуть — это документооборот под каждое из представленных указаний. К слову, хоть какое-то отличие приказа от распоряжения и указания распорядительного типа здесь не найти. Так, работодатель, желая отыскать определения рассматриваемых понятий, может найти их в ФАС — Федеральной архивной службе. Как ни странно, в этом сборнике представленные понятия трактуются как синонимы. Связано это, скорее всего, с отсутствием отличий между ними в правовом поле.

К чему все это? Дело в том, что нормативные документы практически не фиксируют хоть какой-то разницы между распоряжением и приказом. Именно поэтому обращать внимание нужно в первую очередь на практическую составляющую.

fb.ru

Особенности приказа о приеме на работу: взрослые и несовершеннолетние работники

Каждая организация, которая использует труд наемных работников, по закону обязана вести кадровый учет. Все действия должны быть оформлены соответствующими локальными нормативными актами, особенно, если речь идет об оформлении на работу или увольнении. Что первично: составление трудового договора или приказа о приеме на работу? Как правильно и без ошибок оформить этот внутренний документ?

Организация — это небольшое государство, которое имеет внутренний свод законов, Устав и обязано издавать нормативно-правовые акты по всем важным поводам. Прием на работу новых сотрудников, без сомнения, одно из таких значимых событий. При этом совершенно не важно кого именно вы собираетесь трудоустроить: простого рабочего или руководителя отдела, в любом случае должен быть оформлен весь пакет документов, как того требует трудовое законодательство. Давайте разберемся, что это за документы и какое место среди них занимает приказ о приеме на работу.

Кадровые документы для трудоустройства

Для начала рассмотрим алгоритм найма нового сотрудника и представим весь пакет документов, который его сопровождает. Ведь прежде, чем разобрать сам бланк приказа о приеме на работу, нам нужно понять, на основании каких именно документов он может быть составлен и что нужно иметь на руках кадровику, прежде чем сесть печатать приказ.

Итак, организация провела необходимые собеседования и выбрала достойного кандидата для трудоустройства на должность специалиста в тороговый отдел. Будущий сотрудник компании принес в отдел кадров свои документы и написал заявление о приеме на работу на имя руководителя. В этот момент, многие кадровики старой закалки начинают печатать приказ о приеме на работу, указывая в качестве основания в нем это самое заявление. Это самая распространенная ошибкка в современном кадровом делопроизводстве. Да, в приказе действительно можно упомянуть заявление кандидата, но только в качестве дополнительного документа, основанием для издания локального нормативного акта по организации является только подписанный трудовой договор. Только после его согласования и заключения, можно удостоверять факт трудоустройства, а уже потом составлять регистрационную карточку и открыватьь лицевой счет в бухгалтерии. Таким образом мы выяснили, что первичные кадровые документы на каждого сотрудника составляются в следующем порядке:

  1. заявление о приеме на работу;
  2. трудовой договор;
  3. приказ о приеме на работу;
  4. личная учетная карточка работника;
  5. запись в трудовой книжке.

Все эти формы оформляются именно в таком порядке, хотя чаще всего это все происходит в один день, поэтому все записи и документы имеют одну дату, разве что заявление может быть оформлено на день раньше.

Образец приказа о приеме на работу 2018: как составить без ошибок

После того, как мы разобрались с последовательностью оформления документов, можно остановиться подробнее на самом приказе о трудоустройстве. Этот внутренний документ может быть составлен двумя способами, каждый из них является преемлемым и законным:

  • на унифицированном бланке (формы № Т-1 и Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 );
  • в произвольной текстовой форме.

На самом деле унифицированные первичные учетные документы не являются обязательными к применению еще с 1 января 2013 года. Об этом сказано в информации Минфина России N ПЗ-10/2012 . Однако те работодатели, кому это удобно, могут продолжать их применять. Если документ составляется в виде текста, а не таблицы, надо обязательно указать в нем все необходимые данные. Хотя Трудовой кодекс прямо не регулирует внутренние нормативные акты организации, бланк приказа о приеме на работу обязательно должен содержать целый ряд сведений, без которых он может быть признан недействительным. К ним относятся:

  • данные о распорядительном действии ( в нашем случае приказ);
  • фамилия имя отчество работника, который трудоустраивается в организацию;
  • должность (профессия), на которой будет работать сотрудник;
  • наименование отдела или подразделения организации;
  • порядок оплаты труда и размер оклада (можно сослаться на штатное расписание);
  • испытательный срок и его условия (при необходимости);
  • реквизиты трудового договора с работником;
  • дата, с которой новый сотрудник должен приступить к работе.

Остальные сведения работодатель может указать по своему желанию. Как у каждого нормативного акта, у приказа должен быть номер и дата составления, а также подпись издавшего его лица. Не возбраняется оформлять одним приказом сразу несколько новых сотрудников, если они устраиваются в один день. В этом случае все вышеперечисленные сведения должны быть указаны по каждому из них. Например:

ПРИКАЗ о приеме на работу

Приказываю:

1. Принять на работу Кошкина Марата Сергеевича на должность специалиста торгового отдела на условиях трудового договора № 56 от 12 апреля 2018 года с 12 апреля 2018 года. Установить испытание на три месяца, с оплатой согласно штатному расписанию. Начальнику отдела Курочкину А.П. подготовить распоряжения, необходимые для исполнения своих обязанностей Кошкиным М.С.

ОСНОВАНИЕ: Трудовой договор № 56 от 12.04.2017 года.

2. Принять на работу уборщицей Петрову Марию Степановну , на условиях трудового договора №57 от 12 апреля 2018 года без установления испытательного срока, с оплатой согласно штатному расписанию с 12 апреля 2018 года.

ОСНОВАНИЕ : Трудовой договор № 57 от 12.04.2017 года.

Внизу документа каждый из работников должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом. Реквизиты данного распоряжения обязательно указываются в трудовой книжке.

Если организация использует унифицированный бланк, то составить документ гораздо проще, поскольку в него только нужно вписать недостающие сведения. Правда, такой бланк содержит некоторую информацию, которую можно не указывать в произвольном документе, например, точный размер оклада, табельный номер работника. Заполненная форма № Т-1 будет выглядеть в нашем примере так:

Форма № Т-1а предназначена для оформления группы работников, в ней идентичные графы на несколько персон.

Отдельно нужно обратить внимание на то, что в некоторых случаях приказ о приеме на работу имеет ряд особенностей. Например, при оформлении сотрудников по совместительству или при срочном трудовом договоре. Все эти нюансы неприменно следует указать в документе. Особенно внимательно нужно подойти к вопросу оформления несовершеннолетних сотрудников. Остановимся на этом подробнее.

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Трудоустройство несовершеннолетних, то есть лиц, которые не достигли возраста 16 лет, возможно только с согласия их законных представителей: родителей или опекунов, как это предусмотрено в статье 63 Трудового кодекса РФ . Кроме того, для того, чтобы на работу смогли поступить лица в возрасте до 18 лет, они по нормам статьи 69 ТК РФ должны предоставить результаты предварительного медосмотра, оплатить который должен работодатель. Только при наличии этих документов с несовершеннолетним лицом можно заключить трудовой договор и издать приказ на его основании.

Трудоустроть таких лиц можно только на легкий труд, не связанный с вредными и опасными производственными факторами. Также запрещена переноска тяжестей и другие работы, которые, как сказано в статье 265 ТК РФ , могут причинить вред их здоровью и нравственному развитию подростка. Статьей 70 ТК РФ запрещено установление испытательного срока для несовершеннолетних. Все это обязательно должно быть соблюдено в трудовом договоре, а также отражено в приказе. Отдельно в документе следует указать продолжительность рабочего времени такого работника, которая в силу требований статьи 94 ТК РФ не может составлять более:

  • 5 часов — для лиц в возрасте от 15 до 16 лет;
  • 7 часов — для лиц в возрасте от 16 до 18 лет.

Более младшие работники могут трудиться не более 2,5 часов в день, поскольку предполагается, что они совмещают работу и учебу. Исключено направление таких лиц в служебные командировки и привлечение их к работе во внеурочное время, включая праздничные и выходные дни. В остальном приказ о приеме на работу несовершеннолетнего, образец которого можно скачать ниже, не отличается от обычного внутреннего нормативного акта кадрового характера.

m.ppt.ru

Приказ в трудовом праве

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

www.hr-ok.ru

Аттестация в трудовом праве: понятие, значение и порядок ее проведения. Правовые последствия аттестации.

Аттестация – это периодическая проверка профессионального уровня работника для установления соответствия его квалификации занимаемой должности или выполняемой им работы. Основная задача проведения аттестации заключается в проверке профессиональных навыков, деловых качеств или специальных теоретических знаний работника, а также его умения применять их при выполнении трудовой функции, определенной трудовым договором.

Кроме того, такие мероприятия в период внедрения новых способов управления человеческими ресурсами внутри компании или иных технологических изменений позволяют определить потребность организации в необходимости повышения квалификации как отдельных работников, так и целых подразделений.

Трудовой кодекс РФ содержит нормы относительно аттестации работников в части закрепления права работодателя расторгнуть трудовой договор с работником, если последний не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Главным условием прекращения трудовых отношений по данному основанию является подтверждение факта несоответствия результатами аттестации.

Трудовой кодекс РФ требует включать в состав аттестационной комиссии представителя выборного органа первичной профсоюзной организации, если проведение аттестации может послужить основанием для увольнения работников (ч. 3 ст. 82 ТК РФ). А локальные нормативные акты, определяющие порядок проведения аттестации, должны приниматься с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

Нормативного правого акта, который определял бы общие правила проведения, сроки, категории работников и иные вопросы, касающиеся аттестации, в настоящее время нет. Отдельные нормативные акты регулируют проведение аттестации только в отношении определенных категорий работников. Например, Трудовым кодексом РФ предусмотрена возможность проведения аттестации относительно работников, занимающих должности научно-педагогических работников, до истечения срока избрания по конкурсу или в течение срока срочного трудового договора (ч. 10 ст. 332). Но в данном случае работодателю предоставлено право, а не наложена обязанность по проведению аттестации. Порядок проведения аттестации в отношении таких работников закреплен Приказом Минобрнауки России от 06.08.2009 N 284 «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности научно-педагогических работников». Аттестация предусмотрена также в отношении руководителей федеральных государственных унитарных предприятий (Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 «О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий») и иных категорий работников.

Работодатели, работники которых не подлежат обязательной аттестации, могут предусмотреть в локальном нормативном акте нормы, позволяющие проводить проверку соответствия квалификации работников при выполнении трудовых функций.

Решение о введении системы аттестации, позволяющей определять степень соответствия квалификации работника занимаемой им должности или выполняемой работе, принимает работодатель. В первую очередь необходимо сформулировать задачи, которые можно решить в конкретной организации с помощью аттестации, а также цели ее проведения. Например, работодатель принял решение об организационных изменениях, по итогам которых должны измениться условия трудовых договоров с работниками данной организации. Одним из методов выявления работников, которые могли бы претендовать на иные, более высокие должности (например, ведущий специалист на должность руководителя подразделения), и может стать аттестация.

Помимо этого при возможном сокращении штата или численности аттестация также поможет определить уровень квалификации того или иного работника, что позволит соблюсти нормы ст. 179 ТК РФ в части, касающейся преимущественного права.

При усовершенствовании производства и внедрении новых механизмов аттестация помогает определить уровень знаний и практических навыков работников, которые могли бы им позволить трудиться на новейших агрегатах. Если в ходе данной процедуры была установлена недостаточная квалификация работников, работодатель может принять решение о повышении их квалификации либо о профессиональной подготовке или переподготовке как непосредственно на производстве, так и в иных образовательных учреждениях различного уровня.

В целях повышения мотивации аттестация поможет выявить наиболее ответственных, инициативных и знающих свое дело работников, которые по ее итогам могут быть награждены подарками, иными призами или каким-либо образом поощрены.

В настоящее время существуют отдельные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ее проведения. Аттестация предусмотрена для следующих категорий работников:

  • спасатели, которые приобретают этот статус только после аттестации, а в случае непрохождения ее в дальнейшем утрачивают данный статус (ст. ст. 23, 24 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей»). Основные положения проведения аттестации спасателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.11.1997 N 1479 «Об аттестации аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований и спасателей»;
  • прокурорские работники, имеющие классные чины либо занимающие должности, по которым предусмотрено присвоение классных чинов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»);
  • авиационный персонал (п. 2 ст. 8 «Воздушного кодекса Российской Федерации» от 19.03.1997 N 60-ФЗ);
  • руководители унитарных предприятий (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);
  • работники опасного производственного объекта (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.07.1997 N 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»);
  • работники библиотек (ст. 26 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле»);
  • лица, занимающие должности, связанные с обеспечением безопасности судоходства, полетов и движения наземных транспортных средств (п. 9 Постановления Правительства РФ от 30.08.1993 N 876 «О мерах по обеспечению устойчивой работы авиационного, морского, речного и автомобильного транспорта в 1993 году»). Аттестация таких работников проводится на основании Положения о порядке проведения аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов организаций и их подразделений, осуществляющих перевозку пассажиров и грузов, утвержденного Приказом Минтранса РФ, Минтруда РФ от 11.03.1994 N 13/11, и т.п.

Трудовым кодексом РФ определено, что расторжение трудового договора в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 81 происходит по инициативе работодателя. Но некоторые работники не могут быть уволены вследствие несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе по результатам аттестации (ст. 261 ТК РФ). А именно:

  1. беременные женщины;
  2. женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  3. одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
  4. другие лица, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) без матери.

Поэтому, даже после подведения итогов аттестации, в ходе которой выявилось несоответствие занимаемой должности, увольнение таких категорий работников будет незаконным.

График проведения аттестации утверждается руководителем предприятия. Время, место и правила проведения аттестации доводятся до работников под расписку не позднее, чем за месяц до назначенной даты.

Приказом руководителя предприятия создается аттестационная комиссия.

Одним из этапов подготовки к аттестации является составление характеристики, аттестационного листа или иного документа, предусмотренного Положением и содержащего обобщенную информацию о работнике (как позитивную, так и негативную). Такие документы помогут членам аттестационной комиссии, не знающим работника лично, понять его отношение к работе, определить круг возможных вопросов к нему и т.д. Положением может быть утверждена форма такого документа, а также могут быть установлены обязанности руководителя подразделения, непосредственно участвующего в составлении документов такого рода. Если такая форма Положением не предусмотрена, то она может устанавливаться отдельным документом работодателя (приказом, распоряжением), с которым работника следует ознакомить под роспись.

Следующим этапом аттестации работников будет непосредственно проведение аттестации, порядок которой должен быть установлен Положением. Аттестуемый работник отвечает на тесты либо устно беседует с членами комиссии, которые изучают его характеристику до начала аттестации или в процессе ее проведения.

Проведение аттестации сопровождается ведением протокола, в который заносится вся информация, в т.ч. и об оценке квалификации работника. Если работник отвечает не на устные вопросы, ответы на которые заносятся в протокол, а выполняет письменные задания, то в протоколе необходимо указать на это, а тест оформить как приложение к протоколу.

Иными словами, если протокол состоит из нескольких листов (основной текст и дополнительные формы), он должен представлять собой единый документ. В случае возможного спора это позволит представить доказательства несоответствия работника в полном объеме.

При представлении работником дополнительных сведений, относящихся к оценке его деятельности, члены комиссии могут рассмотреть их немедленно либо принять решение о том, что для ознакомления с данными сведениями необходимо время, и перенести аттестацию указанного работника на другой срок. Такие действия также необходимо внести в протокол.

После заслушивания всех лиц, включенных в список аттестуемых, члены комиссии проводят обсуждение и принимают решение по каждому аттестуемому в порядке, предусмотренном Положением (открытое или закрытое голосование, в присутствии или отсутствии работника и пр.). Решение комиссии, внесенное в протокол, доводится до сведения работников под роспись в установленные сроки. Если Положением утверждена форма индивидуального документа, в который заносится решение аттестационной комиссии, то с внесенной информацией работник также должен быть ознакомлен под роспись.

Следует иметь в виду, что невнесение в протокол какой-либо информации о работнике может затруднить доказывание фактов (опрос по конкретным вопросам, представление дополнительных документов и т.д.).

Срок хранения протокола заседания аттестационной комиссии составляет 15 лет (ст. 359 раздела 8.2 «Установление квалификации работников» Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)).

После завершения процедуры аттестации в личную карточку работника (форма N Т-2) вносится соответствующая информация.

Завершающим этапом проведения аттестации является утверждение руководителем протокола аттестационной комиссии и принятие им окончательного решения по ее итогам. Решение работодателя оформляется приказом.

Аттестационная комиссия определяет соответствие уровня квалификации работника занимаемой им должности или выполняемой работе. Решение о переводе работника, повышении его квалификации, увольнении может принять только работодатель (как одна из сторон трудовых отношений), в том числе наделенный полномочиями по расторжению трудовых договоров.

При рассмотрении выводов комиссии работодатель не обязан принимать их безоговорочно, т.е. если работник признан не соответствующим занимаемой должности, то работодатель вправе его не увольнять. Возможно, целесообразным будет направить такого работника на курсы повышения квалификации или закрепить за ним наставника, который поможет освоить те направления деятельности, по которым выявлены недостатки знаний или умений.

Как провести аттестацию работника: Видео


legalquest.ru

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

  • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы , а в каких – распоряжения.

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3 :

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Момент оформления реквизита

Постановка на контроль и исполнение

Снятие с контроля и направление документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по . ».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14,15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

www.delo-press.ru

Смотрите так же:

  • Следственный комитет комсомольск на амуре Комсомольский-на-Амуре следственный отдел на транспорте Адрес: 681013, Хабаровский край, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Красногвардейская, 34 Телефон: тел/факс 8 (4217) 54-36-88 Руководитель: Кутиков Дмитрий Сергеевич Заместитель […]
  • Прокладка выпускного коллектора фиат альбеа Прокладка выпускного коллектора фиат альбеа СИСТЕМА ВЫПУСКА ОТРАБОТАВШИХ ГАЗОВ Отработавшие газы отводятся из двигателя через катоколлектор (выпускной коллектор, объединенный с нейтрализатором), промежуточную трубу и основной […]
  • Образец справки на ежемесячное пособие на ребенка Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет Чтобы получить государственные выплаты за ребенка, надо доказать, что ты их раньше не получал. Именно тогда требуется справка о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1,5 […]
  • Приказ за халатное отношение Дисциплинарное взыскание, образец приказа Поддержание трудовой дисциплины во вверенном ему учреждении – важнейшая обязанность каждого руководителя. От этого напрямую зависит: общая эффективность работы всей организации, социальный […]
  • Основы квалификации преступления учебник Теоретические основы квалификации преступлений: учебное пособие (fb2) Теоретические основы квалификации преступлений: учебное пособие 795K, 222с. (читать) (читать постранично) (скачать fb2) издано в 2008 г. (post) […]
  • Образец заявления о прописке детей Как правильно заполнить заявление на прописку ребенка от матери по образцу? Согласно законам РФ каждый ребенок должен быть зарегистрирован по месту своего жительства. Если у малыша нет прописки, он ограничен в своих социальных и […]

Комментарии запрещены.